ファイルとフォルダーを共有する

利用可能なアクセス権の種類

モバイルウェブ版を使用して、ポータルのユーザーやグループとファイルやフォルダーを共有したり、ドキュメントのリンクを共有することで他の誰かにアクセスを提供することができます。選択可能なアクセス権の種類は以下の通りです：

• フルアクセス - ユーザーまたはグループはドキュメント/フォルダーの内容を閲覧および編集できます。
• レビュー - ユーザーまたはグループはドキュメントを実際に編集することなく修正を提案できます（このオプションは .docx および .pdf ファイルでのみ利用可能です）。
• フォーム入力 - ユーザーまたはグループはフォームを閲覧し、挿入されたフォームフィールドに入力することができます（このオプションはPDFフォーム入力ファイルでのみ利用可能です）。
• カスタムフィルター - ユーザーまたはグループはフィルターが適用されたスプレッドシートを閲覧することができます。他の編集オプションはすべて利用可能です（このオプションは .xlsx ファイルでのみ利用可能です）。
• コメント - ユーザーまたはグループはドキュメントを閲覧し、コメントを追加および管理することができます。
• 読み取り専用 - ユーザーまたはグループはドキュメント/フォルダーの内容を閲覧することができます。
• アクセス拒否 - ユーザーまたはグループに以前付与された権限が取り消されます。

ポータルユーザーとファイルとフォルダーを共有する

ポータルの他のユーザーとファイル/フォルダーを共有するには：

1. 共有設定ウィンドウを開く：

   • ファイルリスト内の必要なドキュメント/フォルダーの右にある 共有ボタンをタッチするか、
   • アイコンをタッチし、メニューから共有設定オプションを選択します。

   共有設定ウィンドウには、このファイル/フォルダーに以前アクセスが付与された人々が表示されます。

2. ユーザーを追加ボタンをタップして、ユーザー/グループリストを開きます。

3. ドキュメントを共有したい人（グループ）をチェックし、保存ボタンをタップします。

4. 各ユーザー/グループに必要なアクセス権を設定します。デフォルトでは読み取り専用オプションが選択されています。ユーザー名の横にあるアイコンをタップし、必要なオプションを選択します：フルアクセス、レビュー、フォーム入力、コメント、読み取り専用、またはアクセス拒否。利用可能なオプションはファイルの種類によって異なる場合があります。

   リストからユーザー/グループを削除するには、リスト内の名前の近くにあるアイコンをタップし、上部のツールバーで削除オプションを選択します。

   

5. 詳細設定をタップして、ファイルを共有するための2つのオプションのいずれかを選択できます：

   • 印刷、ダウンロード、コピーを禁止（読み取り専用＆コメント） – ファイルに対して「読み取り専用」および「コメント」アクセス権を持つすべてのユーザーに対応する制限を設定します。
   • 共有設定を変更できない（フルアクセス） - ファイルに対して「フルアクセス」アクセス権を持つすべてのユーザーに対応する制限を設定します。

6. ウィンドウの下部にある保存ボタンを押します。

   保存ボタンの横にある矢印をタップすると、次のいずれかを選択できます：

   • メッセージを追加 – 表示されたフィールドに通知メッセージを入力し、保存して送信ボタンをタップします；
   • 通知せずに保存 – 設定は保存されますが、関係するユーザーには通知されません；
   • 保存して直接リンクをコピー – 設定が保存され、ファイルまたはフォルダーへの直接リンクがクリップボードにコピーされます。

外部リンクを使用してファイルとフォルダーを共有する

必要なアクセス権を指定して外部リンクを介してファイル/フォルダーにアクセスを提供するには：

1. 共有設定ウィンドウを開く：

   • ファイルリスト内の必要なドキュメント/フォルダーの右にある 共有ボタンをタッチするか、
   • アイコンをタッチし、メニューから共有設定オプションを選択します。

2. リンクを追加ボタンをタップすると、'共有設定'ウィンドウ内に新しいリンクメニュー項目がリストに表示されます。

   注記

   または、リンクを追加ボタンの右にある矢印をタップし、新しい外部リンクを作成オプションを選択します。このメニューの別のオプションでは、ファイルまたはフォルダーへの直接リンクをコピーできます。

3. リンク名を変更してさまざまなリンクを区別し、ボタンをタップします。

4. リンク名をタップし、次のオプションのいずれかを選択します：

   

   • 外部リンクをコピー – リンクがクリップボードにコピーされます。

   • 共有 – リンクを共有するための3つのオプションを提供するウィンドウが開きます。メール、ソーシャルネットワーク、またはリンクのコピーを介して共有できます。

   • リンクを短縮 – リンクの短縮版を取得します。

   • パスワードを設定 – ユーザーがカスタマイズしたパスワードまたは自動生成されたパスワードでファイルまたはフォルダーへのリンクアクセスを保護します。

     1. パスワードアクセスを有効にするスイッチをオンにします。

     2. アイコンをタップしてパスワードを生成するか、対応するフィールドに手動で入力します。

     3. パスワードフィールドをクリアするには、クリアボタンをタップします。

     4. リンクとパスワードをクリップボードにコピーして将来共有するには、リンクとパスワードをコピーボタンをタップします。

     5. ウィンドウ上部の対応するスイッチをオフ/オンにすることで、パスワードアクセスを無効/再有効化できます。

     6. パスワードアクセス設定を保存するには、保存ボタンをタップします。

        パスワードはリンクアクセスに適用され、ファイル自体には適用されないことに注意してください。ドキュメント保護について詳しくは、こちらのガイドをご覧ください。

        また、'共有設定'ウィンドウ内のリンクの横にあるアイコンを使用してパスワードを設定することもできます。

   • 時間制限を設定 – リンクが有効な期間を設定します。

     1. 時間制限を有効にするスイッチをオンにします。

     2. 日付フィールドに必要な日付を入力するか、カレンダーを開いて日付を設定します。

     3. 時間フィールドに必要な時間の長さを入力します。

     4. 日付と時間の値をクリアするには、クリアボタンをタップします。

     5. タイムアウト後にリンクを永久に削除するには、対応するチェックボックスをチェックします。

     6. 時間制限設定を保存するには、保存ボタンをタップします。

        また、'共有設定'ウィンドウ内のリンクの横にあるアイコンを使用して時間制限を設定することもできます。

   • 名前を変更 – ファイルまたはフォルダーへのさまざまなリンクを簡単に区別するために、'共有設定'ウィンドウに表示されるリンクのカスタマイズされた名前を設定します。

   • 削除 – ファイルまたはフォルダーへのリンクを削除します。以前共有されたリンクを通じてファイル/フォルダーはアクセスできなくなります。

5. 必要なアクセス権を選択します。アイコンをタップし、ドロップダウンリストから必要なアクセス権を選択します。

6. 外部リンクのパラメータに加えた変更を保存するには、保存ボタンをタップします。変更を保存し、リンクをクリップボードにコピーするには、保存ボタンの横にある矢印をタップし、保存して直接リンクをコピーオプションを選択します。