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Organizzare l'invio di email di massa

Introduzione​

Il modulo CRM ti permette di inviare email di massa direttamente ai tuoi contatti senza usare un client di posta esterno.

Questa guida descrive come farlo.

Passaggio 1. Configura il server SMTP​

ONLYOFFICE Workspace ti permette di inviare messaggi senza aprire alcun software client di posta esterno; ti basta specificare i parametri del server SMTP del servizio di posta che usi abitualmente. Potrai inviare email ai tuoi clienti dal tuo indirizzo email abituale tramite l'interfaccia del portale.

note

ONLYOFFICE Workspace non fornisce un server SMTP integrato; offre semplicemente un'interfaccia ai servizi di posta esistenti presso i quali hai un account.

Per configurare le impostazioni SMTP:

  1. Vai alla sezione Impostazioni del portale. Per farlo, clicca sull'icona Icona Impostazioni nell'angolo in alto a destra.
  2. Seleziona la scheda Integrazione.
  3. Apri la pagina Impostazioni SMTP.
  4. Nella sezione Impostazioni SMTP, compila i campi necessari. Puoi ottenere le impostazioni specifiche dal tuo provider del servizio di posta:

    • Nel campo Host, inserisci il nome host del tuo server SMTP, ad esempio smtp.domain.com.

    • Specifica il numero di Porta utilizzato dal server SMTP. Si consiglia di usare la porta 587 o 25.

    • Seleziona la casella Autenticazione se il server SMTP richiede l'autenticazione.

    • Compila i campi Login host e Password host.

      note

      Il login host è l'indirizzo della tua casella di posta sul server di posta per cui specifichi le impostazioni SMTP. La password host è la password che usi per accedere alla casella di posta corrispondente. Assicurati che il tuo indirizzo email e la tua password siano validi.

    • Seleziona la casella Autenticazione tramite NTLM per poter accedere usando SaslMechanismNtlm.

    • Inserisci il nome desiderato nel campo Nome visualizzato del mittente.

    • Specifica l'indirizzo email corrispondente nel campo Indirizzo email del mittente. Deve coincidere con quello specificato nel campo Login host.

  5. Seleziona la casella Abilita SSL per attivare le connessioni crittografate.
  6. Clicca su Salva.
  7. Per verificare se le impostazioni specificate sono corrette, clicca su Invia email di prova. Se le impostazioni sono corrette, riceverai il Messaggio di prova SMTP all'indirizzo email specificato nel tuo profilo utente sul portale.

Come organizzare l'invio di email di massa? Passaggio 1

Passaggio 2. Accedi al CRM​

Accedi al tuo portale e clicca sul link CRM.

Come organizzare l'invio di email di massa? Passaggio 2

Se hai già effettuato l'accesso e usi il portale da un po' di tempo, puoi accedere al modulo CRM da qualsiasi pagina del portale: usa l'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passaggio 3. Crea una mailing list​

La tua mailing list può contenere fino a 50 destinatari. Per crearla, seleziona nell'elenco Contatti i contatti a cui vuoi inviare la tua email. Per facilitare la ricerca dei contatti di cui hai bisogno, usa il filtro sopra l'elenco dei contatti.

Verifica che tutti i contatti selezionati abbiano l'indirizzo email specificato. In caso contrario, per aggiungere l'indirizzo, clicca sul pulsante Azioni Pulsante Azioni a destra, seleziona l'opzione Aggiungi email dall'elenco a discesa e inserisci l'indirizzo nel campo che appare. Per confermarlo, premi il tasto Invio.

Come organizzare l'invio di email di massa? Passaggio 3

Quando tutti i contatti sono selezionati, clicca su Invia email sopra l'elenco dei contatti e seleziona l'opzione SMTP interno (massimo 50 destinatari).

note

Se vuoi inviare le email usando un software di invio esterno, seleziona l'opzione Genera elenco per programma esterno dall'elenco a discesa.

Passaggio 4. Componi un messaggio​

Quando tutte le impostazioni sono configurate, si aprirà la pagina Componi email.

Nel campo Da: vedrai il nome e l'indirizzo email del mittente indicati durante la configurazione del server SMTP. Il campo A: mostra il numero di contatti selezionati.

Devi solo inserire l'Oggetto della tua lettera e scrivere il messaggio. La Barra degli strumenti di formattazione ti aiuta a formattare il testo cambiando stile e colore del carattere, allineamento, dimensione, ecc.

Come organizzare l'invio di email di massa? Passaggio 4

Se hai bisogno di aggiungere variabili al tuo messaggio, usa i Tag personali.

Se vuoi aggiungere il nome del destinatario alla formula di saluto, posiziona il cursore del mouse nel punto in cui vuoi aggiungere la variabile, poi seleziona un tag appropriato dall'elenco a discesa e clicca su Aggiungi al corpo della lettera. In questo caso saranno Nome e Cognome, poiché la lettera viene inviata a Persone. Di conseguenza vedrai la seguente riga: Dear $(Person.First Name) $(Person.Last Name).

I dati necessari verranno presi automaticamente dal tuo database clienti del CRM.

Come organizzare l'invio di email di massa? Passaggio 4

Puoi anche allegare un file al tuo messaggio. Clicca sul link Mostra pannello allegati sotto il campo Corpo della lettera e, usando il pulsante Allega file, cerca sul tuo disco rigido il file che ti serve.

Seleziona la casella Memorizza questo messaggio nella cronologia per aggiungere l'evento corrispondente alla cronologia delle interazioni di ogni contatto della mailing list.

Passaggio 5. Anteprima e avvio dell'invio​

Per visualizzare l'anteprima del risultato, clicca su Avanti (per l'anteprima) sotto il campo Corpo della lettera.

note

Alla tua lettera verrà aggiunta la filigrana di testo Powered by ONLYOFFICE.com.

Come organizzare l'invio di email di massa? Passaggio 5

Se sei soddisfatto del risultato, clicca su Invia per avviare l'invio.