ファイルアプリでのファイルとフォルダーの共有

ファイルアプリでは、個別のファイルやフォルダをリンクを介して共有したり、特定のワークスペースユーザーやグループと個別に共有したりすることができます。

リンクを介した共有

ファイルのリンクを素早く作成するには、コンパクトビューでファイルの隣にある 共有リンクをコピー アイコンをクリックします。誰でも閲覧可能な外部リンクが作成され、クリップボードにコピーされます。

リンクを作成し、そのパラメータを調整するには：

• ファイルを右クリックし、共有 -> リンクを管理 オプションを選択するか、情報パネルを開いて共有タブに切り替えます。 情報パネルには、履歴タブと詳細タブも含まれています。

• 共有リンクセクションで、作成してコピーをクリックします。共有リンクが表示され、基本的なリンクパラメータを設定できます。

  

• アイコンをクリックし、ファイルへの公開アクセスを持つ人を選択します：リンクを持つ誰でもまたはワークスペースユーザーのみ。

• アイコンをクリックし、異なるアクセス権を設定します。ファイルに対して利用可能なオプションは次の通りです：

  • 編集 – ユーザーは共有ファイルを編集できますが、共有リンクの管理や作成はできません。

    注記

    ファイルが編集権限でリンクを介して共有された場合、または編集は有効だが共有は無効なカスタム権限で共有された場合、受信者による共有パネルへのアクセスは制限され、このファイルのリンクをこれ以上作成・管理することはできません。

  • レビュー – ユーザーはファイルを編集できますが、変更はファイルオーナーによって承認または拒否される必要があります。

  • 入力 – ユーザーはPDFフォームのみ記入できます。

  • コメント – ユーザーはファイルの内容にコメントできますが、編集はできません。

  • 読み取り専用 – ユーザーはファイルを閲覧することのみできます。

  

  注記

  利用可能なロールはファイルタイプによって異なります。テキストドキュメントでは、編集、レビュー、コメント、読み取り専用です。スプレッドシートではレビューロールは利用できず、編集、コメント、読み取り専用のみ選択できます。PDFフォームで利用可能なロールは編集と入力です。

  フォルダに対して利用可能なオプションは次の通りです：

  • エディター – ユーザーはフォルダ内のファイルに対して次の操作を行うことができます：閲覧、編集、フォーム入力、レビュー、コメント。
  • レビュアー – ユーザーはフォルダ内のファイルに対して次の操作を行うことができます：閲覧、レビュー、コメント。
  • コメンテーター – ユーザーはフォルダ内のファイルに対して次の操作を行うことができます：閲覧、コメント。
  • ビューアー – ユーザーはフォルダ内のファイルを閲覧することのみできます。

• デフォルトでは、リンクは無制限の期間有効です。リンクに有効期限を設定するには、リンク設定を開き、以下で説明する期間で制限オプションを使用します。

• リンクアクションを表示 アイコンをクリックしてリンク設定を開き、リンクをコピーまたは削除します。

  共有リンクを編集パネルでは、必要に応じて基本的なリンクパラメータを変更したり、追加の設定を行ったりできます。利用可能な設定は次の通りです：

  

  • リンクの役割オプションを使用して、ファイル（編集、レビュー、入力、コメント、読み取り専用）またはフォルダ（ビューアー、エディター、レビュアー、コメンテーター）の権限を変更します。編集権限のリンクを介してファイルにアクセスする受信者は、共有リンクをこれ以上管理または作成できないことに注意してください。
  • リンク名を使用して、さまざまなリンクを区別します。
  • アクセス権を持つ人 – ファイルへの公開アクセスを持つ人を選択します：リンクを持つ誰でもまたはワークスペースユーザーのみ。
  • リンクを保護するためにパスワードを設定します。

    1. パスワードアクセススイッチをオンにします。

    2. アイコンをクリックしてパスワードを生成するか、対応するフィールドに手動で入力します。

       注記

       パスワードは少なくとも8文字以上である必要があります。使用可能な文字は次の通りです：a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

    3. パスワードフィールドをクリアするには、クリアボタンをクリックします。

    4. 将来の共有のためにパスワードをクリップボードにコピーするには、パスワードをコピーボタンをクリックします。

  • ファイルコンテンツのコピー、ファイルのダウンロードおよび印刷を制限スイッチを有効にして、リンクを介して共有されたファイルとフォルダのダウンロードを無効にします。
  • 期間で制限オプションを使用して、リンクの利用可能期間を制限します。日付を選択をクリックして有効期限を設定します。
  • 共有リンクパラメータに加えた変更を保存するには、保存ボタンをクリックします。

複数のリンクが必要な場合は、共有リンクセクションで アイコンを使用します。

特定のワークスペースユーザーとの共有

ファイルアプリでは、選択したファイルまたはフォルダを特定のワークスペースユーザーまたはグループと共有することもできます：

1. コンパクトビューでファイルの隣にある アイコンをクリックして、情報 -> 共有画面を開きます。あるいは、ファイルを右クリックして共有 -> リンクを管理オプションを選択します。

   開いたドキュメント内で共有ボタンをクリックすることもできます。

2. アイコンをクリックします。

3. 連絡先画面で、メンバー、グループ、ゲストタブを切り替え、必要な人またはグループをチェックします。

4. 画面下部のメニューを使用して、選択したメンバー、ゲスト、およびグループ全体に共通の権限レベルを設定できます：

   • フルアクセス – 共有、編集、レビュー、コメント、名前の変更。
   • 編集 – 表示、編集、レビュー、コメント。
   • レビュー – 表示、レビュー、コメント。
   • コメント – 表示、コメント。
   • 読み取り専用 – ファイルの閲覧。
   • アクセス拒否 – このファイルの表示、編集、管理はできません。

   上記のリストはテキストドキュメントの場合です。スプレッドシートではレビューレベルは提供されず、フルアクセスと編集の説明からレビューが除外されます。

   準備ができたら、選択ボタンをクリックします。このボタンには選択した連絡先の数が表示されます（例：選択 (1)）。

   

5. 情報 -> 共有画面で、選択したメンバー、ゲスト、またはグループの名前の近くにあるメニューを使用して、選択した権限レベルを変更できます。同じメニューには、その人またはグループに付与されたアクセス権を取り消す削除オプションも含まれています。

6. 共有されたファイルまたはフォルダは、ファイルリストで アイコンでマークされ、選択したワークスペースユーザーのファイルアプリの私と共有セクションで利用可能になります。

注記

特定の連絡先との共有はファイルアプリでのみ利用できます。ルームアプリとフォームアプリでは、アクセスはルームのメンバーシップによって管理されます。

権限レベルに応じて、ファイルに対して次のアクションが可能です：

アクション	フルアクセス	編集	レビュー	コメント	読み取り専用	アクセス拒否
ファイルの編集
テキストの編集	✔	✔	✖	✖	✖	✖
フィールドプロパティの編集（コンテンツコントロール）	✔	✔	✖	✖	✖	✖
スプレッドシートのフィルター編集	✔	✔	✖	✖	✖	✖
フォームフィールドの記入	✖	✖	✖	✖	✖	✖
レビュー	✔	✔	✔	✖	✖	✖
コメント	✔	✔	✔	✔	✖	✖
閲覧（読み取り）
コンテンツの閲覧	✔	✔	✔	✔	✔	✖
コメントの閲覧	✔	✔	✔	✔	✔	✖
クリップボードへのコンテンツのコピー	✔	✔	✔	✔	✔	✖
印刷	✔	✔	✔	✔	✔	✖
ダウンロード	✔	✔	✔	✔	✔	✖
名前を付けて保存	✔	✔	✔	✔	✔	✖
バージョン履歴の閲覧	✔	✔	✔	✔	✔	✖
管理
共有パネルへのアクセス	✔	✖	✖	✖	✖	✖
履歴の閲覧	✔	✔	✔	✔	✔	✖
バージョン履歴の管理	✔	✔	✖	✖	✖	✖
他のユーザーによる変更のハイライト表示	✔	✔	✔	✖	✖	✖
ファイルを編集しているユーザーの表示（「ユーザーの表示」）	✔	✔	✔	✖	✖	✖
ファイルの名前変更	✔	✖	✖	✖	✖	✖
ファイル/フォルダーの作成	✔	✖	✖	✖	✖	✖
ファイルのアップロード	✔	✖	✖	✖	✖	✖
ファイル/フォルダーの削除	✔	✖	✖	✖	✖	✖
ファイル/フォルダーの移動	✔	✖	✖	✖	✖	✖

PDFフォームの共有

ファイルアプリに保存されているPDFフォームを共有する際、編集用のリンクが作成されます。リンクで利用可能なロールは編集と入力です。

入力オプションを選択すると、利用可能な共有オプションを含む入力用に共有パネルが開きます：

• クイック共有オプションでは、入力権限を持つ外部リンクを作成し、ルームを作成せずに直接共有できます。
• フォームデータ収集オプションでは、フォーム入力ルームを通じてフォームを共有し、収集したデータをXLSXにエクスポートしてさらに分析できます。既存のルームを選択するか、新しいルームを作成できます。フォーム入力ルームについて詳しくは、こちらをご覧ください。
• 受信者の役割に基づく入力オプションでは、バーチャルデータルームで他の受信者と一緒に元のフォームに入力できます。既存のルームを選択するか、新しいルームを作成できます。PDFフォームをバーチャルデータルームにコピーすると、役割を割り当てる提案が表示される新しいウィンドウが開きます。バーチャルデータルームについて詳しくは、こちらをご覧ください。

注記

クイック共有を含む入力アクセス権は、ファイルアプリに保存されているPDFフォームでのみ利用できます。パブリック、カスタム、またはコラボレーションルームにあるPDFフォームでは、リンクの作成時に入力オプションは利用できません。そのようなフォームで利用可能なリンク権限は編集のみです。

すでにフォーム入力ルームに保存されているフォームについては、フォームでのフォームの共有を参照してください。

ファイルアプリのコンテンツに基づくルームの作成

ファイルアプリから選択したファイルまたはフォルダーを基に新しいルームを作成したい場合は、複数のファイル/フォルダーを選択し、上部ツールバーに表示されるルームを作成オプションを使用します。個別のファイル/フォルダーの場合は、ファイル/フォルダーを右クリックし、コンテキストメニューから共有 -> ルームを作成オプションを選択します。その後、ルームの作成の手順に従ってください。

選択されたすべてのファイルまたはフォルダーの内容がそこにコピーされます。

その後、招待リンクを使用して、他のユーザーをルーム内のファイルに共同作業するよう招待することができます。