Invitare ospiti

Introduzione

Il tipo di utente Ospite è la soluzione migliore per coloro che:

• desiderano concedere l'accesso al portale ai clienti,
• hanno bisogno di ricorrere all'aiuto di freelance/subappaltatori per svolgere alcuni lavori,
• non vogliono pagare extra per gli utenti che non partecipano alla vita del portale.

ONLYOFFICE Workspace consente di aggiungere ospiti, concedendo permessi di sola visualizzazione senza alcun costo aggiuntivo.

Per aggiungere la persona desiderata come ospite, puoi procedere in quattro modi diversi:

• utilizzare l'opzione Crea nuovo ospite,
• usare l'opzione Importa persone,
• inviare il link di invito,
• permettere l'auto-registrazione.

Questa guida descrive come fare in pochi semplici passaggi.

Crea un nuovo ospite

Se hai le informazioni dettagliate della persona che desideri aggiungere come ospite, utilizza l'opzione Crea nuovo ospite. Per farlo, accedi al modulo Persone e procedi come segue:

1. Clicca su Crea nell'angolo in alto a sinistra.

2. Seleziona l'opzione Ospite dal menu a discesa.

3. Compila i campi richiesti del modulo Crea nuovo profilo: Nome, Cognome ed Email.

4. Se necessario, crea una password temporanea cliccando sul link Imposta password.

   note

   Di default, la password deve essere lunga almeno 8 ma non più di 120 caratteri.

5. Inserisci qualsiasi informazione aggiuntiva di cui disponi.

6. Aggiungi una foto per il profilo cliccando su Modifica foto sotto l'immagine predefinita.

7. Clicca su Salva.

La persona sarà aggiunta al portale immediatamente e riceverà un invito via email.

Importa account ospiti

Se desideri aggiungere più ospiti contemporaneamente utilizzando le informazioni di contatto da diverse fonti: Web, file .csv o rubrica del client di posta, utilizza l'opzione Importa persone. Per farlo, accedi al modulo Persone e procedi come segue:

1. Clicca sull'icona Altre azioni nell'angolo in alto a sinistra.

2. Seleziona l'opzione Importa persone dal menu a discesa.

3. Nel wizard Aggiungi utenti al portale aperto, seleziona la fonte da cui desideri importare le informazioni di contatto:

   • Clicca su Da file per importare le informazioni di contatto dal file .csv precedentemente creato o dal file .csv di MS Outlook Express, quindi carica il file necessario, verifica i dati e clicca su Vai alla lista contatti.
   • Clicca su Google e concedi l'accesso all'account selezionato per importare le informazioni di contatto dal web.
   • Clicca su Manuale per aggiungere manualmente le informazioni di contatto di diversi ospiti alla lista.

4. Verifica le informazioni importate visualizzate nel wizard Aggiungi utenti al portale.
5. Specifica il nome e il cognome della persona, se assenti.
6. Seleziona diversi utenti e clicca su Ospite in alto, oppure utilizza la voce di menu Ospite a destra di un determinato utente.
7. Clicca su Aggiungi al portale.

Le persone selezionate saranno aggiunte al portale immediatamente e riceveranno un invito via email.

Invita ospiti

Se desideri invitare ogni cliente personalmente invece di inviare loro l'invito generato automaticamente, o se non hai tempo per compilare ogni profilo, puoi utilizzare l'opzione Link di Invito. Per farlo, segui i passaggi seguenti:

1. Clicca sull'icona Altre azioni nell'angolo in alto a sinistra e seleziona l'opzione Link di Invito.
2. Spunta la casella Aggiungi utenti come ospiti sotto il campo del link.
3. Clicca sull'opzione Copia il link o utilizza le combinazioni di tasti Ctrl+A e Ctrl+C per copiare l'intero link.
4. Incolla il link in un messaggio e invialo al cliente che desideri invitare.

note

Ricorda di informare i tuoi clienti che il link è valido solo per sette giorni.

Dopo che la persona invitata seguirà il link e inserirà il suo indirizzo email, nome, cognome e password, sarà automaticamente aggiunta al tuo portale, e sarai notificato dell'aggiunta di un nuovo utente.

note

Se sei l'unico utente sul portale e hai bisogno di invitare rapidamente nuovi membri, puoi utilizzare l'icona Invita utenti al portale per generare il link di invito. Questa icona è disponibile nel pannello laterale sinistro in ogni modulo del portale.

Permetti auto-registrazione degli ospiti

Se desideri consentire alle persone di unirsi al tuo portale autonomamente, configura le impostazioni del Dominio Email Fidato in modo che chiunque abbia un indirizzo email su un server di posta fidato possa accedere al tuo portale cliccando sul link Clicca qui per unirti nella pagina di Accesso. Per farlo, segui i passaggi seguenti:

1. Clicca sull'icona in cima alla pagina o apri il menu a discesa Scegli accanto al logo del tuo portale e scegli l'opzione Impostazioni.
2. Seleziona la sottosezione Accesso al Portale della sezione Sicurezza.
3. Scorri verso il basso fino alla sezione Impostazioni del Dominio Email Fidato.
4. Spunta il pulsante di opzione Domini personalizzati.
5. Clicca sul link Aggiungi dominio fidato.
6. Inserisci il server di posta fidato nel campo che appare sotto.
7. Spunta la casella Aggiungi utenti come ospiti sotto i campi del server.
8. Clicca su Salva in fondo alla sezione.

Da questo momento, qualsiasi persona che abbia un account sul server di posta specificato potrà unirsi al tuo portale.

Gli utenti aggiunti come ospiti avranno permessi molto limitati sul tuo portale. Puoi sempre cambiare il loro tipo da Ospite a Utente per concedere diritti di accesso estesi. Tieni presente che in questo caso saranno inclusi nel piano tariffario, e se il loro numero supera il massimo consentito, dovrai aggiornare il tuo abbonamento.