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Introduzione: Configurazione del Portale

Panoramica​

Una volta creato il portale, dovrai personalizzarlo e gestirlo in modo che soddisfi le tue esigenze. Questo può essere fatto nella sezione Impostazioni del portale.

Per accedere alle Impostazioni da qualsiasi pagina del portale, clicca sull'icona Settings Icon nella parte superiore della pagina oppure usa l'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra e seleziona l'opzione corrispondente.

Puoi eseguire le seguenti operazioni tramite la sezione Impostazioni del portale:

Impostazioni comuni

Impostazioni di sicurezza

Impostazioni di gestione dei dati

  • cambiare la regione del server in cui è ospitato il tuo portale;
  • creare e ripristinare il backup dei dati del portale;
  • disattivare temporaneamente o addirittura eliminare il portale per sempre;

Impostazioni di integrazione

Impostazioni delle statistiche

  • vedere le statistiche principali del portale: data di creazione, numero totale di utenti, spazio di archiviazione utilizzato dai vari moduli e utenti, frequenza degli utenti.

Impostazioni comuni​

La sezione delle impostazioni Comuni si apre per impostazione predefinita. Consente di adattare l'aspetto del portale alle tue esigenze e di scegliere i moduli che desideri utilizzare. Include tre sottosezioni: Personalizzazione, Moduli & Strumenti e White Label.

Personalizzazione del portale​

La sottosezione Personalizzazione delle impostazioni Comuni consente di modificare l'aspetto del tuo portale. Puoi utilizzare il logo, il nome e il testo della tua azienda per adattarli al marchio della tua organizzazione.

Customizing Portal

Impostazioni di lingua e fuso orario​

Questa sezione consente di cambiare la lingua dell'intero portale per tutti gli utenti del portale e di configurare il fuso orario in modo che tutti gli eventi del portale vengano mostrati con la data e l'ora corrette.

Per configurare le impostazioni di Lingua e Fuso Orario,

  • apri l'elenco a discesa Lingua e seleziona la lingua desiderata per visualizzare tutte le pagine e le notifiche del portale.

    note

    Questa impostazione specifica la lingua predefinita del portale per i nuovi utenti. Ogni utente può successivamente cambiare la lingua predefinita selezionando quella preferita nella propria pagina del profilo (questa impostazione avrà una priorità più alta rispetto alla lingua selezionata nelle impostazioni Comuni).

    Attualmente l'ufficio online è disponibile in 23 lingue: inglese, tedesco, francese, spagnolo, russo, italiano, lettone, portoghese (brasiliano), turco, greco, polacco, ceco, cinese semplificato, ucraino, vietnamita, finlandese, portoghese, azero, coreano, giapponese, sloveno, olandese e slovacco. Se la tua lingua non è disponibile nell'elenco, o se la traduzione nella tua lingua non è completa, puoi contribuire alla traduzione inviando la tua richiesta a documentation@onlyoffice.com.

  • imposta il fuso orario corrispondente alla tua posizione dall'elenco a discesa Fuso Orario,

  • clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Impostazioni della pagina di benvenuto​

Questa sezione consente di cambiare il titolo predefinito visualizzato nella pagina di Accesso del tuo portale. Per farlo,

  • inserisci il nome desiderato nel campo Titolo (ad esempio il nome della tua azienda, il suo motto, ecc.),
  • clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.
note

Lo stesso nome viene utilizzato anche per il campo Da delle notifiche email del tuo portale.

Impostazioni DNS​

Questa sezione consente di impostare un URL alternativo per il tuo portale. Per impostazione predefinita, il tuo portale è registrato su nome.onlyoffice.com. Per cambiarlo con il tuo nome di dominio:

  1. Configura il tuo nome di dominio in modo che punti al server dell'ufficio online impostando i record DNS appropriati presso il tuo registrar. Contatta il registrar del tuo dominio per istruzioni su come configurare i record DNS. Aggiungi una voce DNS CNAME, ad esempio: team.ourcompany.com-intranet.onlyoffice.com (per la regione US West (Oregon)), intranet.onlyoffice.eu (per la regione UE (Francoforte)) o intranet.onlyoffice.sg (per la regione Asia Pacifico (Singapore)).

  2. Dopo aver impostato la tua voce DNS CNAME, clicca sul pulsante Invia richiesta nella sezione Impostazioni DNS per inviare la tua richiesta al nostro team di supporto. La pagina https://helpdesk.onlyoffice.com/ si aprirà in una nuova scheda del browser. Inserisci i dettagli della tua richiesta e clicca su Invia.

    note

    Oltre a configurare il tuo dominio personalizzato, il nostro team può anche generare un certificato SSL utilizzando Let's Encrypt.

  3. Dopo che la richiesta è stata elaborata, il tuo nome di dominio personalizzato verrà visualizzato nella sezione Impostazioni DNS.

Rinominare il portale​

Questa sezione consente di cambiare la parte nome dell'indirizzo URL del tuo portale nome.onlyoffice.com in modo che il tuo portale sia disponibile su nuovonome.onlyoffice.com. Inserisci il nome desiderato nel campo Nuovo nome del portale e clicca sul pulsante Salva.

note

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva, il vecchio nome del tuo portale diventerà disponibile per i nuovi utenti che desiderano registrare un nuovo portale.

Modello di team​

Questa sezione consente di assegnare un nome all'organizzazione (o al gruppo), ai suoi membri e alle loro attività all'interno del tuo portale. Per farlo,

  • scegli uno dei preset disponibili dall'elenco a discesa Modello,

OPPURE

  • seleziona l'opzione Personalizzato dall'elenco e inserisci i tuoi nomi nei campi sottostanti,
  • clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Temi di colore​

Questa sezione consente di cambiare la tavolozza di colori predefinita dell'interfaccia del tuo portale in modo che si adatti al marchio della tua azienda. Per farlo,

  1. passa da un Tema di Colore disponibile all'altro per visualizzarli in anteprima: Verde tenue, Verde scuro, Blu profondo, Rosa selvaggio, Blu brillante,
  2. seleziona quello che ti si addice di più,
  3. clicca sul pulsante Salva per applicare il tema di colore selezionato.

Per tornare al tema di colore predefinito, clicca sul pulsante di opzione Arancione puro e salva le modifiche.

Gestione dei moduli del portale​

La sottosezione Moduli & Strumenti delle impostazioni Comuni consente di accedere all'elenco dei moduli e degli strumenti del portale e di gestirli. Per farlo,

  • lascia selezionati i moduli e gli strumenti desiderati e deseleziona quelli che non ti servono per il tuo lavoro,

    A partire dalla v12.0, il modulo Community è disabilitato per impostazione predefinita nelle installazioni e nei portali cloud appena creati. Può essere abilitato in questa sezione delle impostazioni. È anche possibile gestire gli strumenti all'interno del modulo Community selezionando quelli che ti servono.

  • clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

I moduli e gli strumenti disabilitati saranno nascosti a tutti gli utenti del portale.

note

Dopo aver riabilitato i moduli e gli strumenti, questi diventeranno nuovamente disponibili per tutti gli utenti del portale. Per limitare l'accesso, consulta la sezione Diritti di Accesso delle Impostazioni del portale.

Managing Portal Modules

Navigazione personalizzata​

Questa sezione consente di aggiungere i tuoi elementi al menu di navigazione del portale per migliorarne l'usabilità. Ad esempio, puoi aggiungere link a siti web o servizi esterni.

Per aggiungere un nuovo elemento di menu:

  1. Clicca sul link Aggiungi elemento nella sezione Navigazione personalizzata. Si apre una nuova finestra.

    Adding custom menu items

  2. Inserisci il titolo dell'elemento di menu nel campo di testo Etichetta.

  3. Specifica il link alla risorsa necessaria nel campo URL.

    note

    Nota: se il tuo portale utilizza HTTPS, anche tutti i link devono essere in HTTPS; in caso contrario, i browser mostreranno un avviso.

  4. Le opzioni Mostra nel menu e Mostra nella pagina iniziale sono selezionate per impostazione predefinita. Puoi deselezionarne una se necessario.

  5. Sostituisci le icone predefinite con le tue. L'Icona piccola, 16x16 verrà utilizzata nel menu di navigazione situato nell'intestazione del portale. L'Icona grande, 100x100 verrà visualizzata nella pagina iniziale del portale. Clicca sul link Cambia immagine corrispondente qui sotto per caricare una nuova immagine.

  6. Quando hai finito, clicca sul pulsante Salva.

Il nuovo elemento di navigazione verrà aggiunto al menu di navigazione e/o alla pagina iniziale del portale in base alle impostazioni specificate. Verrà inoltre visualizzato sotto il titolo Navigazione personalizzata nella pagina delle impostazioni del portale. Per modificare l'elemento, clicca sull'icona Settings Icon Impostazioni accanto ad esso. Nella finestra Impostazioni elemento, modifica i parametri necessari e clicca sul pulsante Salva. Se vuoi rimuovere l'elemento di navigazione aggiunto, usa il pulsante Rimuovi elemento nella finestra Impostazioni elemento.

Pagina iniziale predefinita​

Questa sezione consente di scegliere la pagina in cui accedi subito dopo aver effettuato l'accesso al portale o quando clicchi sul logo dell'ufficio online dopo aver già effettuato l'accesso. Puoi selezionare una delle seguenti opzioni:

  • uno dei moduli del portale (Documenti, Progetti, CRM, Community, Persone),
  • uno degli strumenti (Posta, Talk, Calendario),
  • la pagina Feed,
  • la pagina predefinita di Scelta Modulo.

Seleziona il pulsante di opzione corrispondente e clicca su Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche.

Impostazioni della pagina dei prezzi​

Questa sezione consente di determinare se la pagina dei prezzi debba essere accessibile a tutti gli utenti del portale o solo agli amministratori.

Seleziona la casella Pagina dei prezzi disponibile solo per gli amministratori per rendere questa pagina visibile solo agli amministratori del portale e clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

White labeling​

note

Questa opzione è disponibile solo per i portali a pagamento.

La sottosezione White Label delle impostazioni Comuni consente di sostituire gli elementi del marchio utilizzati nell'interfaccia dell'ufficio online con i tuoi. Puoi utilizzare il nome della tua azienda negli elementi di testo (come descrizioni comandi, finestre di messaggio, ecc.), nonché sostituire la favicon e i loghi predefiniti con il tuo logo. Per farlo,

  • Inserisci il nome della tua Azienda nel campo di testo per cambiare tutti i titoli e i messaggi nell'interfaccia dell'ufficio online in cui viene utilizzato il valore predefinito, sostituendolo con quello da te specificato. Clicca sul pulsante Usa come logo sotto il campo se vuoi utilizzare il nome della tua azienda come logo testuale (invece di un logo immagine): tutti i loghi sottostanti cambieranno di conseguenza.

  • Sostituisci tutti i Loghi immagine che appaiono nell'ufficio online:

    • Logo per l'intestazione del portale (284x46) - questo logo appare nell'angolo in alto a sinistra di ogni pagina del portale.
    • Logo per la pagina di accesso - tema chiaro (432x70) - questo logo appare nella pagina di Accesso del portale e viene utilizzato se il tema chiaro è abilitato.
    • Logo per la pagina di accesso - tema scuro (432x70) - questo logo appare nella pagina di Accesso del portale e viene utilizzato se il tema scuro è abilitato.
    • Favicon (32x32) - questo logo appare nella barra degli indirizzi o nella scheda di un browser web quando il portale è aperto al suo interno, oppure nel pannello dei segnalibri se hai aggiunto l'indirizzo del portale ai segnalibri.
    • Logo per l'intestazione degli editor (172x40) - questo logo appare nell'angolo in alto a sinistra dell'editor online avviato. Il primo, il secondo e il terzo logo vengono utilizzati rispettivamente per gli editor di documenti, fogli di calcolo e presentazioni se il tema chiaro è abilitato; il quarto logo viene utilizzato per tutti gli editor se il tema scuro è abilitato.
    • Logo per l'intestazione degli editor - modalità incorporata (172x40) - questo logo appare nell'angolo in alto a sinistra dei documenti del tuo portale incorporati nelle pagine web.

    Clicca su Cambia Logo sotto il logo che vuoi sostituire. Cerca il file immagine e clicca su Apri. L'immagine verrà caricata e visualizzata nel campo Logo corrispondente.

    note

    Si consiglia di utilizzare immagini in formato PNG con sfondo trasparente. Per migliorare la leggibilità dei tuoi loghi e rendere chiaramente distinguibile il loro contorno, dovresti inoltre ottimizzarli per l'uso su sfondi scuri o chiari. Le dimensioni delle immagini sono indicate per i display Retina. Per i display con risoluzioni standard, la larghezza e l'altezza del logo verranno ridimensionate di conseguenza al momento del caricamento.

  • clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Per tornare alle impostazioni predefinite, clicca sul pulsante Ripristina predefiniti.

White Labeling

Impostazioni di sicurezza​

La sezione Sicurezza consente di controllare l'accesso al tuo portale e di monitorare l'attività di tutti gli utenti. Include quattro sottosezioni: Accesso al Portale, Diritti di Accesso, Storico Accessi e Tracciamento Audit.

Controllo dell'accesso al portale​

La sottosezione Accesso al Portale delle impostazioni di Sicurezza consente di offrire agli utenti modi sicuri e comodi per accedere al portale.

Changing Portal Access Settings

Impostazioni della forza della password​

Questa sezione consente di determinare la complessità della password (l'efficacia di una password nel resistere ad attacchi di indovinamento e a forza bruta). Per farlo,

  • usa la barra Intervallo di lunghezza della password per impostare la lunghezza minima e massima della password,

    Per impostazione predefinita, la password deve contenere almeno 8 ma non più di 120 caratteri.

  • seleziona le caselle appropriate sotto la barra per determinare il set di caratteri che deve essere utilizzato nella password: lettere maiuscole, numeri, caratteri speciali,

  • clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Autenticazione a due fattori​

Questa sezione consente di abilitare la verifica in due passaggi tramite SMS o app di autenticazione che garantiscono un accesso più sicuro al portale.

note

Per la versione SaaS, il provider SMS utilizzato nel tuo portale viene selezionato in base alla regione del portale: smsc viene utilizzato per la CSI, Clickatell e Twilio vengono utilizzati per tutte le altre regioni. Puoi aggiungere i provider SMS disponibili nella sezione Impostazioni > Integrazione > Servizi di terze parti.

Se utilizzi la versione server, devi prima collegare almeno un provider SMS nella sezione Impostazioni > Integrazione > Servizi di terze parti per poter abilitare l'opzione Autenticazione a due fattori.

Per abilitare l'autenticazione a due fattori tramite SMS,

  1. assicurati che uno dei provider SMS sia collegato nella sezione Integrazione,
  2. seleziona il pulsante di opzione Tramite SMS nella sezione Autenticazione a due fattori,
  3. per configurare le opzioni avanzate, clicca su Mostra impostazioni avanzate e imposta le opzioni necessarie:
    • nella sezione Autenticazione a due fattori obbligatoria, puoi aggiungere utenti o gruppi per i quali verrà eseguita la verifica in due passaggi anche se l'utente proviene da un IP attendibile. Per gli altri utenti che non sono inclusi nell'elenco Reti attendibili, la verifica in due passaggi viene eseguita come di consueto.
    • nella sezione Reti attendibili, puoi aggiungere indirizzi IP attendibili per i quali non verrà eseguita la verifica in due passaggi. Specifica singoli indirizzi IP nel formato IPv4 (x.x.x.x, dove # è un valore numerico da 0 a 255), oppure imposta un intervallo di indirizzi IP inserendo l'indirizzo IP iniziale e finale dell'intervallo nel formato x.x.x.x-x.x.x.x, oppure utilizza il mascheramento CIDR nel formato x.x.x.x/#.
  4. clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Quando l'autenticazione a due fattori tramite SMS è abilitata, un utente può accedere ai dati del portale dopo aver inserito la propria email e password abituali o aver effettuato l'accesso tramite un account di social media e aver digitato un codice di verifica di sei cifre ricevuto tramite SMS.

I messaggi SMS vengono inviati al telefono cellulare principale dell'utente, che viene specificato durante il primo accesso al portale tramite l'autenticazione a due fattori e può essere modificato successivamente nella pagina del profilo utente. Il codice di verifica può essere inviato nuovamente cliccando su Invia nuovamente il codice, ma non più di cinque volte ogni cinque minuti. Il codice inviato è valido per 10 minuti.

I messaggi SMS possono essere inviati solo se hai un saldo positivo. Puoi sempre controllare il tuo saldo attuale nell'account del tuo provider SMS. Mantieni aggiornato il saldo del tuo account in modo che il servizio non venga interrotto.

Per abilitare l'autenticazione a due fattori tramite un'app di autenticazione,

  1. seleziona il pulsante di opzione Tramite app di autenticazione nella sezione Autenticazione a due fattori,
  2. per configurare le opzioni avanzate, clicca su Mostra impostazioni avanzate e imposta le opzioni necessarie:
    • nella sezione Autenticazione a due fattori obbligatoria, puoi aggiungere utenti o gruppi per i quali verrà eseguita la verifica in due passaggi,
    • nella sezione Reti attendibili, puoi aggiungere indirizzi IP attendibili per i quali non verrà eseguita la verifica in due passaggi. Specifica singoli indirizzi IP nel formato IPv4 (x.x.x.x, dove # è un valore numerico da 0 a 255), oppure imposta un intervallo di indirizzi IP inserendo l'indirizzo IP iniziale e finale dell'intervallo nel formato x.x.x.x-x.x.x.x, oppure utilizza il mascheramento CIDR nel formato x.x.x.x/#.
  3. clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Quando l'autenticazione a due fattori tramite un'app di autenticazione è abilitata, un utente può accedere ai dati del portale dopo aver inserito la propria email e password abituali o aver effettuato l'accesso tramite un account di social media e aver digitato un codice di verifica di sei cifre o un codice di backup generato dall'app di autenticazione.

Per accedere al portale per la prima volta dopo aver abilitato l'autenticazione a due fattori:

  1. Inserisci le tue credenziali abituali per accedere al portale. Il codice QR e la tua chiave segreta vengono visualizzati nella pagina di conferma dell'accesso al tuo portale.
  2. Installa un'app di autenticazione sul tuo dispositivo mobile. Puoi utilizzare Google Authenticator per Android e iOS oppure Authenticator per Windows Phone.
  3. Apri l'app di autenticazione sul tuo dispositivo mobile e configurala in uno dei seguenti modi:
    • Scansiona il codice QR visualizzato nel browser, oppure
    • Inserisci manualmente la tua chiave segreta visualizzata nel browser.
  4. Nella pagina di conferma dell'accesso al tuo portale, inserisci un codice di 6 cifre generato dalla tua applicazione.
  5. Clicca sul pulsante Connetti app.

Per saperne di più su come utilizzare l'autenticazione a due fattori nel tuo portale, consulta la guida all'autenticazione a due fattori.

Impostazioni del dominio di posta attendibile​

Questa sezione consente di specificare i server di posta utilizzati per l'auto-registrazione degli utenti nel tuo portale. Per impostazione predefinita, questa opzione è disabilitata. Per abilitarla,

  • seleziona il pulsante di opzione Domini personalizzati,
  • inserisci il server di posta attendibile nel campo che appare sotto,
  • seleziona la casella Aggiungi utenti come ospiti se desideri che gli utenti aggiunti ottengano i permessi di sola visualizzazione,
  • clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Per aggiungere altri server di posta, usa il link Aggiungi dominio attendibile. Per eliminare un server aggiunto per errore, clicca sulla corrispondente icona Remove Icon a destra del campo.

Dopodiché, qualsiasi utente che abbia un account su un server di posta specificato potrà registrarsi autonomamente cliccando sul link Clicca qui per unirti nella pagina di Accesso e inserendo l'indirizzo email. Un'email di invito con un link al portale verrà inviata all'indirizzo email specificato. Per accedere, l'utente dovrà seguire il link fornito nell'email, inserire una password e confermarla.

Per disabilitare nuovamente questa opzione, seleziona il pulsante di opzione Disabilitato.

Impostazioni di sicurezza IP​

Questa sezione consente di impedire l'accesso al tuo portale a visitatori indesiderati consentendo l'accesso solo da reti attendibili. Se un utente tenta di accedere al tuo portale da qualsiasi indirizzo IP diverso da quelli da te specificati, questo tentativo di accesso verrà bloccato. Per limitare l'accesso al tuo portale in base agli indirizzi IP,

  1. seleziona il pulsante di opzione Abilita;

  2. clicca sul link Aggiungi indirizzo IP consentito nella sezione necessaria:

    • Per tutti gli utenti - questa sezione consente di impostare regole che si applicano a tutti gli utenti, inclusi gli amministratori con accesso completo.
    • Per gli amministratori con accesso completo - questa sezione consente di impostare regole aggiuntive che si applicano solo agli amministratori con accesso completo.

  3. nel campo di inserimento che appare, specifica un singolo indirizzo IP nel formato IPv4 (x.x.x.x, dove # è un valore numerico da 0 a 255), oppure imposta un intervallo di indirizzi IP inserendo l'indirizzo IP iniziale e finale dell'intervallo nel formato x.x.x.x-x.x.x.x, oppure utilizza il mascheramento CIDR nel formato x.x.x.x/#;

    note

    Puoi trovare le informazioni sugli indirizzi IP dei visitatori del tuo portale nella sottosezione Storico Accessi delle impostazioni di Sicurezza cliccando sul pulsante Scarica e apri rapporto.

  4. allo stesso modo, aggiungi tutti gli indirizzi IP attendibili di cui hai bisogno;

  5. clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione.

Se necessario, puoi eliminare gli indirizzi IP aggiunti cliccando sulla corrispondente icona Remove Icon a destra dell'indirizzo IP. Per disabilitare nuovamente questa opzione, seleziona il pulsante di opzione Disabilita e clicca sul pulsante Salva.

Impostazioni di accesso​

Questa sezione consente di proteggere il portale dagli attacchi a forza bruta.

  1. nel campo Numero di tentativi, imposta il limite di tentativi di accesso non riusciti da parte dell'utente;
  2. nel campo Tempo di blocco (sec), imposta l'intervallo di tempo per il blocco dei nuovi tentativi di accesso;
  3. nel campo Periodo di controllo (sec), imposta l'intervallo di tempo per il conteggio dei tentativi di accesso non riusciti.

Quando viene raggiunto il limite specificato di tentativi di accesso non riusciti, i tentativi provenienti dall'indirizzo IP associato verranno bloccati (oppure, nella versione SaaS, verrà richiesto un captcha) per il periodo di tempo scelto.

Per impostazione predefinita, questa funzione è disabilitata nella versione server. Se vuoi utilizzarla, è necessario abilitarla nel file di configurazione. Per saperne di più, consulta la guida alla configurazione di Recaptcha.

Impostazioni del messaggio dell'amministratore​

Questa sezione consente di visualizzare il modulo di contatto nella pagina di Accesso in modo che le persone possano inviare un messaggio all'amministratore del portale nel caso in cui abbiano problemi ad accedere al portale.

Per abilitarlo, seleziona il pulsante di opzione corrispondente e clicca su Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Durata della sessione​

Questa sezione consente di impostare un limite di tempo (in minuti) trascorso il quale gli utenti dovranno inserire nuovamente le proprie credenziali per accedere al portale.

Per impostare la durata della sessione, seleziona il pulsante di opzione Abilita, inserisci il valore di tempo necessario, misurato in minuti, nel campo Durata che appare e clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate. Dopodiché, tutti gli utenti verranno disconnessi dal portale.

Gestione dei diritti di accesso​

La sottosezione Diritti di Accesso delle impostazioni di Sicurezza viene utilizzata per cambiare il proprietario del portale, concedere privilegi di amministratore agli utenti e limitare l'accesso a determinati moduli del portale per utenti e gruppi.

note

Per vedere le informazioni dettagliate sui livelli di accesso esistenti nel portale e scoprire quali permessi hanno ospiti, utenti e amministratori, consulta questa sezione.

Cambio del proprietario del portale​

Se il proprietario del portale vuole nominare un altro membro del portale a questa posizione, deve:

  1. cliccare sul link Scegli Proprietario sotto la foto nella sezione Proprietario del Portale,
  2. selezionare una persona dall'elenco a discesa,
  3. cliccare sul pulsante Cambia Proprietario del Portale,
  4. controllare la propria casella di posta e seguire il link di conferma inviato nel messaggio email.

Changing Portal Owner

Aggiunta di amministratori​

Il proprietario del portale o gli amministratori con accesso completo possono concedere privilegi di amministratore solo agli utenti (non agli ospiti). Per farlo, segui questi passaggi:

  1. clicca sul link Mostra accanto alla sezione Amministratori,
  2. clicca sul link Scegli utente sotto l'elenco degli amministratori,
  3. seleziona una o più persone contemporaneamente tra gli utenti/ospiti esistenti oppure crea qui un nuovo amministratore cliccando sul link Crea nuovo profilo,
  4. clicca sul pulsante Salva,
  5. le persone selezionate otterranno per impostazione predefinita il massimo accesso a tutti i moduli del portale; per limitarlo, deseleziona prima la casella Accesso Completo e poi le caselle corrispondenti ai moduli a cui non vuoi concedere l'accesso come amministratore.

Adding Administrators

Limitazione dell'accesso ai moduli del portale​

Il proprietario del portale o gli amministratori con accesso completo possono limitare l'accesso a determinati moduli del portale per alcuni utenti o gruppi.

Per limitare l'accesso a un modulo del portale,

  1. trova la sezione del modulo necessario sotto l'elenco degli Amministratori,

  2. seleziona il pulsante di opzione Utenti dall'elenco,

  3. seleziona gli utenti a cui vuoi concedere l'accesso,

    Per farlo, usa una delle opzioni disponibili:

    • usa il link Aggiungi utente se vuoi concedere l'accesso a una o più persone;
    • usa il link Aggiungi gruppo se vuoi concedere l'accesso a tutti gli utenti del portale o a uno o più gruppi.

Restricting access to portal modules

Tracciamento della cronologia degli accessi​

La sottosezione Storico Accessi delle impostazioni di Sicurezza viene utilizzata per monitorare l'attività di accesso più recente degli utenti, inclusi gli accessi riusciti e i tentativi non riusciti, con l'indicazione dei motivi.

Questa pagina mostra solo gli ultimi 20 record. Ogni record mostra quale azione è stata eseguita, chi l'ha eseguita e quando si è verificato l'evento. Puoi anche impostare il periodo durante il quale i dati vengono conservati. Per impostazione predefinita, è impostato su 180 giorni.

Tracking Login History

Per visualizzare le statistiche dettagliate degli ultimi sei mesi, clicca sul pulsante Scarica e apri rapporto. Il rapporto verrà aperto in un file .csv (LoginHistory_ReportStartDate-EndDate.csv).

note

Il file verrà inoltre salvato automaticamente nella sezione I miei documenti.

Il rapporto sullo storico degli accessi include i seguenti dettagli: indirizzo IP dell'utente, Browser e Piattaforma utilizzati quando si è verificato l'evento registrato, Data e ora dell'evento, nome dell'Utente che ha tentato di accedere o uscire, Pagina del portale in cui è stata eseguita l'azione, Azione specifica (ad esempio, Accesso non riuscito. Account social associato non trovato).

I record sono ordinati cronologicamente in ordine decrescente, ma puoi facilmente ordinare e filtrare i dati in base a qualsiasi parametro o utilizzare lo strumento di ricerca per trovare rapidamente un record specifico.

Nella sezione Utenti Online, puoi anche visualizzare l'elenco degli utenti attualmente connessi e la durata della sessione di ciascun utente online.

Ricezione dei dati del registro di controllo​

La sottosezione Tracciamento Audit delle impostazioni di Sicurezza consente di sfogliare l'elenco delle ultime modifiche (creazione, modifica, eliminazione, ecc.) apportate dagli utenti alle entità (attività, opportunità, file, ecc.) del tuo portale.

note

Questa funzione è attualmente disponibile per la sezione Comuni del modulo Documenti, per i moduli Progetti, CRM e Persone, nonché per le impostazioni del portale.

Questa pagina mostra solo gli ultimi 20 record. Ogni record mostra quale azione è stata eseguita, chi l'ha eseguita e quando si è verificato l'evento. Puoi anche impostare il periodo durante il quale i dati vengono conservati. Per impostazione predefinita, è impostato su 180 giorni.

Receiving Audit Trail Data

Per visualizzare le statistiche dettagliate dell'ultimo semestre, clicca sul pulsante Scarica e apri rapporto. Il rapporto verrà aperto in un file .csv (AuditTrail_ReportStartDate-EndDate.csv).

note

Il file verrà inoltre salvato automaticamente nella sezione I miei documenti.

Il rapporto del tracciamento audit include i seguenti dettagli: indirizzo IP dell'utente, Browser e Piattaforma utilizzati quando si è verificato l'evento registrato, Data e ora dell'evento, nome dell'Utente che ha eseguito l'operazione, Pagina del portale in cui è stata eseguita l'azione, Azione generica (ad esempio, download, allegato, accesso aggiornato), Azione specifica (ad esempio, Progetti [Sviluppo e promozione del prodotto]. Attività [Distribuire coupon]. Stato aggiornato: Chiusa), Prodotto e Modulo a cui si riferisce l'entità modificata.

I record sono ordinati cronologicamente in ordine decrescente, ma puoi facilmente ordinare e filtrare i dati in base a qualsiasi parametro o utilizzare lo strumento di ricerca per trovare rapidamente un record specifico.

Impostazioni di gestione dei dati​

La sezione delle impostazioni Gestione dei Dati consente di proteggere i tuoi dati, gestire i backup e controllare lo stato del tuo portale. Include tre sottosezioni: Migrazione, Backup e Disattivazione/Eliminazione del Portale.

Cambio della regione del portale​

note

Questa opzione è disponibile solo per i proprietari di portali a pagamento.

La sottosezione Migrazione della sezione delle impostazioni Gestione dei Dati consente di cambiare la posizione del server in cui è ospitato il tuo portale. Più la regione del server è vicina alla tua posizione geografica, più velocemente risponderà il tuo portale.

Changing Portal Region

Attualmente puoi scegliere tra tre regioni del server: regione UE (Francoforte), regione US West (Oregon) e Asia Pacifico (Singapore). Per migrare da una regione a un'altra,

  • seleziona la Regione del Server necessaria dall'elenco a discesa,

  • seleziona la casella Migra anche la Posta se desideri trasferire anche la tua posta,

    note

    La migrazione della posta può aumentare considerevolmente i tempi di migrazione. Inoltre, verrà trasferita solo la posta degli ultimi 30 giorni. Pertanto, si consiglia di riconfigurare il tuo account di posta al termine della migrazione.

  • notifica gli utenti della migrazione del portale, lasciando selezionata la casella corrispondente,

  • clicca sul pulsante Cambia Regione del Server per avviare il processo di migrazione.

note

Una volta avviato il processo, non può essere annullato.

Il processo di migrazione può richiedere del tempo a seconda della quantità di dati del tuo portale. Durante questo processo, il portale non sarà disponibile. Al termine della migrazione, riceverai un'email con il nuovo indirizzo del portale.

Dopo la migrazione, le password attuali verranno reimpostate e gli utenti dovranno ripristinare il proprio accesso. Gli utenti riceveranno notifiche alle email specificate nei loro profili e potranno utilizzare il pulsante Imposta password in questo messaggio per specificare la password che verrà utilizzata per accedere.

Creazione di un backup​

La sottosezione Backup delle impostazioni di Gestione dei Dati consente di eseguire il backup dei dati del tuo portale.

Creating Backup

Backup dei dati​

Per creare manualmente il backup dei dati del tuo portale, usa la sezione Backup Dati:

  1. seleziona l'Archivio desiderato per i tuoi file di backup:

    • seleziona il pulsante di opzione Temporaneo per scaricare il backup sul tuo disco locale al termine del backup. Sotto apparirà un link per il download.

    • seleziona il pulsante di opzione Documenti e clicca sul pulsante Scegli accanto al campo che appare sotto. Si aprirà la finestra Seleziona cartella. Imposta una cartella nella sezione Documenti Comuni in cui vuoi archiviare il tuo backup e clicca sul pulsante OK.

    • seleziona il pulsante di opzione DropBox, Box, OneDrive, Google Drive e clicca sul pulsante Scegli accanto al campo che appare sotto. Si aprirà la finestra Seleziona cartella. Imposta una directory di una risorsa di terze parti situata nella sezione Documenti Comuni in cui vuoi archiviare il tuo backup e clicca sul pulsante OK.

      note

      La risorsa di terze parti deve essere stata precedentemente collegata al modulo Documenti, oltre a essere condivisa e inserita nella sezione Documenti Comuni. In caso contrario, le opzioni Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive saranno disabilitate.

    • seleziona il pulsante di opzione Archivio di Terze Parti e scegli uno dei servizi disponibili dall'elenco: Amazon AWS S3 (Amazon Simple Storage Service), Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage o Selectel Cloud Storage. Inserisci i dati necessari per accedere all'archivio di terze parti selezionato nei campi sottostanti.

      note

      Il servizio corrispondente deve essere stato precedentemente collegato nella sezione Integrazione. In caso contrario, le seguenti impostazioni saranno disabilitate.

      • Per il servizio Amazon AWS S3, sono disponibili i seguenti campi:
        • Bucket - un nome univoco del bucket Amazon, ad esempio my-new-test-bucket-12345.
        • Regione - una regione AWS in cui risiede il tuo bucket Amazon, ad esempio us-east-2.
        • Service Url - questa è una proprietà facoltativa; modificala solo se vuoi provare un endpoint di servizio diverso. Lascia questo campo vuoto per utilizzare il valore predefinito.
        • Force Path Style - quando true, le richieste utilizzeranno sempre l'indirizzamento in stile percorso. Lascia questo campo vuoto, poiché la proprietà Service Url non è specificata.
        • Use Http - se questa proprietà è impostata su true, il client tenta di utilizzare il protocollo HTTP se l'endpoint di destinazione lo supporta. Per impostazione predefinita, questa proprietà è impostata su false. Impostala su true o lascia questo campo vuoto per utilizzare il valore predefinito.
        • Metodo di Crittografia Lato Server - l'algoritmo di crittografia lato server utilizzato quando si archivia questo oggetto in S3. I valori possibili sono:
          • Nessuno
          • Crittografia Lato Server - SSE-S3 (le tue risorse verranno crittografate con robuste chiavi AES-256 GCM, una chiave separata per ogni oggetto. Le chiavi stesse sono crittografate con una chiave radice a rotazione per una protezione aggiuntiva) o SSE-KMS (le tue risorse verranno crittografate con un meccanismo di crittografia versatile. Come SSE-S3, si basa su un robusto metodo di crittografia AES-256, ma offre un modello più complesso e flessibile, con autorizzazioni separate per una chiave KMS, una funzione di tracciamento audit e la possibilità di creare chiavi personalizzate univoche). Per SSE-KMS, puoi scegliere CMK Gestito - CMK predefinito gestito da AWS o CMK gestito dal cliente. Quando viene selezionata l'opzione CMK gestito dal cliente, devi specificare l'ID chiave KMS.
          • Crittografia Lato Client - quando questa opzione è selezionata, devi specificare l'ID chiave KMS.
      • Per il servizio Google Cloud Storage, è disponibile il seguente campo: Bucket.
      • Per il servizio Rackspace Cloud Storage, sono disponibili i seguenti campi: Contenitore pubblico, Contenitore privato e Regione.
      • Per il servizio Selectel Cloud Storage, sono disponibili i seguenti campi: Contenitore privato e Contenitore pubblico.
    note

    Se selezioni l'opzione Documenti o Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive, la dimensione del file di backup influisce sullo spazio totale su disco utilizzato nel tuo portale.

  2. seleziona la casella Includi Posta nel backup per eseguire il backup anche dei dati della Posta. Questo aumenta il tempo di backup e la dimensione del file di backup; se questa opzione non è selezionata, i dati della Posta andranno persi dopo il ripristino e dovrai collegare nuovamente gli account.

  3. clicca sul pulsante Crea copia.

Una volta completato il processo di backup, troverai il file di backup .tar.gz (portal-name_date_time.tar.gz) nella cartella specificata. Se hai selezionato l'archivio Temporaneo, il link per scaricare il backup creato sarà disponibile per 24 ore.

Per automatizzare il processo di backup, usa la sezione Backup automatico:

note

La funzione Backup automatico è disponibile solo se il tuo piano tariffario la include.

  1. seleziona il pulsante di opzione Abilita.
  2. seleziona l'Archivio desiderato per i tuoi file di backup (le opzioni disponibili sono le stesse descritte sopra, ad eccezione dell'archivio Temporaneo, che è disponibile solo nella sezione Backup Dati).
  3. seleziona la casella Includi Posta nel backup se vuoi eseguire il backup anche dei dati della Posta.
  4. specifica l'intervallo di tempo con cui devono essere creati i backup: Ogni giorno con l'indicazione dell'orario necessario del giorno, Ogni settimana con l'indicazione del giorno della settimana e dell'orario del giorno, oppure Ogni mese con l'indicazione del giorno del mese e dell'orario del giorno necessari.
  5. imposta Il numero massimo di copie di backup da conservare selezionando il valore desiderato dall'elenco a discesa corrispondente.
  6. clicca sul pulsante Salva.

I backup verranno creati automaticamente con la periodicità specificata.

Ripristino dei dati​

note

La funzione Ripristina è disponibile solo se il tuo piano tariffario include il ripristino da un backup.

Per ripristinare i dati del tuo portale da un file di backup creato in precedenza (per ONLYOFFICE Workspace Cloud 11.5 o versioni successive),

  1. Seleziona la Fonte in cui è archiviato il backup.

    • seleziona l'opzione ONLYOFFICE Documenti e clicca sul pulsante Scegli qui sotto. Nella finestra Seleziona file, scegli il file di backup archiviato nella cartella Comuni e clicca su OK.

    • seleziona l'opzione DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive (servizi di terze parti collegati al modulo Documenti, inclusi i servizi collegati tramite il protocollo WebDAV) e clicca sul pulsante Scegli qui sotto. Nella finestra Seleziona file, scegli il file di backup archiviato nella directory della risorsa di terze parti e clicca su OK.

    • seleziona l'opzione Archivio di Terze Parti, scegli l'archivio di terze parti necessario precedentemente collegato nella sezione Integrazione e inserisci i dati necessari per accedere all'archivio scelto.

    • seleziona l'opzione File del computer, clicca sul pulsante Scegli qui sotto e cerca il file di backup archiviato sul tuo disco locale.

      note

      Invece di selezionare un file di backup da una determinata Fonte, puoi cliccare sul link Mostra l'elenco dei backup sotto il campo Scegli per selezionare il file di backup dalla cronologia dei backup (se un file di backup è stato eliminato manualmente dall'archivio, non sarà disponibile nell'elenco). Clicca sul link Ripristina accanto al file di backup. Per eliminare un file di backup dall'elenco, clicca sull'icona Delete Icon.

  2. Lascia selezionata la casella Invia notifica agli utenti sul ripristino del portale per avvisare gli utenti del tuo portale;

  3. Clicca sul pulsante Ripristina.

Dopo il ripristino del backup nella versione cloud, le password attuali verranno reimpostate e gli utenti dovranno ripristinare il proprio accesso tramite gli indirizzi email specificati nei loro profili, specificando la password che verrà utilizzata per accedere.

note

Se crei un file di backup nella versione cloud e poi lo ripristini nella versione server, l'accesso potrà essere ripristinato solo tramite il link Hai dimenticato la password? nella pagina di autorizzazione.

Per ulteriori suggerimenti, puoi consultare questo articolo per la versione cloud e la versione server.

Disattivazione/eliminazione del portale​

La sottosezione Disattivazione/Eliminazione del Portale delle impostazioni di Gestione dei Dati consente di disattivare temporaneamente o eliminare definitivamente il tuo portale.

Deactivating/Deleting Portal

Disattivazione del portale​

Se decidi di non utilizzare il portale per motivi temporanei, disattivalo. Per farlo,

  1. clicca sul pulsante Disattiva.
  2. un link per confermare l'operazione verrà inviato all'indirizzo email del proprietario del portale. Segui il link per confermare l'operazione.
note

Questo link è valido solo per 7 giorni. Completa il processo di disattivazione del portale entro tale periodo.

Dopodiché, il tuo portale e tutte le informazioni ad esso associate verranno bloccati in modo che nessuno vi abbia accesso durante un determinato periodo.

Potrai riattivare il tuo portale in qualsiasi momento. Per tornare al portale e ricominciare a utilizzarlo, usa il secondo link fornito nell'email di conferma. Conserva questa email in un luogo sicuro.

Eliminazione del portale​

Se non hai più bisogno del portale e vuoi eliminarlo definitivamente,

  1. clicca sul pulsante Elimina per inviare la tua richiesta.
  2. un link per confermare l'operazione verrà inviato all'indirizzo email del proprietario del portale. Segui il link per confermare l'operazione.
note

Questo link è valido solo per 7 giorni. Completa il processo di eliminazione del portale entro tale periodo.

Tutti i dati archiviati nel tuo portale, così come i tuoi dati di registrazione, verranno eliminati. Non potrai riattivare il tuo portale né recuperare alcuna informazione ad esso associata.

Impostazioni di integrazione​

La sezione Integrazione viene utilizzata per abilitare le impostazioni LDAP e SSO, integrare il tuo portale con i servizi di terze parti e regolare le impostazioni SMTP.

Impostazioni LDAP​

Quando si utilizza ONLYOFFICE Workspace, creare account per oltre 50 dipendenti può richiedere molto tempo. L'opzione Impostazioni LDAP consente di importare utenti e gruppi da un server LDAP in pochi minuti. I nuovi utenti accedono con le loro credenziali LDAP esistenti, eliminando la necessità di nuove password o accessi.

Compila i campi obbligatori e clicca su Salva.

LDAP settings - Main page

Per informazioni più dettagliate su ciascun campo e sui valori corrispondenti, consulta le seguenti istruzioni per la versione SaaS e la versione server.

Impostazioni Single sign-on​

La sezione Single Sign-on consente di abilitare/disabilitare l'autenticazione di terze parti tramite SAML, offrendo così agli utenti un modo più rapido, semplice e sicuro per accedere al portale.

In generale, la tecnologia Single Sign-on consente agli utenti di accedere una sola volta e di ottenere poi l'accesso a più applicazioni/servizi autorizzati (cioè integrati con un Identity Provider) senza dover inserire le proprie credenziali ogni volta che accedono a un'applicazione diversa.

Enabling SSO Authentication

Per saperne di più sulla configurazione dell'SSO, leggi gli articoli corrispondenti per la versione SaaS e la versione server.

Integrazione con servizi di terze parti​

Se utilizzi la versione SaaS, i parametri della chiave di autorizzazione per la maggior parte dei servizi, come Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, Box, Dropbox, OneDrive, Bitly, Firebase e Yahoo, vengono configurati automaticamente, quindi gli interruttori corrispondenti sono disabilitati. Puoi collegare subito il tuo account Facebook/Google/LinkedIn/Twitter nella tua pagina del profilo oppure seguire le istruzioni appropriate per scoprire come collegare servizi di terze parti all'interno del modulo Documenti.

Nella versione SaaS, puoi collegare i seguenti servizi nella pagina Servizi di terze parti:

  • DocuSign - per inviare un file dal modulo Documenti per la firma elettronica ai dipendenti del tuo portale.
  • Twilio - per poter chiamare i tuoi contatti CRM da un browser web. Puoi anche utilizzare Twilio per abilitare l'autenticazione a due fattori.
  • Amazon AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage o Selectel Cloud Storage - per eseguire il backup e archiviare i dati del tuo portale.

Per maggiori dettagli sull'integrazione con servizi di terze parti, consulta le nostre istruzioni.

Adjusting Integration Settings

Regolazione delle impostazioni SMTP​

La sottosezione Impostazioni SMTP consente di configurare il tuo portale in modo che le notifiche email vengano inviate utilizzando il tuo server SMTP. Per farlo,

  • nel campo Host, specifica il nome di dominio del server SMTP che utilizzi;

  • nel campo Porta, specifica il numero della porta SMTP. Si consiglia di utilizzare la porta 587 o 25.

  • seleziona la casella Autenticazione se il server SMTP richiede l'autenticazione;

  • nei campi Login Host e Password Host, specifica il login e la password che utilizzi per accedere al server SMTP;

  • seleziona la casella Autenticazione tramite NTLM per poter accedere utilizzando SaslMechanismNtlm;

  • nel campo Nome Visualizzato del Mittente, specifica il nome del mittente, che verrà visualizzato nel campo Da:;

  • nel campo Indirizzo Email del Mittente, specifica l'indirizzo email del mittente;

  • seleziona la casella Abilita SSL per abilitare le connessioni crittografate;

  • clicca sul pulsante Salva.

    note

    Per verificare se le impostazioni specificate sono corrette, clicca sul pulsante Invia Email di Test. Se le impostazioni sono specificate correttamente, riceverai il Messaggio di Test SMTP all'indirizzo email specificato nel tuo profilo utente sul portale.

Per maggiori dettagli, consulta la guida alla configurazione SMTP.

Adjusting SMTP Settings

Impostazioni delle statistiche​

La sezione Statistiche viene utilizzata per presentare e riassumere i dati del tuo portale a fini di analisi e gestione.

Visualizzazione delle statistiche del portale​

Qui puoi visualizzare le seguenti informazioni:

  • la data di creazione del tuo portale,

  • il numero di utenti attivi registrati sul tuo portale,

  • lo spazio di archiviazione consentito per il piano tariffario selezionato (per la soluzione SaaS),

  • la quota di memoria di base per tutti i nuovi utenti e l'elenco degli utenti con la quantità di spazio utilizzato in ciascun modulo (per la soluzione SaaS),

  • lo spazio di archiviazione totale utilizzato,

    Puoi anche visualizzare lo spazio di archiviazione utilizzato da ciascun modulo o strumento del portale.

  • il numero totale di visite al giorno,

    Per impostazione predefinita, il Grafico di Utilizzo mostra i dati degli ultimi 3 mesi. Puoi cambiare il periodo selezionando una delle opzioni disponibili: ultima settimana, ultimo mese o per un periodo, impostando la data di inizio e di fine nei campi corrispondenti.

Viewing Portal Statistics

Gestione della quota di memoria​

Puoi abilitare e impostare la quota di memoria di base che verrà applicata a tutti i nuovi utenti:

  1. Seleziona il pulsante di opzione Con quota.
  2. Imposta il valore desiderato nel campo di inserimento e scegli l'unità di misura dall'elenco a discesa (byte, Kb, Mb, Gb, Tb).
  3. Clicca su Salva.

Per disabilitare la quota, usa l'opzione Senza quota. Il pulsante Ricalcola viene utilizzato per ricalcolare lo spazio utilizzato dagli utenti.

L'elenco degli utenti sottostante consente di impostare la quota per più utenti o per un determinato utente separatamente. Per trovare facilmente gli utenti, puoi filtrare l'elenco per email (Attivo, In sospeso), per tipo (Amministratore, Utente, Ospite) o per gruppo. È anche possibile ordinare l'elenco per nome o cognome oppure inserire il nome necessario nel campo di ricerca.

Per impostare la quota per più utenti:

  1. Seleziona gli utenti necessari nell'elenco.
  2. Clicca sul pulsante Modifica quota in alto.
  3. Imposta il valore desiderato nel campo di inserimento e scegli l'unità di misura dall'elenco a discesa (byte, Kb, Mb, Gb, Tb).
  4. Clicca sul pulsante con il segno di spunta per salvare le impostazioni.
note

Se la quota di memoria che imposti è inferiore alla memoria utilizzata da uno degli utenti selezionati, riceverai un errore.

Per impostare la quota per un determinato utente:

  1. Clicca sulla sezione Senza quota a destra del nome dell'utente.
  2. Seleziona l'opzione Modifica quota dall'elenco a discesa.
  3. Imposta il valore desiderato nel campo di inserimento e scegli l'unità di misura dall'elenco a discesa (byte, Kb, Mb, Gb, Tb).
  4. Clicca sul pulsante con il segno di spunta per salvare le impostazioni.
note

Se la quota di memoria che imposti è inferiore alla memoria utilizzata dall'utente selezionato, riceverai un errore.