会社の文書管理
はじめに
会社の文書を整理された保管スペースに保存することで、時間を節約し、作業の生産性と効率を大幅に向上させることができます。
ポータルは、会社の文書を保存するための共通スペースである共通セクションを提供し、フォルダを作成し、それらに対する権限を設定することで自由に構造化することができます。
このガイドでは、その方法を説明します。
ステップ1. 文書にアクセスする
ONLYOFFICE ポータルにサインインし、文書 リンクをクリックします。
すでにポータルにサインインして使用している場合は、ポータルのどのページからでも 文書 モジュールにアクセスできます。ページの左上隅にあるドロップダウンリストを開き、該当するオプションを選択します。
ステップ2. 構造を作成する
マイドキュメント フォルダが開きます。
会社の文書を構造化する最も簡単な方法は、各部門のための共通ディレクトリを作成してグループ別に整理することです。
左側のパネルで該当するリンクをクリックして 共通 セクションに切り替えます。左上隅の 作成 をクリックし、ドロップダウンリストから フォルダ オプションを選択します。フォルダの名前（例：部門名）を入力し、作成 
アイコンをクリックします。
指定した名前のフォルダが 共通 セクションに作成されます。同様にして、必要なだけフォルダを作成できます。
ステップ3. 権限を設定する
デフォルトでは、共通 セクションに配置されたすべてのファイルとフォルダは、すべてのポータルユーザーが利用できます。アクセスを制限するには、作成したすべてのフォルダに対して権限を設定します。
必要なフォルダの右側にある アクセス ボタンをクリックするか、コンテキストメニューから 共有設定 オプションを使用して アクセス設定 ウィンドウを開きます。
まず、すべてのポータルユーザーにデフォルトで付与されている 読み取り専用 アクセスをブロックします。全員 行を指し、読み取り専用 リンクをクリックし、リストから アクセス拒否 オプションを選択します。
次に、会社の部門の1つにこのフォルダへのアクセスを許可するには、ウィンドウの上部にある ユーザーを追加 をクリックし、必要なグループを選択します。
選択したグループのユーザーが文書を表示するだけでなく、作成および編集し、ファイルを直接このフォルダにアップロードおよび移動できるようにフルアクセスを付与するには、読み取り専用 リンクをクリックし、フルアクセス オプションを選択します。
変更を適用するには、保存 をクリックします。
複数のファイルまたはフォルダに対して一度に権限を設定することもできます。
ポータルユーザーと共有したいアイテムを選択し、共有設定 をクリックします。開いた アクセス設定 ウィンドウで、選択したフォルダアイテムにアクセス権を持つすべてのユーザーとグループが表示されます。ユーザー名の前に 異なる リンクが表示されている場合、それは選択したアイテムに対して異なるアクセスレベルを持っていることを意味します。
ユーザーまたはユーザーグループに対して、選択したフォルダアイテムに同じアクセス権を設定したい場合は、異なる リンクをクリックし、利用可能なアクセスオプションの1つを選択します。
変更を適用するには、保存 をクリックします。
アクセス設定 ウィンドウでは、必要に応じてフォルダの所有者を変更することもできます。所有者名をクリックし、リストから別のユーザーを選択して、保存 をクリックします。権限を設定する選択したファイルまたはフォルダの所有者が異なる場合、所有者は各アイテムごとに個別にしか変更できません。そのためには、リスト内のアイテムを右クリックし、ファイルまたはフォルダのコンテキストメニューから アクセス > 所有者を変更 オプションを使用します。開いた 所有者を変更 ウィンドウで、リストから別のユーザーを選択し、保存 をクリックします。
ステップ4. 文書を整理する
適切なフォルダに文書を配置するには、必要な文書の横にあるチェックボックスを選択し、移動 をクリックして、文書を移動したいフォルダを選択します。
文書は選択したフォルダに配置されます。
作成したフォルダに直接新しいファイルをアップロードすることも可能です。フォルダに入り、ページの左上隅にある アップロード ボタンを使用します。フォルダに設定された権限は、配置およびアップロードされたすべての文書に適用されます。