ルームでのドキュメントの管理と編集

ルームアプリのルームは、招待されたメンバーとドキュメントで共同作業するためのスペースです。ルームが作成されたら、ドキュメントを追加してコラボレーションを開始します。既存のファイルやフォルダーをアップロードしたり、新しいものを作成したり、バージョン管理や共同編集者のためのファイルロックなどでコラボレーションプロセスを管理したりできます。また、ドキュメントの名前を変更したり、別のルームに移動またはコピーしたり、不要なファイルを削除したりすることもできます。

利用できる操作は、ルームおよび特定のファイルに対するアクセス権によって異なります。

ユーザーはONLYOFFICEオンラインエディターを使用して、既存のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDFファイル、電子書籍を操作したり、図表、マルチメディア、画像ファイルを表示したりすることができます。

ファイル管理設定を調整することも可能です。

注記

この記事では、ルームに保存されたドキュメントの操作について説明します。ファイルアプリに保存されたドキュメントの管理方法については、ファイルでのドキュメントの管理と編集の記事を参照してください。ルームを作成してユーザーを招待する方法については、ルームの作成およびルームへのユーザー招待の記事を参照してください。

ファイルとフォルダーのアップロード

ファイルをアップロードするには、

1. ファイルをアップロードしたいルームを開きます。
2. ドキュメントリストの上にある新しいボタンをクリックします。
3. メニューから ファイルのアップロードオプションを選択します。
4. ファイルマネージャーウィンドウでルームにアップロードしたいファイルを選択し、開くボタンをクリックします。

または、コンピュータから1つまたは複数の選択したファイルを作業エリアにドラッグアンドドロップするだけで、より簡単にワークスペースにアップロードできます。画面中央に、選択した要素が配置される場所に関する情報を持つフローティングボタンが表示されます。アップロードプロセスが開始されると、フローティングボタンは右隅に移動します。

ファイル形式がOffice Open XMLと異なる場合、ファイルは.docx/.xlsx/.pptx形式に変換され、編集がより迅速になります。ファイルのアップロードウィンドウが表示され、両方のファイル（元の形式のファイルとOffice Open XML形式のファイル）を保存するかどうかを選択できます。ルームに元の形式のファイルが不要な場合は、コピーしたファイルを元のフォーマットで保存するチェックボックスをオフにできます。次回のアップロード操作時に考慮され、変換されたファイルは別の新しいファイルとしてではなく、元のファイルの新しいバージョンとして追加されます。次回以降のアップロード時にこのウィンドウを表示しない場合は、このメッセージを再度表示しないチェックボックスをオンにします。続けるをクリックしてアップロードを開始するか、クローズをクリックしてキャンセルします。

元のファイルがパスワードで保護されている場合、ファイルを変換するにはパスワードが必要です。ファイルリストでアップロードされたドキュメントの右側にある 変換して開くアイコンをクリックすると、パスワードを入力する必要がある新しいウィンドウが開きます。

注記

同じ名前のファイルがルームに既に存在する場合、デフォルトでファイルのコピーが作成されます。

アップロードと変換の現在のステータスは、 アイコンをクリックすることで確認できます。アップロード＆変換パネルが開きます。既にアップロードおよび変換されたドキュメントや、まだキューにあるドキュメントが表示されます。

アップロードプロセス中にエラーが発生した場合（たとえば、ネットワーク障害、タイムアウト、内部サーバーエラーなど）、必要なファイルの横にある再試行をクリックしてファイルを再度アップロードできます。

ファイルのアップロードをキャンセルするには、ファイルの横にある クロスアイコンをクリックします。すべてのファイルのアップロードを一度に停止するには、右上の グレークロスアイコンをクリックします。アップロード＆変換パネルをクリアするには、アイコンをクリックします。アップロードおよび変換されたドキュメントの履歴は削除されます。

ネストされたサブフォルダーやドキュメントを含むフォルダーをアップロードするには：

1. ドキュメントリストの上にある新しいボタンをクリックします。
2. メニューから フォルダのアップロードオプションを選択します。
3. ファイルマネージャーウィンドウでルームにアップロードしたいフォルダーを選択し、開くボタンをクリックします。

必要なフォルダーをファイルマネージャーウィンドウから作業エリアにドラッグすることでも行えます。

新しいファイルとフォルダーの作成

新しいファイルまたはフォルダーを作成するには、

1. 新しいファイルを作成したいルームを開きます。

2. ドキュメントリストの上にある新しいボタンをクリックするか、ルーム内で右クリックして、次のオプションのいずれかを選択します：

   • 新しいドキュメントを選択して新しいテキストドキュメントを作成します。
   • 新しいスプレッドシートを選択して新しいスプレッドシートを作成します。
   • 新しいプレゼンテーションを選択して新しいプレゼンテーションを作成します。
   • PDFフォーム -> 空白を選択して新しい空白のPDFフォームを作成するか、PDFフォーム -> テキスト ファイルから作成を選択して事前にアップロードしたテキストファイルを基にフォームを作成します。
   • 新しいフォルダを選択して新しいフォルダーを作成します。
   • その他 -> Draw.ioを選択してDraw.ioプラグインを使用して新しい図を作成します。
   • その他 -> Markdownを選択してMarkdownプラグインを使用して新しい.mdファイルを作成します。
   • その他 -> URLを選択してURLプラグインを使用して新しいURLファイルを作成します。URLファイルには外部リンクが含まれており、ファイルリストから直接開くことができます。
   • テンプレートギャラリーを選択して、既製のテンプレートのいずれかを基にファイルを作成します。

3. ファイルまたはフォルダーの名前を適切なフィールドに入力し、作成ボタンをクリックします。

   注記

   ファイル名を入力したくない場合は、作成時にファイル名を再度聞かないチェックボックスをオンにするか、ファイル管理設定で対応するオプションを使用できます。

ドキュメントの管理

必要なドキュメントをすばやく見つけるには、ドキュメントリストの上部にある検索オプションパネルを使用します。

ボタンをクリックして検索オプションパネルを開き、必要な検索およびフィルターパラメーターを指定します：

1. 作成者でアイテムをフィルタリングするには、自分をクリックするか、その他オプションを使用してリストから必要なユーザーを選択します。
2. タイプでアイテムをフィルタリングするには、次のオプションのいずれかを選択します：フォルダー、ファイル、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDFドキュメント、PDFフォーム、図表、アーカイブ、画像、メディア。
3. 適用するボタンをクリックしてフィルターを適用するか、キャンセルをクリックしてパネルを閉じます。フィルターをクリアするには、パネルタイトルの横にある アイコンを使用します。

検索フィールドに文書のタイトルを完全または部分的に入力し、Enter キーを押して見つかった項目を表示します。見つかったファイルがあるフォルダーに移動するには、ファイルを右クリックして オープンロケーション オプションを使用します。現在のフォルダーから1つ上の親フォルダーに移動するには、 矢印を使用します。

パラメーター（名前、最終更新日、サイズ）で文書を並べ替えるには、 ボタンを使用します。選択したパラメーターの横にある矢印をクリックして並べ替え順序を変更します。

右側の または ボタンを使用して、利用可能な表示モード（サムネイル表示 と コンパクト表示）を切り替えます。接続されたサードパーティサービスではサムネイルは生成されません。

対応する サムネイル表示 モード：

注記

サムネイル表示は、仮想データルームでは利用できません（インデックスが有効な場合のみ）。

アイコンを使用して、文書リスト（コンパクト表示）の 作成者、作成、変更、サイズ、タイプ 列を表示または非表示にします。

コンテキストメニューを使用して、文書に対して次の操作を実行できます：

• 選択 - リスト内のファイルを選択します。

• 編集 - 新しいタブで文書を編集用に開きます。

• 図を編集（.drawio ファイルに利用可能） - Draw.io プラグインを使用して図を編集用に開きます。

• PDFに変換（.docx、.xlsx、.pptx ファイルに利用可能） - PDF-Converter プラグインを使用して文書、スプレッドシート、プレゼンテーションをPDFに変換します。

• テキストに変換（オーディオおよびビデオファイルに利用可能） - Speech-to-text プラグインを使用してオーディオおよびビデオファイルから音声をテキストに変換します。

• その他のオプション -> Markdownを編集/プレビュー（.md ファイルに利用可能） - Markdown プラグインを使用してファイルを編集/表示用に開きます。

• プレビュー - 新しいタブで文書を プレビュー モードで開きます。

• AIに聞く - AIチャットのプロンプトに文書を添付します。このメニュー項目をクリックすると、AIエージェント選択パネルが開きます。選択後、エージェントがチャットタブで開かれ、ファイルが添付されます。このオプションは、AIチャットに添付可能なすべてのファイル形式（.txt、.docx、.xlsx、.csv、.pdf）で利用可能です。

• シェア - このメニュー項目には次のサブ項目が含まれます：

  • 共有リンクをコピーする - ワークスペースの他のユーザーやリンクを知っている人のために、ファイルへのリンクを取得します。
  • 共有設定 - リンクを介してファイルへのアクセスを提供するための共有設定を開きます。

• その他のオプション - このメニュー項目には次のサブ項目が含まれます：

  • ファイル情報 - 次のタブを含む情報パネルを開きます：

    • シェア - ファイルの共有に使用されているリンクと、ファイルにアクセスできるユーザーのリスト。新しい共有リンクを生成するには、作成してコピーするオプションを使用します。
    • 履歴 - ファイルに加えられた最近の変更（日ごとにグループ化）。
    • 詳細情報 - ファイルのプレビューとそのプロパティ：所有者、タイプ、ファイル拡張子、サイズ、更新日、最終更新者、作成日、バージョン、コメント。コメントを変更するには、コメントの下にある編集リンクを使用します。

    同じパネルを開くには、右上隅にある アイコンをクリックします。

  • 埋め込み - ファイルをウェブサイトに埋め込むためのコードを生成します。

  • バージョン履歴の表示 - バージョン履歴リストを開きます。各バージョンは詳細に説明されており、バージョン番号、日付と時間、作成者、コメント がリストされています。バージョン履歴リストの メニューでは、バージョンを 開く、特定のバージョンの コメントを編集、必要なバージョンを 復元 または ダウンロード することもできます。

• カスタムフィルターを有効化（.xlsx ファイルに利用可能） - カスタムフィルターオプションを有効にし、ユーザーが独自のフィルターに従って .xlsx ファイルを表示できるようにします。ただし、ワークスペースの他のユーザーは、スプレッドシート作成者によって以前に適用されたフィルターを追加したり削除したりすることはできません。また、カスタムフィルター権限を持つユーザーが適用したフィルターは、そのユーザーのみに表示されます。表示されたフィルター結果は他のユーザーには変更されません。カスタムフィルターが有効になると、 アイコンがルーム内のファイルの横に表示されます。

• カスタムフィルターを無効化（.xlsx ファイルに利用可能） - 以前に有効化されたカスタムフィルターオプションを無効にします。

• ブロック/ブロック解除 - 対応する編集権限を持つ他のユーザーによるさらなる編集に対して、ファイルをブロックまたはブロック解除します。

• お気に入りに登録 - ファイルをお気に入りのファイルセクションに追加します。

• お気に入りから削除 - ファイルをお気に入りのファイルセクションから削除します。

• オープンロケーション（お気に入りのファイル および 最近のファイル セクションで利用可能） - このファイルを含むセクションに切り替えます。

• 既読にする - ルームに追加されたファイルや他のユーザーによって編集されたファイルを既読としてマークします。

• ダウンロード - このメニュー項目には以下のサブ項目があります：

  • オリジナル形式 - ファイルをオリジナル形式でコンピュータのハードディスクにダウンロードします。

  • としてダウンロード - 選択した形式でファイルをコンピュータのハードディスクにダウンロードします。

    注記

    複数のファイルをダウンロードする場合、それらは*.zip*アーカイブに圧縮され、ハードディスクに保存されます。

• 移動またはコピーする - このメニュー項目には以下のサブ項目があります：

  • に移動します - 他のルームやサードパーティのストレージに移動します。新しいフォルダボタンをクリックして、選択したルーム内に新しいフォルダーを作成することもできます。
  • コピー - ファイルをコピーし、作成したコピーを選択したルームに移動します。新しいフォルダボタンをクリックして、選択したルーム内に新しいフォルダーを作成することもできます。
  • 複製する - 現在のルーム内でファイルを複製します。複製されたアイテムには名前の末尾にインデックスが付きます。

• インデックスの編集 - ファイルの順序を再配置し、仮想データルームのインデックス内のスペースを削除します。矢印を使用してファイルの順序を手動で一つずつ変更するか、上部の並び替えるオプションを使用できます。

• 名前の変更 - ファイルの名前を変更します。

• 削除 - ファイルをごみ箱に移動して削除します。

• リストからの削除（最近のファイルセクションで利用可能） - そのリストからファイルを削除します。

グループ操作は、上部のボタンまたはコンテキストメニューを使用してファイルに対して実行できます。複数のファイルを一度にダウンロード、移動、コピー、または削除するには、

1. 左側のパネルでルームオプションをクリックして必要なルームを開きます。
2. ファイルアイコンにカーソルを合わせ、管理したいファイルのチェックボックスをオンにします。
3. 実行したい操作に応じて、上部の必要なボタン（ダウンロード、としてダウンロード、に移動します、コピー、削除）をクリックします。表示されるボタンは、選択したアイテムで利用可能な操作によって異なります。

上部パネルのチェックボックスの横にある矢印を使用すると、アイテムを種類ごとに一度に選択できます。リストには、ルームに保存されているアイテムの種類のみが含まれます（例：すべて、ドキュメント、ファイル）。

お気に入りのファイルにドキュメントを追加する

各アプリには、左側のパネルにそれぞれ独自の最近のファイル、お気に入りのファイル、ごみ箱セクションがあります。ルームアプリでは、お気に入りのファイルセクションに、ルーム内でお気に入りとしてマークしたファイルとフォルダーが含まれます。ファイル/フォルダーをお気に入りのファイルに追加するには：

1. 必要なルームを開きます。
2. 必要なファイル/フォルダーを見つけ、その横にあるアイコンをクリックします。
3. お気に入りに登録オプションを選択します。

または

1. 必要なドキュメントを開きます。
2. 右上隅にある お気に入りに登録ボタンをクリックします。

ファイルはお気に入りのファイルセクションで利用可能になり、ファイルリスト内でアイコンでマークされます。

お気に入りのファイルセクション内では、コンテキストメニューのオープンロケーションオプションを使用して、このファイルを含むセクションに切り替えることができます。

追加されたファイルをお気に入りのファイルから削除するには、コンテキストメニューの お気に入りから削除オプションを使用するか、ファイル名の横にあるアイコンをクリックします。

最近のファイルセクションの使用

最近のファイルセクションには、エディターで最近開いたドキュメントが一覧表示されます。最新の100ファイルが含まれており、90日間保存されます。

最近のファイルセクションのコンテキストメニューには、限られた数の項目があります。次の操作を実行できます：ファイルを選択、プレビュー、情報やバージョン履歴などのプロパティを表示、（リンクでアクセス可能なファイルを除く）場所を開く、ファイルをダウンロード、移動またはコピー、名前変更、リストからファイルを削除。

ドキュメントの表示と編集

ワークスペースのルーム内で多機能なONLYOFFICEオンラインエディターを使用して、テキストドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDFドキュメントを直接表示および編集できます。

また、以下を表示できます：

• 最も人気のある形式のメディアファイル、avi、mpg、mpeg、mp3、mp4、webmなど。
• bmp、jpg、jpeg、png、gif、tif、tiff、webp画像
• fb2、epub電子書籍
• vsdx、vssx、vstx、vsdm、vssm、vstmダイアグラム

ドキュメントを編集するには、そのタイトルをクリックするか、その横にあるアイコンをクリックし、 編集オプションを選択すると、インターネットブラウザの新しいタブで開かれます。ファイルが現在編集されている場合、カラーペンシルアイコンが表示されます。エディターの機能について詳しくはこちらのページをご覧ください。

注記

ルームまたはユーザーのストレージクォータに達した場合、ドキュメントは閲覧専用モードで開かれ、クォータを超過したことを知らせるバナーが表示されます。また、ドキュメントの編集と保存中にクォータに達した場合は、クォータの上限を知らせるバナーがエディターに表示されます。

ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを編集し、変更を保存すると、両方のバージョンのファイルが利用可能になり、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。バージョンについて詳しくは、この記事を参照してください。

ファイルを表示するには、その横にある アイコンをクリックし、 プレビュー オプションを選択します。これにより、対応するONLYOFFICE Viewerでファイルが開きます。画像ファイルは同じウィンドウで開き、テキストファイルはインターネットブラウザの新しいタブで表示されます。ONLYOFFICE Viewerは、ファイルの拡大/縮小、サイズ調整、ページ間のナビゲーション、ダウンロード、印刷などの標準ツールを提供します。

オンラインビューアーでメディアファイルを表示する際は、再生を開始または一時停止する、音量を調整する、全画面モードに切り替える、前または次のメディアファイルに移動する、ファイルをダウンロードまたは削除するための対応するボタンを使用できます。

オンラインビューアーで画像ファイルを表示する際は、画像を拡大または縮小する、画像が拡大または縮小されている場合は実際のサイズを表示する、画像を時計回りまたは反時計回りに回転する、前または次の画像に移動する、ファイルをダウンロードまたは削除するための対応するボタンを使用できます。

Diagram Viewerで図を表示する際は、ページ間をナビゲートする、ズームボタンを使用する、図を印刷またはダウンロードすることができます。Diagram Viewerの機能について詳しくは、このページをご覧ください。