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Importare utenti dalla rubrica di un client di posta

Introduzione​

Il modo più semplice per aggiungere tutti i tuoi colleghi al portale è importare le informazioni di contatto memorizzate nella rubrica del tuo client di posta.

Questa guida spiega come esportare i contatti dalla rubrica di un client di posta e importarli nel tuo portale.

Passo 1. Esportare i dati da un client di posta a un file CSV​

Apri il tuo MS Outlook Express.

Vai alla sezione File del menu principale e seleziona Esporta > Rubrica.... Poi segui le istruzioni della procedura guidata per esportare i tuoi contatti in un file .csv:

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 1

  • nella finestra Strumento di Esportazione Rubrica, seleziona l'opzione File di Testo (Valori Separati da Virgola) e clicca sul pulsante Esporta,
  • imposta il nome del file risultante e la sua posizione, e clicca sul pulsante Avanti,
  • seleziona i campi da esportare: Nome, Cognome e Indirizzo Email,
  • clicca su Fine per avviare l'esportazione.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 1

Le tue informazioni di contatto saranno esportate in formato CSV nella posizione che hai selezionato.

Passo 2. Accedere a Persone​

Accedi al tuo portale e clicca sul link Persone.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 2

Se hai già effettuato l'accesso al portale e lo stai utilizzando da un po' di tempo, per accedere al modulo Persone, apri l'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 3. Caricare il file CSV creato sul portale​

Clicca sul pulsante accanto al pulsante Crea nell'angolo in alto a sinistra e seleziona l'opzione Importa Persone, oppure utilizza il pulsante Importa Persone nel pannello laterale sinistro. Si aprirà la procedura guidata Aggiungi utenti al portale.

Seleziona l'opzione Da File. Si aprirà la finestra Caricamento File. Sfoglia il tuo disco rigido per trovare il file .csv creato e clicca sul pulsante Apri.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 3

Il file verrà caricato. Se desideri sostituirlo, utilizza il link Seleziona un'altra fonte.

Passo 4. Verificare i dati del file .csv​

Nella procedura guidata Aggiungi utenti al portale, verifica le impostazioni del file .csv e imposta la corrispondenza tra i campi del file .csv e i campi sul portale necessari per aggiungere un utente.

Per un'importazione corretta, puoi modificare le impostazioni del file .csv caricato:

  • Codifica - Specifica il tipo di codifica utilizzato durante il salvataggio del tuo file .csv. Il tipo predefinito è UTF-8.
  • Delimitatore - Usa questo menu a tendina per selezionare il carattere utilizzato per separare i valori nel tuo file .csv. Il delimitatore predefinito è Virgola.
  • Delimitatore di Testo - Usa questo menu a tendina per specificare il carattere utilizzato per racchiudere i campi nel tuo file .csv.

Se il tuo file .csv ha una riga di intestazione con i nomi dei campi/colonne, seleziona la casella Mostra nomi dei campi; i nomi dei campi verranno visualizzati nella sezione Campi nel file.

How to add users using the contact information from a CSV file? Step 4

Di seguito puoi impostare la corrispondenza tra i campi del file .csv e i campi sul portale.

  • Campi nel file - una riga del tuo file .csv contenente i nomi delle colonne/campi.

  • Valori di esempio - i valori delle colonne disponibili nel file. Per aggiornare i valori, usa l'icona Aggiorna valori.

  • Campi sul portale - i campi del portale corrispondenti ai nomi dei campi/colonne del tuo file.

    Se i nomi dei campi nel file .csv caricato corrispondono ai campi obbligatori necessari per importare utenti sul portale (Nome, Cognome e Email), verranno selezionati automaticamente nella sezione Campi sul portale. Puoi anche impostare la corrispondenza selezionando manualmente il valore necessario dall'elenco.

Quando tutto è pronto, clicca sul pulsante Vai alla lista contatti in basso per procedere al passo successivo.

Passo 5. Gestire i contatti e avviare l'importazione​

Tutte le informazioni di contatto disponibili verranno visualizzate all'interno della procedura guidata Aggiungi utenti al portale.

Controlla l'elenco. Specifica il nome e il cognome dell'utente se assenti.

Per eliminare utenti dall'elenco, seleziona diversi utenti e usa il pulsante Non importare in alto o scegli la voce di menu Non importare a destra di un determinato utente.

Se desideri aggiungere utenti come ospiti, seleziona diversi utenti e usa il pulsante Ospite in alto o scegli la voce di menu Ospite a destra di un determinato utente. Per saperne di più sui diritti utente/ospite sul portale, consulta questa sezione.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 4

Quando tutto è pronto, clicca sul pulsante Aggiungi al portale per iniziare ad aggiungere.

Gli utenti selezionati verranno aggiunti immediatamente al portale e riceveranno una notifica via email con un link al tuo portale.

Se hai bisogno di aggiungere un nuovo arrivato al tuo portale e hai accesso alle sue informazioni dettagliate, utilizza l'opzione Crea Nuovo Utente.