メールマージの使用方法
このオプションはオンライン版でのみ利用可能です。
差し込み印刷機能は、テキスト文書から共通のコンテンツを取り込み、スプレッドシート（例えば顧客リスト）から個別の要素（名前や挨拶などの変数）を組み合わせて、一連の文書を作成するために使用されます。多くのパーソナライズされた手紙を作成し、受取人に送信する必要がある場合に便利です。
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データソースを準備してメイン文書に読み込む
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メールマージに使用するデータソースは、ポータルに保存された .xlsx スプレッドシートである必要があります。既存のスプレッドシートを開くか、新しいものを作成し、以下の要件を満たしていることを確認してください。
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スプレッドシートには列タイトルがあるヘッダ行が必要です。各列の最初のセルの値がマージフィールド（つまり、テキストに挿入できる変数）を指定するためです。各列には変数の実際の値のセットが含まれている必要があります。スプレッドシートの各行は、個別のレコード（つまり、特定の受取人に属する値のセット）に対応する必要があります。マージプロセス中に、メイン文書のコピーが各レコードに対して作成され、メインテキストに挿入された各マージフィールドが対応する列からの実際の値に置き換えられます。結果をメールで送信する予定の場合、スプレッドシートには受取人のメールアドレスを含む列も必要です。
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既存のテキスト文書を開くか、新しいものを作成します。それは、マージされた文書の各バージョンで同じになるメインテキストを含んでいる必要があります。上部ツールバーの共同編集タブで差し込み印刷
アイコンをクリックし、データソースの場所を選択します：ファイルから、URLから、またはストレージから。
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必要なファイルを選択するか、URLを貼り付けてOKをクリックします。
データソースが読み込まれると、右側のサイドバーに差し込み印刷の設定タブが表示されます。
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受取人リストを確認または変更する
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右側のサイドバーの上部にある受取人リストを編集ボタンをクリックして、選択したデータソースの内容が表示される差し込み印刷の宛先ウィンドウを開きます。
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開いたウィンドウで、新しい情報を追加したり、必要に応じて既存のデータを編集または削除したりすることができます。データの操作を簡単にするために、ウィンドウの上部にあるアイコンを使用できます：
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と 
- データをコピーし、コピーしたデータを貼り付けるため -
と 
- 操作を元に戻し、元に戻した操作をやり直すため -
と 
- 選択したセル範囲内のデータを昇順または降順で並べ替えるため -
- 事前に選択したセル範囲のフィルターを有効にするか、適用されたフィルターを削除するため -
- 適用されたすべてのフィルターパラメーターをクリアするため注記フィルターの使用方法について詳しくは、スプレッドシートエディターヘルプのデータの並べ替えとフィルターセクションを参照してください。
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- 特定の値を検索し、必要に応じて別の値に置き換えるため注記検索と置換ツールの使用方法について詳しくは、スプレッドシートエディターヘルプの検索と置換機能セクションを参照してください。
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必要な変更をすべて行った後、保存&終了ボタンをクリックします。変更を破棄するには、閉じるボタンをクリックします。
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マージフィールドを挿入して結果を確認する
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マージフィールドを挿入する場所にマウスカーソルを置き、右側のサイドバーで差し込みフィールドの挿入ボタンをクリックし、リストから必要なフィールドを選択します。利用可能なフィールドは、選択したデータソースの各列の最初のセルのデータに対応しています。必要なフィールドはどこにでも追加できます。
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右側のサイドバーで差し込みフィールドをハイライトスイッチをオンにして、挿入されたフィールドをテキスト内でより目立たせます。
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右側のサイドバーでプレビューの結果スイッチをオンにして、データソースからの実際の値でマージフィールドが置き換えられたテキストを表示します。矢印ボタンを使用して、各レコードのマージされた文書のバージョンをプレビューします。
- 挿入されたフィールドを削除するには、プレビューの結果モードを無効にし、マウスでフィールドを選択してキーボードの Delete キーを押します。
- 挿入されたフィールドを置き換えるには、プレビューの結果モードを無効にし、マウスでフィールドを選択し、右側のサイドバーで差し込みフィールドの挿入ボタンをクリックし、リストから新しいフィールドを選択します。
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マージパラメーターを指定する
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マージタイプを選択します。大量メールを開始するか、結果をPDFまたはDOCXファイルとして保存して後で印刷または編集することができます。に結合リストから必要なオプションを選択します：
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PDF - すべてのマージされたコピーを含む単一のPDF文書を作成し、後で印刷するため
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DOCX - すべてのマージされたコピーを含む単一のDOCX文書を作成し、後で個別に編集するため
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メール - 結果をメールで受取人に送信するため
注記受取人のメールアドレスは読み込まれたデータソースに指定されている必要があり、ポータルのメールモジュールに少なくとも1つのメールアカウントが接続されている必要があります。
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適用する必要のあるすべてのレコードを選択します：
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全ての記録（このオプションはデフォルトで選択されています） - 読み込まれたデータソースのすべてのレコードに対してマージされた文書を作成するため
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現在の履歴 - 現在表示されているレコードに対してマージされた文書を作成するため
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から ... へ - レコードの範囲に対してマージされた文書を作成するため（この場合、2つの値、つまり希望する範囲の最初のレコードと最後のレコードの番号を指定する必要があります）
注記受取人の最大許容数は100です。データソースに100人以上の受取人がいる場合は、段階的にメールマージを実行してください：1から100までの値を指定し、メールマージプロセスが終了するのを待ち、その後101からNまでの値を指定して操作を繰り返します。
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マージを完了する
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結果をファイルとして保存することにした場合、
- ダウンロードボタンをクリックしてファイルをPCに保存します。ダウンロードされたファイルはデフォルトのダウンロードフォルダにあります。
- 保存ボタンをクリックしてファイルをポータルに保存します。開いた保存先のフォルダウィンドウでファイル名を変更し、ファイルを保存するフォルダを指定できます。また、マージプロセスが終了したときに結果を確認するために新しいタブでマージされた文書を開くボックスをチェックすることもできます。最後に、保存先のフォルダウィンドウで保存をクリックします。
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メールオプションを選択した場合、右側のサイドバーに結合ボタンが表示されます。それをクリックすると、メールに送信するウィンドウが開きます：
- 差出人リストで、メールモジュールに複数のアカウントが接続されている場合は必要なメールアカウントを選択します。
- 宛先リストで、受取人のメールアドレスに対応するマージフィールドを選択します（このオプションが自動的に選択されていない場合）。
- 件名フィールドにメッセージの件名を入力します。
- リストからメール形式を選択します：HTML、DOCXとして添付する、またはPDFとして添付する。後者の2つのオプションのいずれかを選択した場合、添付ファイルのファイル名を指定し、メッセージ（受取人に送信される手紙のテキスト）を入力する必要があります。
- 送信ボタンをクリックします。
メール送信が完了すると、差出人フィールドに指定されたメールに通知が届きます。
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