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Gestione delle versioni e delle revisioni

Utilizzando il modulo 'Documenti' e la sezione 'Documenti' del modulo 'Progetti', potresti aver già notato che c'è un numero accanto al titolo del file che mostra il numero di versioni del file. Vuoi saperne di più sulle versioni e revisioni dei file? Leggi questo suggerimento.

Istruzioni di Base

Dopo aver creato o caricato il tuo file nel modulo Documenti, verrà visualizzato nella cartella necessaria che hai aperto in precedenza. Quando lo modifichi e lo salvi per la prima volta, il file ottiene il numero di versione ver.1. Se clicchi sul numero di versione, vedrai l'elenco delle versioni e revisioni del file.

Le versioni del file includono le revisioni, cioè modifiche minori a un file. Ogni volta che modifichi e salvi il file, viene creata una nuova revisione.

Una versione è una modifica importante e include tutte le revisioni del file per un certo periodo di tempo. Ogni sessione di modifica è considerata una nuova versione del file, cioè una nuova versione del file viene automaticamente creata e visualizzata nella cronologia delle versioni quando la sessione di modifica termina. Una sessione di modifica termina quando un utente chiude il file (o tutti gli utenti che stanno modificando il file contemporaneamente chiudono il file) e passa il tempo di ritardo (il tempo di ritardo è di circa 10 secondi).

Quando carichi i file, puoi impostare alcune opzioni che influenzano la versione del file.

Se il file con lo stesso nome esiste già nella cartella, verrà creata una copia del file per impostazione predefinita. Se desideri aggiornare la versione del file esistente, clicca sul link Impostazioni Comuni dall'elenco Impostazioni nel pannello laterale sinistro e attiva l'interruttore Aggiorna la versione del file per il file esistente con lo stesso nome.

Se carichi un file di un formato diverso dal formato Office Open XML, avverrà la conversione e apparirà una finestra di notifica dove puoi selezionare se vuoi salvare entrambi i file (un file nel suo formato originale e un file nel formato Office Open XML). Se deselezioni la casella Salva anche la copia del file nel formato originale, un file convertito verrà posizionato come una nuova revisione del file originale piuttosto che come un nuovo file separato. Questi parametri verranno applicati a tutti i file caricati successivamente. È anche possibile abilitare o disabilitare l'opzione Salva anche la copia del file nel formato originale nelle Impostazioni Comuni del modulo Documenti.

Gestire le revisioni intermedie

La sezione Memorizzazione delle versioni dei file delle Impostazioni del modulo Documenti consente di regolare i parametri per la memorizzazione delle revisioni intermedie:

Per impostazione predefinita, ogni nuova revisione intermedia sostituisce quella precedente nella cronologia delle versioni. Un amministratore con accesso completo o l'amministratore del modulo Documenti può attivare l'interruttore Mantieni tutte le versioni intermedie salvate nella sezione Impostazioni Amministratore per consentire agli utenti del portale di memorizzare tutte le revisioni intermedie. Se le revisioni intermedie vengono salvate automaticamente, sostituiscono sempre quelle precedenti, indipendentemente dal fatto che l'opzione Mantieni tutte le versioni intermedie salvate sia abilitata o meno.
Se l'amministratore abilita la possibilità di memorizzare tutte le revisioni intermedie, ogni utente può abilitare l'opzione Mantieni le versioni intermedie durante la modifica nella sezione Impostazioni Comuni all'interno del proprio account. Quando questa opzione è abilitata, ogni volta che l'utente salva il file utilizzando la combinazione di tasti Ctrl+S o utilizzando l'icona Salva nell'interfaccia dell'editor, viene creata una nuova revisione intermedia e visualizzata nella cronologia delle versioni.

Gestire le versioni

Puoi raggruppare diverse revisioni in una versione. Per farlo, passa il cursore del mouse sulla revisione desiderata e clicca sull'icona Icona Segna come versione . Tutte le revisioni del file precedenti, così come quella selezionata, verranno raggruppate in una versione. Il numero di revisioni in una versione sarà indicato in questo modo . Quando unisci le revisioni in una versione, il numero di versioni visualizzato accanto al titolo del file verrà aggiornato.

Puoi non solo Scaricare qualsiasi versione o revisione di versione, ma anche Visualizzarla in anteprima o Inserire un commento utilizzando l'icona corrispondente, che appare quando tieni il cursore del mouse sopra la versione/revisione desiderata.

Ripristinare versioni precedenti

Può capitare che il documento che hai creato e condiviso con diversi colleghi sia stato modificato da uno di loro, e desideri recuperare una delle sue revisioni/versioni precedenti. Per farlo, segui i semplici passaggi seguenti:

Accedi al tuo portale utilizzando i tuoi dati di accesso.
Clicca sul link Documenti nella pagina iniziale.
Apri la cartella necessaria contenente il file di cui vuoi ripristinare la revisione/versione.
Clicca sull'icona della versione accanto al file corrispondente. Vedrai l'elenco della Cronologia delle versioni.
Trova la revisione/versione del file che vuoi ripristinare utilizzando la sua data di creazione, ora o autore. Se non sei sicuro, puoi anche visualizzare in anteprima una certa revisione/versione passando il cursore del mouse su di essa e cliccando sull'icona .
Quando clicchi su questa icona, la finestra dell'editor online si aprirà in una nuova scheda del browser con il pannello Cronologia delle versioni attivato. Le modifiche apportate dall'autore della versione/revisione selezionata saranno contrassegnate con il colore corrispondente nel testo del documento.
Clicca sul link Ripristina.

Dopo di che, la revisione/versione del file selezionata verrà ripristinata.

Suggerimenti Utili

Come visualizzare in anteprima la versione corrente di un documento, foglio di calcolo o presentazione?

Se vuoi visualizzare in anteprima un file, clicca sull'icona Icona Azioni e scegli l'opzione Anteprima.

È possibile annullare l'azione 'Segna come versione'?

Sì, è possibile. Se vuoi annullare questa azione, passa il cursore del mouse sulla versione desiderata e clicca sull'icona Icona Segna come revisione .

Come modificare la versione corrente di un documento, foglio di calcolo o presentazione?

Cliccando sull'icona Icona Modifica accanto a un certo file all'interno del modulo 'Documenti' e della sezione 'Documenti' del modulo 'Progetti', puoi modificarlo utilizzando l'Editor Documenti e salvare le modifiche apportate direttamente sul tuo portale. L'icona Icona Matita Colorata Plus accanto al titolo di un documento significa che puoi modificare questo documento simultaneamente con altri utenti del portale.

Come saprò che il file condiviso con me è stato aggiornato?

In primo luogo, sarai informato tramite lo strumento Feed. In secondo luogo, vedrai la nuova icona accanto al file aggiornato.