Creare fatture per i tuoi clienti

Introduzione

Quando il ciclo di vendita è completato, puoi creare una fattura per i prodotti e servizi che hai fornito e inviarla al cliente. CRM ti consente di farlo rapidamente e facilmente. Compila i campi del modulo della fattura e inviala come allegato tramite Mail.

Passo 1. Accedi al CRM

Entra nel tuo portale e clicca su CRM.

Se hai già effettuato l'accesso, accedi al modulo CRM dall'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 2. Specifica le informazioni della tua azienda

Prima di iniziare a creare una fattura, devi completare il profilo della tua organizzazione.

note

Questa opzione è disponibile solo per gli amministratori del CRM e del portale.

Per farlo, espandi la sezione Impostazioni nel pannello laterale sinistro, seleziona l'opzione Impostazioni fattura, quindi clicca su Profilo organizzazione per aprire la pagina corrispondente. Su questa pagina puoi:

• Specificare il nome della tua azienda.

  Vai alla sezione Informazioni di base, inserisci il nome e clicca su Salva sotto il campo.

• Aggiungere il logo della tua azienda.

  Vai alla sezione Logo fattura, clicca su Cambia Logo sotto l'immagine del logo predefinito, seleziona il file immagine memorizzato sul tuo computer e clicca su Salva sotto l'immagine della fattura visualizzata. Per ripristinare l'immagine predefinita, clicca su Ripristina predefinito.

• Inserire l'indirizzo di fatturazione della tua azienda.

  Vai alla sezione Indirizzo. Compila tutti i campi: Indirizzo, Città, Stato e CAP, seleziona il Paese dall'elenco a discesa e clicca su Salva sotto i campi dell'indirizzo.

Queste informazioni verranno utilizzate per tutte le tue future fatture e possono essere modificate in qualsiasi momento sulla pagina Profilo organizzazione.

Per specificare i termini e le condizioni di pagamento, utilizza il campo Termini durante la creazione di una fattura (consulta il passo 5).

Passo 3. Inizia a creare una fattura

Per iniziare a creare una fattura, puoi procedere in uno dei seguenti modi:

• Clicca sul pulsante Crea Nuovo... nell'angolo in alto a sinistra e seleziona l'opzione Fattura.

OPPURE

• Apri l'elenco Contatti, seleziona il contatto per cui devi fare una fattura, passa alla sua pagina Profilo cliccando sul titolo e utilizza il pulsante Emetti una fattura sotto le informazioni del contatto.

Il modulo Crea nuova fattura verrà aperto.

Passo 4. Inserisci le informazioni del tuo cliente

Clicca nel campo filtro Cliente o inizia a digitare il nome del tuo cliente per cercarlo nel tuo database clienti. Una volta individuato, clicca sul nome del contatto.

Specifica l'indirizzo di fatturazione cliccando sul link Aggiungi indirizzo di fatturazione che appare sotto il nome del contatto. Se l'indirizzo di fatturazione è stato aggiunto durante la creazione del contatto, verrà automaticamente preso dal database clienti. In caso contrario, inserisci le informazioni richieste: Città, Indirizzo, Stato, CAP, seleziona un Paese dall'elenco a discesa e clicca sul pulsante Salva.

note

Se crei la fattura seguendo il secondo modo (al passo 3), il nome del cliente e tutte le informazioni di contatto verranno visualizzate automaticamente.

Per specificare un Destinatario, utilizza il campo filtro corrispondente. Poi aggiungi l'indirizzo di consegna utilizzando il link Aggiungi indirizzo di consegna che appare sotto il nome del destinatario.

Se il Destinatario coincide con il Cliente, seleziona la casella coincide con il cliente e verifica l'indirizzo di consegna cliccando sul link Aggiungi indirizzo di consegna che appare accanto al link Aggiungi indirizzo di fatturazione nella sezione Cliente.

Per esprimere gratitudine o proporre un'offerta speciale (ad esempio, uno sconto del 20% per il pagamento entro cinque giorni), utilizza il campo Note cliente.

Passo 5. Imposta i parametri generali della fattura

Controlla il Numero fattura generato automaticamente. Se hai i diritti di amministratore (CRM/accesso completo), puoi cambiare il formato del numero cliccando su Cambia formato accanto al campo Numero fattura e inserendo il prefisso e il formato del numero nella finestra Cambia formato.

La Data fattura, cioè la data in cui la fattura è stata emessa, è impostata di default a quella corrente. Se necessario, puoi cambiarla selezionandola dal calendario o inserendola manualmente nel seguente formato: gg/mm/aaaa.

Per impostare la Data di scadenza, cioè la data entro cui la fattura deve essere pagata, utilizza una delle opzioni disponibili a destra: Alla ricezione, 15 giorni, 30 giorni o 45 giorni, oppure selezionala dal calendario, o inseriscila manualmente nel seguente formato: gg/mm/aaaa.

Seleziona una Lingua per la tua fattura dall'elenco a discesa Lingua fattura. Se la tua lingua non è ancora disponibile o la traduzione non è completa, puoi contribuire alla traduzione inviando la tua richiesta a documentation@onlyoffice.com.

Scegli una Valuta per la fattura. Di default, viene utilizzata la valuta specificata nel profilo del cliente. Se la valuta non è impostata nel profilo del cliente, viene utilizzata la valuta predefinita specificata nelle impostazioni del CRM. Se necessario, puoi selezionare qualsiasi altra valuta dall'elenco di quelle disponibili.

Se selezioni una valuta diversa da quella predefinita specificata nelle impostazioni del CRM, viene visualizzato anche il campo Tasso di cambio. Imposta il tasso di conversione appropriato e clicca sul pulsante Salva.

note

Gli amministratori del portale e del CRM possono cambiare la valuta predefinita e impostare i tassi di conversione per le valute dall'elenco nella sezione Impostazioni >> Impostazioni valuta. Per maggiori dettagli, consulta questo articolo.

Inserisci un numero d'ordine di acquisto (Numero PO), se disponibile, e specifica i tuoi Termini di pagamento. Se desideri specificare i termini generali per tutte le tue future fatture, clicca sul link Imposta predefinito sotto il campo Termini, inserisci i tuoi termini e clicca sul pulsante Salva.

Passo 6. Completa l'elenco Prodotti&Servizi

Per specificare i prodotti e servizi che hai fornito al cliente, fai riferimento alla sezione Prodotti&Servizi della tua fattura. Per aggiungere un elemento alla tua fattura, apri l'elenco a discesa Elemento e seleziona uno degli elementi disponibili (se hai già creato l'Elenco Elementi Fattura) o crea un nuovo elemento direttamente lì:

1. seleziona l'opzione Crea nuovo elemento dall'elenco a discesa Elemento,
2. compila i campi Nome elemento e Prezzo,
3. clicca sul pulsante Crea per aggiungere questo elemento all'Elenco Elementi Fattura.

note

L'opzione Crea nuovo elemento è disponibile solo per gli amministratori del CRM e del portale.

Quindi specifica i dettagli dell'elemento corrente:

• Inserisci la Quantità dei prodotti/servizi forniti.

• Controlla e correggi il Prezzo.

• Specifica il tasso di Sconto, se applicato.

• Seleziona l'Imposta, se imposta, dall'elenco a discesa Imposta.

  Puoi selezionare una delle tasse disponibili dall'elenco se la Lista delle Tasse è già stata creata, oppure crearne una nuova direttamente lì utilizzando Crea nuova tassa se hai i diritti di amministratore CRM o del portale.

  note

  Se viene applicata la doppia tassazione, utilizza il secondo campo Tassa per selezionare la seconda tassa da imporre.

• Inserisci la Descrizione dell'elemento.

Usa il link Aggiungi Riga per aggiungere quanti prodotti/servizi ti servono alla tua fattura.

Passo 7. Salva e gestisci la tua fattura

Quando tutti i campi sono compilati, controlla il Totale Fattura, calcolato automaticamente sulla base dei dettagli inseriti al passo 6, e clicca su Aggiungi Questa Fattura.

La fattura salvata verrà aggiunta alle Bozze delle fatture e visualizzata nella scheda Fatture del profilo del contatto/opportunità selezionato. Nella scheda Documenti del profilo del contatto/opportunità selezionato, troverai la copia PDF di questa fattura. Non appena la fattura viene inviata al tuo cliente, pagata o rifiutata da lui/lei, puoi cambiarne lo stato nell'elenco Fatture.

1. seleziona la fattura nell'elenco Fatture,
2. clicca sul pulsante Cambia Stato sopra,
3. seleziona lo stato appropriato: Bozza, Fatturato, Pagato o Rifiutato.

Puoi anche cambiare lo stato della fattura selezionando l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa Azioni .

Utilizzando lo stesso menu Azioni, puoi eseguire le seguenti operazioni:

• Mostra profilo fattura per vedere come appare la tua fattura al tuo cliente.
• Scarica la fattura come file PDF e salvala sul tuo computer.
• Invia per email come allegato utilizzando Mail.
• Duplica fattura per creare una nuova fattura sulla base di quella esistente.
• Modifica fattura con stato Bozza.
• Elimina questa fattura.