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Come funziona

ONLYOFFICE Mail è uno strumento che permette di lavorare con i messaggi email direttamente sul tuo portale. Offre una serie di funzionalità standard implementate in qualsiasi altro client di posta:

  • collegamento delle caselle di posta,
  • ricezione e invio di messaggi email,
  • uso della rubrica e gestione dei contatti,
  • impostazione di una firma,
  • uso della funzione di risposta automatica,
  • stampa dei messaggi.

Inoltre, ONLYOFFICE Mail offre funzionalità non disponibili in altri client di posta, permettendo di collegare le informazioni ad altre entità del portale. Ad esempio, puoi:

  • salvare automaticamente i documenti degli allegati in una cartella condivisa sul portale,
  • aggiungere nuovi contatti al modulo CRM,
  • collegare la cronologia della corrispondenza a un contatto/opportunità/caso del CRM,
  • aggiungere eventi al Calendario.

Questo è uno degli strumenti del portale usati per creare un unico spazio di lavoro e rendere le tue comunicazioni aziendali e le relazioni con i clienti più comode ed efficienti. Oltre alle opzioni sopra indicate, ONLYOFFICE Mail ti permette di:

  • inviare fatture ai tuoi clienti direttamente dal modulo CRM,
  • allegare ai messaggi email qualsiasi documento archiviato sul portale.

Nel modulo ONLYOFFICE Mail è anche possibile usare ONLYOFFICE Mail Server, che offre le seguenti funzionalità:

  • collegare il tuo dominio,
  • creare caselle di posta aziendali,
  • aggiungere alias,
  • creare gruppi di posta.

Per comprendere meglio le caratteristiche speciali di ONLYOFFICE Mail e le differenze rispetto ad altri client di posta come Thunderbird o MS Outlook, è utile sapere cos'è l'email come fenomeno e come avviene il processo di invio e ricezione delle email in altri client di posta.

Come funzionano i client di posta più comuni?​

L'email è una soluzione client/server. Quando si inviano e si ricevono messaggi email da un client di posta, interagiscono le seguenti applicazioni lato client e lato server:

  • MUA - Mail User Agent, che permette di visualizzare i messaggi in arrivo e trasferisce i messaggi in uscita al server di posta,
  • MTA - Mail Transfer Agent, che trasferisce i messaggi tra i server,
  • MDA - Mail Delivery Agent, che riceve i messaggi in arrivo e li consegna nella casella di posta del destinatario.

Interazione tra client e server di posta

I messaggi vengono inviati da un client di posta nel modo seguente:

  1. Il mittente trasferisce un messaggio email dal client di posta al server di posta tramite il protocollo SMTP.

    • Il client di posta del mittente si connette al proprio server di posta in uscita.
    • Una volta stabilita la connessione con il server di posta, al server vengono trasmesse le informazioni su mittente, destinatario e data di invio dell'email.

  2. Il server di posta del mittente trasferisce il messaggio email al server di posta del destinatario tramite il protocollo SMTP.

    • Il server di posta mette il messaggio in coda. Prima dell'invio effettivo del messaggio, il server verifica se sono soddisfatte diverse condizioni.
    • Il server di posta del mittente consulta il Domain Name System (DNS) e verifica se esistono i record A e MX per il dominio specificato nell'indirizzo email del destinatario.
      • Il record A permette di ottenere un indirizzo IP esterno associato a un nome di dominio.
      • Il record MX permette di scoprire dove si trova il server di posta che riceve la posta per un dominio.
    • Il server di posta del mittente verifica se la porta 25, responsabile della consegna dei messaggi, è aperta sul server di posta in entrata del destinatario.
    • Se tutti i requisiti sono soddisfatti, il server di posta del mittente si rivolge al server di posta del destinatario, lo informa dell'intenzione di inviare il messaggio e trasferisce le informazioni sul mittente e su un determinato destinatario. Se questo destinatario esiste, viene inviato il corpo del messaggio.
    • Il server di posta del destinatario scarica il messaggio e lo controlla alla ricerca di spam o virus. Se il messaggio supera tutti i controlli, viene collocato nell'archivio. Se il messaggio non supera un controllo, può essere rifiutato.

  3. Il destinatario si connette al server di posta tramite il protocollo POP3 o IMAP4, scarica il messaggio e può poi visualizzarlo nell'interfaccia del client di posta.

    Le principali differenze tra i protocolli POP3 e IMAP4 sono le seguenti:

    • Il protocollo POP3 scarica un messaggio email interamente sul computer dell'utente. Non supporta la sincronizzazione inversa. Tutte le azioni eseguite su un messaggio nell'applicazione lato client (ad esempio lettura, spostamento) non vengono trasferite al server e non possono essere visualizzate in altri client di posta.
    • Il protocollo IMAP4 permette agli utenti di lavorare con il server di posta senza scaricare l'intero messaggio, scaricando invece la visualizzazione dello stato dei messaggi email sul server. L'utente può visualizzare solo le intestazioni delle email e scaricare selettivamente i messaggi cliccando sull'intestazione corrispondente. Questo protocollo garantisce la sincronizzazione inversa.

Dettagli di implementazione di ONLYOFFICE Mail​

ONLYOFFICE Mail include i seguenti componenti principali:

  1. Mail Aggregator - un servizio che raccoglie i messaggi email da altre caselle di posta.

    Per garantire il funzionamento dell'aggregatore di posta vengono utilizzati anche i seguenti componenti:

    • archivio email proprio,
    • l'API dell'archivio email,
    • server HTTP che elabora le richieste a questa API. È anche responsabile dell'invio delle email.

    Nell'interfaccia utente con un set di cartelle standard puoi collegare caselle di posta esistenti specificando il tuo login, la password e le impostazioni per la connessione a un server di posta. L'aggregatore di posta scaricherà i messaggi email dalle caselle collegate nell'archivio tramite il protocollo di ricezione della posta (POP3 o IMAP4) specificato nelle impostazioni di connessione. Potrai visualizzare i messaggi ricevuti e inviare email da una qualsiasi delle caselle collegate.

    L'aggregatore di posta lavora sempre con un ritardo. Se sul tuo portale ci sono molti utenti, è possibile usare diverse impostazioni per garantire che i messaggi email di tutti gli utenti vengano consegnati entro un certo periodo di tempo. Prima l'aggregatore raccoglie i nuovi messaggi e poi tutti gli altri. È anche possibile raccogliere i messaggi solo degli ultimi 30 giorni o dare priorità agli utenti attivi del portale.

    Nessuna delle azioni eseguite nel client viene trasferita al server di origine, con una sola eccezione: un messaggio inviato viene collocato nella cartella "Posta inviata" sul server.

  2. Mail Server - un insieme di prodotti software che permette agli utenti di inviare e ricevere messaggi email dall'interfaccia di ONLYOFFICE Mail usando nomi di dominio propri.

    Per garantire il funzionamento del server di posta vengono utilizzati anche i seguenti componenti:

    • MailServer API - un insieme di funzioni per collegare nomi di dominio propri, creare e configurare caselle di posta, alias e gruppi di posta.
    • MailServer WebUI - la pagina di amministrazione usata per l'interazione con l'API MailServer.
    • Mail Aggregator, descritto sopra.

Le principali differenze tra ONLYOFFICE Mail e altri programmi di posta sono le seguenti:

  • ONLYOFFICE Mail Server supporta i protocolli SMTP, IMAP e POP3, ma i messaggi email vengono inviati tramite server HTTP.
  • ONLYOFFICE Mail Server non ha un proprio client di posta. Il Mail Aggregator viene usato per lavorare con ONLYOFFICE Mail Server, come per l'interazione con qualsiasi altro server di posta di terze parti.

Ne derivano alcune limitazioni. Ad esempio, non è possibile implementare un funzionamento completo tramite il protocollo IMAP.

Se un server di posta ha un proprio client di posta, non ci sono limitazioni sul numero di connessioni dallo stesso indirizzo IP tra le applicazioni lato client e lato server, mentre tali limitazioni esistono sempre quando si lavora con client di terze parti.

Poiché ONLYOFFICE Mail lavora con l'aggregatore di posta anziché con un client di posta dedicato, questa limitazione può applicarsi se sul portale ci sono molti utenti, perché le caselle di posta di tutti gli utenti si trovano sullo stesso indirizzo IP.