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パブリックルームの操作

パブリックルームは、ワークスペースのメンバーではない外部ユーザーとのファイル共有を簡素化するために設計されています。

登録なしでドキュメントを閲覧できる外部リンクを提供できます。このリンクを持っている人は誰でもルームにアクセスできます。デフォルトでは、外部ユーザーはパブリックルーム内のすべてのファイルに対して閲覧のみの権限を持ちますが、異なるアクセス権を持つ追加リンクを作成することも可能です。

また、このルームを任意のWebインターフェースに埋め込むことで、Webサイトやサービスから直接ルーム内のファイルにアクセスできるようにすることもできます。

主な機能​

  • 登録なしで複数のドキュメントにアクセスするための外部リンクの作成
  • 異なる設定を持つ複数のリンクの追加
  • リンクをパスワードで保護し、コピー、ダウンロード、印刷の制限を設定
  • 追加リンクの有効期限設定
  • Webページにルームを埋め込み、訪問者全員にドキュメントを表示
  • Box、Dropboxなどのサードパーティサービスをデータストレージとして使用

利用可能なユースケース​

  • パートナー、顧客、その他の第三者に既存のドキュメントを示す
  • Webサイトやブログにドキュメントを公開
  • ワークスペースおよびストレージとして接続されたサードパーティサービスからコンテンツを共有

たとえば、デモ資料やプロジェクトドキュメントをパートナーと共有する必要がある場合、パブリックルームを使用してこれを行う方法を見てみましょう。

ステップ1. パブリックルームを作成​

簡単な手順で新しいパブリックルームを作成します：

  1. ルームアプリに移動し、新しいルームボタンまたはプラスアイコンプラスアイコンをクリックします。

  2. パブリックルームタイプを選択します。

  3. ルームの名前を入力します。

  4. 必要に応じて、タグフィールドにタグを追加するか、ルームのアイコンを変更します。

  5. 必要に応じて、ルームのストレージクォータを設定するか、このルームのクォータを無効にするチェックボックスをオンにしてストレージの制限をオフにします。

  6. 必要に応じて、サードパーティストレージスイッチをオンにして、このルームのデータストレージとしてサードパーティサービスを使用します。接続されたストレージ内で新しいフォルダーを作成するか、既存のフォルダーを選択できます。サードパーティストレージの接続についての詳細は、この手順を参照してください。

    注記

    サードパーティサービスを接続したい場合、これはルーム作成時にのみ行え、既存のルームを編集する際には行えません。

  7. 作成をクリックします。

パブリックルーム

ステップ2. ルームにドキュメントを追加​

新しく作成されたルームには、クイックアクションを備えたパブリックルームへようこそ画面が表示されます：新しいファイルを作成、ユーザーを招待、ストレージからアップロード（ファイルまたはルームアプリから）、デバイスからアップロード。

ドキュメントリストの上にある新しいボタンからも同じ操作を利用できます：

  • ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション – 新しいファイルをオンラインで作成します。
  • PDFフォーム – 空白またはテキスト ファイルから作成から新しいフォームを作成します。
  • フォルダ – 新しいフォルダを作成します。
  • テンプレートギャラリー – 既製のテンプレートのいずれかを基にファイルを作成します。
  • ファイルのアップロード / フォルダのアップロード – デバイスから既存のファイルやフォルダをアップロードします。

パブリックルーム

ルームでのドキュメント操作に利用可能なすべてのオプションはこちらにリストされています。

ステップ3. ルームに認証済みユーザーを追加​

必要に応じて、ゲストやワークスペースに登録されているユーザーをルームに追加し、ドキュメントの操作やコンテンツの管理を行うことができます。

パブリックルームでは、次の権限レベルを利用できます：

  • ルームマネージャー（有料）– 割り当てられたルームを管理し、新しいユーザーを招待し、自身のレベル以下のロールを割り当てます。
  • コンテンツクリエイター – ルーム内のファイルを作成および編集できますが、ユーザーやアクセス設定は管理できません。

ルームマネージャーを追加するには、既存のワークスペースの連絡先からルーム管理者またはフル管理者を選択する必要があります。

ゲストやユーザーを招待するには：

  1. ルームの情報 -> 連絡先画面に移動し、連絡先招待アイコン 連絡先を招待アイコンを使用します。
  2. リンクで招待スイッチをオンにして、ゲストとしてルームに自分で認証して参加するための共通リンクを作成します。リンクはクリップボードにコピーされ、その有効期限が下に表示されます。この方法でゲストのみを招待できます。
  3. または、下の手動で追加セクションを使用して既存のワークスペースの連絡先を追加するか、新しいゲストをメールで個別に招待します。メールアドレスを入力してEnterキーを押すか、リストから選択するオプションを使用して既存の連絡先を選択します。必要に応じて招待の言語を変更します。複数のメールアドレスを追加し、招待を送信をクリックできます。

ゲストとユーザーは、ドキュメントを作成および編集できるコンテンツクリエイターとしてルームに追加されます。新しいゲストはゲストリストに追加されます。

パブリックルーム

ルームへのユーザー招待に利用可能なすべてのオプションはこちらにリストされています。

パブリックルームは外部ユーザーとの作業を目的としているため、新しく作成したパブリックルームにはすでに外部リンクが有効化されていますので、コピーするだけです。情報 -> 連絡先画面には、リンクを知っている人なら誰でもルームにアクセスでき、外部ユーザーのアクセスは選択したアクセス権の種類によって決まることを説明する外部リンクで利用可能なルームの通知が表示されます。

ルーム名の横にあるルームを共有ボタンをクリックするか、情報 -> 連絡先画面の共有リンクセクションにある共有リンクオプションの横にある共有リンクのコピーアイコンアイコンを使用します。コピーしたリンクを第三者のユーザーに送信します。彼らは登録なしでルーム内のすべてのファイルに対して閲覧のみの権限を持ちます。

パブリックルーム

外部リンクを編集することもできます：

  1. 情報 -> 連絡先画面で、共有リンクキャプションの横にあるオプションアイコンアイコンをクリックします。
  2. リンク設定オプションを選択します。メニューには共有リンクをコピーする、リンクのパスワードをコピー、埋め込み、リンクを取り消すオプションも含まれています。
  3. リンクの役割セクションで、デフォルトのビューアーの代わりに、エディター、レビュアー、またはコメンテーターの権限レベルを選択します。
  4. リンク名を変更して、さまざまなリンクを区別します。
  5. パスワードアクセススイッチを使用してリンクを保護するためのパスワードを設定します。
  6. ファイルコンテンツのコピー、ファイルのダウンロードおよび印刷を制限スイッチを有効にして、ファイルのコンテンツをクリップボードにコピーしたり、ファイルやフォルダーをダウンロードしたり、ファイルを印刷したりすることを無効にします。
  7. 保存ボタンをクリックします。

パブリックルーム

必要に応じて、情報 -> 連絡先画面のオプションアイコンメニューのリンクを取り消すオプションを使用して共有リンクを取り消すことができます。現在のリンクは無効化され、新しい共有リンクが作成されます。

パブリックルームに複数のリンクが必要な場合は、共有リンクセクションでリンク追加アイコン 新しいリンクを追加アイコンを使用します。パブリックルームでは、メインリンクは無期限に有効ですが、追加リンクは期間による制限設定で時間を制限できます。

外部リンクに利用可能なすべてのオプションはこちらにリストされています。

パブリックルームをWebサイトに埋め込みたい場合は、この手順を参照してください。