Gestione della documentazione aziendale
Introduzione
Creare uno spazio di archiviazione ben organizzato per la documentazione aziendale può aiutarti a risparmiare tempo e aumentare considerevolmente la produttività e l'efficienza del lavoro.
Il portale ti offre uno spazio comune per archiviare la documentazione aziendale - la sezione Comune - e ti consente di strutturarla come desideri: creando cartelle e impostando permessi per esse.
Questa guida descrive come farlo.
Passo 1. Accedi ai Documenti
Accedi al tuo portale ONLYOFFICE e clicca sul link Documenti.
Se hai già effettuato l'accesso al portale e lo stai utilizzando da un po', puoi accedere al modulo Documenti da qualsiasi pagina del portale: apri il menu a tendina nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.
Passo 2. Crea una struttura
Si apre la cartella I miei documenti.
Il modo più semplice per strutturare la documentazione aziendale è organizzarla per gruppi creando una directory comune per ogni reparto aziendale.
Passa alla sezione Comune cliccando sul link corrispondente nel pannello laterale sinistro. Clicca su Crea nell'angolo in alto a sinistra e seleziona l'opzione Cartella dal menu a tendina. Inserisci un nome per la tua cartella, ad esempio il titolo di un reparto, e clicca sull'icona Crea 
.
La cartella con il nome specificato verrà creata nella sezione Comune. Allo stesso modo puoi creare tutte le cartelle che desideri.
Passo 3. Imposta i permessi
Per impostazione predefinita, tutti i file e le cartelle inseriti nella sezione Comune sono disponibili per tutti gli utenti del portale. Per limitare l'accesso, imposta i permessi per tutte le cartelle create.
Clicca sul pulsante Accesso a destra della cartella necessaria o utilizza l'opzione Impostazioni condivisione dal menu contestuale per aprire la finestra Impostazioni accesso.
Per prima cosa, blocca l'accesso Sola lettura concesso per impostazione predefinita a tutti gli utenti del portale. Punta alla linea Tutti, clicca sul link Sola lettura e seleziona l'opzione Nega accesso dall'elenco.
Ora, per dare accesso a questa cartella a uno dei reparti aziendali, clicca su Aggiungi utenti nella parte superiore della finestra e seleziona il gruppo necessario.
Per concedere l'accesso completo, in modo che gli utenti del gruppo selezionato possano non solo visualizzare i documenti, ma anche crearli e modificarli, nonché caricare e spostare file direttamente in questa cartella, clicca sul link Sola lettura e scegli l'opzione Accesso completo.
Per applicare le modifiche, clicca su Salva.
Puoi impostare i permessi per più file o cartelle contemporaneamente.
Seleziona gli elementi che desideri condividere con gli utenti del portale e clicca su Impostazioni condivisione. Nella finestra Impostazioni accesso che si apre vedrai tutti gli utenti e i gruppi che hanno accesso agli elementi della cartella selezionata. Se vedi il link Varie davanti al nome dell'utente, significa che ha diversi livelli di accesso agli elementi selezionati.
Se desideri impostare gli stessi permessi di accesso agli elementi della cartella selezionata per un utente o un gruppo, clicca sul link Varie e seleziona una delle opzioni di accesso disponibili.
Per applicare le modifiche, clicca su Salva.
All'interno della finestra Impostazioni accesso, puoi anche cambiare il proprietario della cartella, se necessario. Clicca sul nome del proprietario, seleziona un altro utente dall'elenco e clicca su Salva. Se i file o le cartelle selezionati per i quali imposti i permessi hanno proprietari diversi, è possibile cambiare il proprietario solo per ciascun elemento separatamente. A tal fine, fai clic con il tasto destro sull'elemento nell'elenco e utilizza l'opzione Accesso > Cambia proprietario dal menu contestuale del file o della cartella. Nella finestra Cambia proprietario che si apre, seleziona un altro utente dall'elenco e clicca su Salva.
Passo 4. Organizza i documenti
Per posizionare i documenti nelle cartelle appropriate, seleziona le caselle accanto ai documenti necessari, clicca su Sposta in e seleziona la cartella in cui desideri spostare i tuoi documenti.
Il documento verrà posizionato nella cartella selezionata.
È anche possibile caricare nuovi file direttamente nella cartella creata accedendovi e utilizzando il pulsante Carica nell'angolo in alto a sinistra della pagina. I diritti impostati per la cartella verranno applicati a tutti i documenti inseriti e caricati in essa.