Mantenere i contatti aggiornati
Introduzione
Un database clienti ben organizzato ed efficace ti consente di comunicare meglio con i tuoi clienti e aumentare le vendite. Questa guida descrive come mantenere il tuo database clienti: organizzare e aggiornare le informazioni di contatto disponibili.
Passo 1. Accedi al CRM
Accedi al tuo portale ONLYOFFICE e clicca sul link CRM.
Se hai già effettuato l'accesso al portale e lo stai utilizzando da un po', puoi accedere al modulo CRM da qualsiasi pagina del portale: utilizza il menu a tendina nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.
Passo 2. Filtra le informazioni del tuo database
Il tuo database clienti può includere quanti contatti desideri, siano essi grandi aziende o singoli individui.
Per impostazione predefinita, tutte le aziende e le persone disponibili sono visualizzate nell'elenco Contatti. Per trovare il contatto necessario, utilizza il filtro in cima all'elenco.
Clicca sul pulsante 
e seleziona una delle opzioni:
- RESPONSABILE viene utilizzato per visualizzare i contatti assegnati a te o a qualsiasi altro utente del CRM;
- DATA DI CREAZIONE viene utilizzato per visualizzare i contatti creati entro un periodo di tempo specificato: Ultimo mese, Ieri, Oggi, Questo mese o qualsiasi altro periodo personalizzato;
- ACCESSIBILITÀ viene utilizzato per visualizzare tutti i contatti pubblici o riservati;
- MOSTRA viene utilizzato per visualizzare solo tutte le aziende o tutte le persone, o mostrare i contatti con opportunità;
- LIVELLO DI TEMPERATURA viene utilizzato per visualizzare solo i contatti di un certo livello di temperatura. I livelli predefiniti sono freddo, tiepido e caldo;
- TIPI DI CONTATTO viene utilizzato per visualizzare solo i contatti di un certo tipo. I tipi predefiniti sono Cliente, Concorrente, Partner e Fornitore;
- CON TAG viene utilizzato per visualizzare solo i contatti con un tag specificato.
Puoi anche inserire un nome di contatto, interamente o parzialmente, nel campo Filtro e premere il tasto Invio per trovare il contatto. Per affinare la ricerca utilizza i caratteri jolly:
- usa il punto interrogativo ? per eseguire la ricerca di un carattere singolo jolly. Ad esempio, la query Sm?th restituirà risultati per Smith e Smyth.
- usa l'asterisco * per eseguire la ricerca di più caratteri jolly. Ad esempio, per cercare tutte le parole che iniziano con O, usa la query O*.
- usa le virgolette doppie "" per focalizzare i risultati sulle parole che appaiono come una frase esatta.
- usa la tilde ~ alla fine della parola per cercare parole con ortografia simile.
Quando il contatto necessario è stato individuato, clicca sul suo nome per aprire la pagina delle informazioni del contatto.
Passo 3. Scegli un'immagine per il tuo contatto
Aggiungere un'immagine, come una foto o il logo aziendale, rende più facile riconoscere i tuoi contatti. Per aggiungere o cambiare un'immagine, clicca sul link Cambia foto sotto l'area dell'immagine. Si aprirà la finestra Scegli una foto profilo.
Se desideri caricare un'immagine dal computer, clicca su Sfoglia, individua l'immagine desiderata e fai doppio clic su di essa per caricarla.
Le immagini più grandi di 200x300 pixel verranno ridimensionate. La dimensione massima dell'immagine è di 1 MB.
Se in precedenza hai compilato il campo del social network nel profilo del contatto, le immagini dai social network verranno visualizzate anche nella finestra Scegli una foto profilo. Clicca su quella che desideri utilizzare per il contatto.
Per rimuovere un'immagine, clicca sul link Cambia foto e nella finestra Scegli una foto profilo aperta seleziona l'immagine predefinita.
Passo 4. Aggiorna le informazioni di contatto esistenti
Un problema comune che molte aziende affrontano con il database clienti è l'informazione obsoleta e duplicata. Dati errati possono farti perdere tempo e denaro.
Per aggiornare le informazioni del contatto selezionato, clicca sull'icona 
a destra del nome del contatto e seleziona l'opzione Modifica contatto dal menu a tendina.
Si aprirà la pagina Modifica persona/azienda. Qui puoi:
-
modificare le informazioni disponibili
I dati disponibili sono: nome, cognome, nome azienda, posizione, email, telefono, sito web/social network, indirizzo e descrizione.
-
eliminare i dati non necessari
Usa l'icona
accanto al campo non necessario per eliminarlo. -
impostare la priorità delle informazioni
Usa l'icona
accanto al campo per contrassegnarlo come primario. Questa informazione verrà visualizzata nell'elenco generale dei contatti. -
inserire informazioni aggiuntive
Clicca sull'icona
corrispondente o aggiungi i campi utente per aggiungere ulteriori informazioni sul tuo contatto.
Per salvare le modifiche apportate, clicca su Salva modifiche.
Passo 5. Organizza i tuoi contatti
Organizzare i tuoi contatti in gruppi ti aiuta a creare campagne di marketing, tracciare i tuoi contatti e trovarli più facilmente. Per organizzare i tuoi contatti puoi dividerli in tipi, impostare un appropriato livello di temperatura e aggiungere tag.
Per taggare il tuo contatto, clicca sul link Aggiungi Tag nella sezione Informazioni Generali della pagina del profilo del contatto. Seleziona uno dei tag disponibili, se presenti, o inserisci il tag di cui hai bisogno e clicca su OK per confermarlo.
Se questo contatto è collegato con altri contatti presenti nell'elenco Contatti, ti verrà proposto di aggiungere questo tag anche a loro. Nella finestra di dialogo che si apre, clicca sul pulsante appropriato per aggiungere il tag a tutti i contatti collegati o solo a quello attuale.
Nello stesso modo puoi aggiungere quanti tag desideri.
Per eliminare un tag non necessario, puntaci sopra e clicca sull'icona 
che appare a destra.
Passo 6. Elimina i tuoi contatti
Se hai bisogno di rimuovere un vecchio cliente dal tuo sistema, clicca sull'icona a destra del nome del contatto e seleziona l'opzione Elimina contatto dal menu a tendina.
L'azione Elimina azienda/persona non può essere annullata.
Il contatto selezionato con tutte le informazioni associate verrà rimosso dal tuo sistema.