Utilizzo della Stampa Unione

Nota: questa opzione è disponibile solo nella versione online.

La funzione di Stampa Unione viene utilizzata per creare un insieme di documenti combinando un contenuto comune preso da un documento di testo e alcuni componenti individuali (variabili, come nomi, saluti, ecc.) presi da un foglio di calcolo (ad esempio, una lista di clienti). Può essere utile se hai bisogno di creare molte lettere personalizzate e inviarle ai destinatari.

• Prepara una fonte dati e caricala nel documento principale
  1. Una fonte dati utilizzata per la stampa unione deve essere un foglio di calcolo .xlsx memorizzato sul tuo portale. Apri un foglio di calcolo esistente o creane uno nuovo e assicurati che soddisfi i seguenti requisiti.
  2. Il foglio di calcolo dovrebbe avere una riga di intestazione con i titoli delle colonne, poiché i valori nella prima cella di ciascuna colonna designeranno i campi di unione (cioè, variabili che puoi inserire nel testo). Ogni colonna dovrebbe contenere un insieme di valori effettivi per una variabile. Ogni riga nel foglio di calcolo dovrebbe corrispondere a un record separato (cioè, un insieme di valori che appartiene a un certo destinatario). Durante il processo di unione, verrà creata una copia del documento principale per ciascun record e ogni campo di unione inserito nel testo principale verrà sostituito con un valore effettivo dalla colonna corrispondente. Se intendi inviare i risultati via email, il foglio di calcolo deve includere anche una colonna con gli indirizzi email dei destinatari.
  3. Apri un documento di testo esistente o creane uno nuovo. Deve contenere il testo principale, che sarà lo stesso per ogni versione del documento unito. Clicca sull'icona Stampa Unione nella scheda Collaborazione della barra degli strumenti superiore e seleziona la posizione della fonte dati: Da File, Da URL o Da Archivio.

     

  4. Seleziona il file necessario o incolla un URL e clicca su OK.

     Una volta caricata la fonte dati, la scheda Impostazioni Stampa Unione sarà disponibile sulla barra laterale destra.

     

• Verifica o modifica la lista dei destinatari
  1. Clicca sul pulsante Modifica lista destinatari in cima alla barra laterale destra per aprire la finestra Destinatari Stampa Unione, dove viene visualizzato il contenuto della fonte dati selezionata.

     

  2. Nella finestra aperta, puoi aggiungere nuove informazioni, modificare o eliminare i dati esistenti se necessario. Per semplificare il lavoro con i dati, puoi utilizzare le icone in cima alla finestra:
     • e - per copiare e incollare i dati copiati
     • e - per annullare e ripetere azioni annullate
     • e - per ordinare i tuoi dati all'interno di un intervallo di celle selezionato in ordine crescente o decrescente
     • - per abilitare il filtro per l'intervallo di celle precedentemente selezionato o per rimuovere il filtro applicato
     • - per cancellare tutti i parametri di filtro applicati

       Nota: per saperne di più su come utilizzare il filtro, consulta la sezione Ordina e filtra dati dell'aiuto del Editor di Fogli di Calcolo.

     • - per cercare un certo valore e sostituirlo con un altro, se necessario

       Nota: per saperne di più su come utilizzare lo strumento Trova e Sostituisci, consulta la sezione Funzioni di Ricerca e Sostituzione dell'aiuto del Editor di Fogli di Calcolo.

  3. Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca sul pulsante Salva & Esci. Per annullare le modifiche, clicca sul pulsante Chiudi.
• Inserisci i campi di unione e verifica i risultati
  1. Posiziona il cursore del mouse dove il campo di unione dovrebbe essere inserito, clicca sul pulsante Inserisci Campo di Unione sulla barra laterale destra e seleziona il campo necessario dall'elenco. I campi disponibili corrispondono ai dati nella prima cella di ciascuna colonna della fonte dati selezionata. Tutti i campi richiesti possono essere aggiunti ovunque.

     

  2. Attiva l'interruttore Evidenzia campi di unione sulla barra laterale destra per rendere i campi inseriti più visibili nel testo.

     

  3. Attiva l'interruttore Anteprima risultati sulla barra laterale destra per visualizzare il testo con i campi di unione sostituiti con valori effettivi dalla fonte dati. Usa i pulsanti freccia per visualizzare in anteprima le versioni del documento unito per ciascun record.

     

  • Per eliminare un campo inserito, disabilita la modalità Anteprima risultati, seleziona il campo con il mouse e premi il tasto Canc sulla tastiera.
  • Per sostituire un campo inserito, disabilita la modalità Anteprima risultati, seleziona il campo con il mouse, clicca sul pulsante Inserisci Campo di Unione sulla barra laterale destra e scegli un nuovo campo dall'elenco.
• Specifica i parametri di unione
  1. Seleziona il tipo di unione. Puoi iniziare l'invio di massa o salvare il risultato come file PDF o DOCX per stamparlo o modificarlo successivamente. Seleziona l'opzione necessaria dall'elenco Unisci a:

     

     • PDF - per creare un unico documento PDF che include tutte le copie unite che possono essere stampate successivamente
     • DOCX - per creare un unico documento DOCX che include tutte le copie unite che possono essere modificate individualmente successivamente
     • Email - per inviare i risultati ai destinatari tramite email

       Nota: gli indirizzi email dei destinatari devono essere specificati nella fonte dati caricata, e devi avere almeno un account email connesso nel modulo Mail sul tuo portale.

  2. Scegli tutti i record richiesti da applicare:
     • Tutti i record (questa opzione è selezionata per impostazione predefinita) - per creare documenti uniti per tutti i record dalla fonte dati caricata
     • Record corrente - per creare un documento unito per il record attualmente visualizzato
     • Da ... A - per creare documenti uniti per un intervallo di record (in questo caso devi specificare due valori: il numero del primo record e l'ultimo record nell'intervallo desiderato)

       Nota: la quantità massima consentita di destinatari è 100. Se hai più di 100 destinatari nella tua fonte dati, per favore, esegui la stampa unione per fasi: specifica i valori da 1 a 100, attendi fino al termine del processo di stampa unione, quindi ripeti l'operazione specificando i valori da 101 a N, ecc.

  3. Completa l'unione
     • Se hai deciso di salvare i risultati dell'unione come file,
       • clicca sul pulsante Scarica per salvare il file sul tuo PC. Troverai il file scaricato nella tua cartella predefinita Download.
       • clicca sul pulsante Salva per salvare il file sul tuo portale. Nella finestra Cartella per il salvataggio aperta, puoi cambiare il nome del file e specificare la cartella dove vuoi salvare il file. Puoi anche selezionare la casella Apri documento unito in una nuova scheda per controllare il risultato quando il processo di unione è terminato. Infine, clicca su Salva nella finestra Cartella per il salvataggio.
     • Se hai selezionato l'opzione Email, il pulsante Unisci sarà disponibile sulla barra laterale destra. Dopo averlo cliccato, si aprirà la finestra Invia a Email:

       

       • Nell'elenco Da, seleziona l'account email richiesto se hai diversi account connessi al modulo Mail.
       • Nell'elenco A, seleziona il campo di unione corrispondente agli indirizzi email dei destinatari, se questa opzione non è stata selezionata automaticamente.
       • Inserisci l'oggetto del tuo messaggio nel campo Oggetto.
       • Seleziona il formato della mail dall'elenco: HTML, Allega come DOCX o Allega come PDF. Quando una delle ultime due opzioni è selezionata, devi anche specificare il Nome del file per gli allegati e inserire il Messaggio (il testo della tua lettera che sarà inviato ai destinatari).
       • Clicca sul pulsante Invia.

       Una volta terminato l'invio, riceverai una notifica all'email specificata nel campo Da.