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ONLYOFFICE Docs 9.3 rilasciato
Questo articolo è stato tradotto dall’AI

Come funziona

ONLYOFFICE Mail è uno strumento che ti permette di lavorare con i messaggi email direttamente sul tuo portale. Offre una varietà di funzionalità standard implementate in qualsiasi altro client email:

  • collegare caselle di posta,
  • ricevere e inviare messaggi email,
  • utilizzare la rubrica e gestire i contatti,
  • configurare una firma,
  • utilizzare la funzione di risposta automatica,
  • stampare messaggi.

Inoltre, ONLYOFFICE Mail offre funzionalità utili che non sono disponibili quando si lavora con altri client email, permettendoti di aggiungere informazioni ad altre entità sul portale. Ad esempio, puoi:

  • salvare automaticamente documenti dagli allegati in una cartella condivisa sul portale,
  • aggiungere nuovi contatti nel modulo CRM,
  • collegare la cronologia della corrispondenza con un contatto/opportunità/caso CRM,
  • aggiungere eventi nel Calendario.

Questo è uno degli strumenti del portale utilizzati per creare uno spazio di lavoro unico e rendere le comunicazioni aziendali e le relazioni con i clienti più comode ed efficienti. Oltre alle opzioni sopra menzionate, ONLYOFFICE Mail ti permette di:

  • inviare fatture ai tuoi clienti direttamente dal sistema CRM,
  • allegare qualsiasi documento memorizzato sul portale ai messaggi email.

Nel modulo ONLYOFFICE Mail, è anche possibile utilizzare ONLYOFFICE Mail Server che offre le seguenti funzionalità:

  • connettere il tuo dominio,
  • creare caselle di posta aziendali,
  • aggiungere alias,
  • creare gruppi di posta.

Per comprendere meglio le caratteristiche speciali di ONLYOFFICE Mail e le differenze rispetto ad altri client email come Thunderbird o MS Outlook, dovresti sapere cosa è l'email come fenomeno e come avviene il processo di invio e ricezione delle email in altri client email.

Come funzionano i client email più comuni?

L'email è una soluzione client/server. Quando si inviano e ricevono messaggi email da un client email, le seguenti applicazioni lato client e lato server interagiscono:

  • MUA - Mail User Agent che ti permette di visualizzare i messaggi in arrivo e trasferisce i messaggi in uscita al server di posta,
  • MTA - Mail Transfer Agent che trasferisce i messaggi tra server,
  • MDA - Mail Delivery Agent che riceve i messaggi in arrivo e li consegna alla casella di posta del destinatario.

Il processo di invio dei messaggi da un client email avviene come segue:

  1. Il mittente trasferisce un messaggio email dal client email al server di posta tramite il protocollo SMTP.
    • Il client email del mittente si connette al suo server di posta in uscita.
    • Una volta stabilita la connessione con il server di posta, le informazioni sul mittente dell'email, il destinatario e la data di invio vengono trasmesse al server.
  2. Il server di posta del mittente trasferisce il messaggio email al server di posta del destinatario tramite il protocollo SMTP.
    • Il server di posta mette in coda il messaggio. Prima che il messaggio venga effettivamente inviato, il server verifica se sono soddisfatte diverse condizioni.
    • Il server di posta del mittente si riferisce al Sistema dei Nomi di Dominio (DNS) e verifica se esistono i record A e MX per il dominio specificato nell'indirizzo email del destinatario.
      • Il record A permette agli utenti di ottenere un indirizzo IP esterno associato a un nome di dominio.
      • Il record MX permette agli utenti di scoprire dove si trova il server di posta che riceve la posta per un dominio.
    • Il server di posta del mittente verifica se la porta 25, responsabile della consegna del messaggio, è aperta sul server di posta in arrivo del destinatario.
    • Se tutti i requisiti sono soddisfatti, il server di posta del mittente si riferisce al server di posta del destinatario, lo informa dell'intenzione di inviare il messaggio e trasferisce le informazioni sul mittente dell'email e su un certo destinatario. Se questo destinatario esiste, il corpo del messaggio viene inviato.
    • Il server di posta del destinatario scarica il messaggio e lo controlla per spam o virus. Se il messaggio supera tutti i controlli, viene collocato nella memoria. Se il messaggio non supera un controllo, può essere rifiutato.
  3. Il destinatario si connette al suo server di posta tramite il protocollo POP3 o IMAP4, scarica il messaggio e dopo può visualizzarlo nell'interfaccia del client email.

    Le principali differenze tra i protocolli POP3 e IMAP4 sono nei seguenti fatti:

    • Il protocollo POP3 scarica completamente un intero messaggio email sul computer dell'utente. Questo non garantisce la sincronizzazione inversa. Tutte le azioni eseguite con un messaggio nell'applicazione lato client (ad esempio, lettura, spostamento) non vengono trasferite al server e non possono essere visualizzate in altri client email.
    • Il protocollo IMAP4 permette agli utenti di lavorare con il server di posta senza scaricare l'intero messaggio, ma scaricando la visualizzazione dello stato per i messaggi email sul server. Un utente può visualizzare solo le intestazioni delle email e scaricare selettivamente i messaggi che desidera leggere cliccando sull'intestazione necessaria. Questo protocollo garantisce la sincronizzazione inversa.

Particolarità dell'implementazione di ONLYOFFICE Mail

ONLYOFFICE Mail include i seguenti componenti principali:

  1. Mail Aggregator - un servizio che raccoglie messaggi email da altre caselle di posta.

    I seguenti componenti sono anche utilizzati per garantire il funzionamento dell'aggregatore di posta:

    • Proprio archivio email,
    • L'API dell'archivio email,
    • Server HTTP che elabora le richieste a questa API. È anche responsabile dell'invio delle email.

    Nell'interfaccia utente con un set di cartelle standard, puoi connettere caselle di posta esistenti specificando il tuo login, password e impostazioni per la connessione a un server di posta. L'aggregatore di posta scaricherà i messaggi email dalle caselle di posta connesse nell'archivio tramite il protocollo utilizzato per il recupero delle email (POP3 o IMAP4) specificato nelle impostazioni di connessione. Sarai in grado di visualizzare i messaggi ricevuti e inviare email da qualsiasi delle caselle di posta connesse.

    L'aggregatore di posta funziona sempre con un ritardo. Se ci sono molti utenti sul tuo portale, è possibile utilizzare un numero di impostazioni per garantire che i messaggi email per tutti gli utenti siano consegnati in un certo periodo di tempo. Prima l'aggregatore raccoglie i nuovi messaggi, e poi raccoglie tutti gli altri. È anche possibile raccogliere messaggi solo per gli ultimi 30 giorni, o dare priorità agli utenti attivi del portale.

    Nessuna delle azioni eseguite nel nostro client viene trasferita al server di origine, con l'unica eccezione: un messaggio inviato viene collocato nella cartella "Inviati" sul server.

  2. Mail Server - un insieme di prodotti software che permette agli utenti di inviare e ricevere messaggi email dall'interfaccia ONLYOFFICE Mail utilizzando nomi di dominio propri.

    I seguenti componenti sono anche utilizzati per garantire il funzionamento del server di posta:

    • MailServer API - un insieme di funzioni per connettere nomi di dominio propri, creare e configurare caselle di posta, alias e gruppi di posta.
    • MailServer WebUI - la pagina di amministrazione utilizzata per l'interazione con l'API MailServer.
    • Mail Aggregator, che è descritto sopra.

Le principali differenze tra ONLYOFFICE Mail e altri programmi email sono nei seguenti fatti:

  • ONLYOFFICE Mail Server supporta i protocolli SMTP, IMAP e POP3, ma i messaggi email vengono inviati utilizzando il server HTTP.
  • ONLYOFFICE Mail Server non ha un proprio client email. L'Mail Aggregator viene utilizzato per lavorare con ONLYOFFICE Mail Server, come per l'interazione con qualsiasi altro server di posta di terze parti.

Questo comporta alcune restrizioni. Ad esempio, non è possibile implementare un'operazione completa tramite il protocollo IMAP.

Se un server di posta ha il proprio client email, non ci sono restrizioni sul numero di connessioni dallo stesso indirizzo IP tra le applicazioni lato client e lato server, mentre tali restrizioni esistono sempre quando si lavora con client di terze parti.

Poiché ONLYOFFICE Mail lavora con l'aggregatore di posta piuttosto che con un client email dedicato, questa restrizione può funzionare se ci sono molti utenti sul portale perché tutte le caselle di posta degli utenti sono sullo stesso indirizzo IP.

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