Condividere file e cartelle

Tipi di accesso disponibili

Utilizzando l'app Documents, puoi condividere un file/cartella con gli utenti/gruppi del tuo portale o fornire l'accesso a un file a chiunque altro condividendo un link a un documento. Possono essere selezionati i seguenti tipi di accesso:

• Accesso completo — l'utente o il gruppo sarà in grado di visualizzare e modificare i contenuti del documento/cartella.
• Compilazione moduli — l'utente o il gruppo sarà in grado solo di visualizzare il modulo e compilare i campi del modulo inseriti in esso.
• Commento — l'utente o il gruppo sarà in grado solo di visualizzare il documento e aggiungere commenti, nonché gestirli.
• Revisione — l'utente o il gruppo sarà in grado di suggerire correzioni senza modificare effettivamente il documento (questa opzione è disponibile solo per i file .docx).
• Sola lettura — l'utente o il gruppo sarà in grado solo di visualizzare i contenuti del documento/cartella.
• Rifiuta accesso — i permessi precedentemente concessi all'utente o al gruppo saranno revocati.

Condividere file e cartelle con gli utenti del portale

Per condividere il tuo file/cartella con altri utenti sul tuo portale:

1. Apri la finestra di dialogo Condividi:

   Nell'elenco dei file:

   1. Tocca e tieni premuto il documento/cartella necessario nell'elenco dei file.
   2. Seleziona l'opzione Impostazioni di condivisione dal menu.

   Negli editor:

   1. Tocca l'icona Strumenti nell'angolo destro della barra degli strumenti superiore.
   2. Seleziona l'opzione Condividi dal menu.

   La finestra Impostazioni di condivisione mostra l'elenco degli utenti a cui è stato precedentemente concesso l'accesso a questo file/cartella.

2. Seleziona gli utenti/gruppi con cui desideri condividere il file/cartella:

   1. Tocca l'icona Aggiungi utenti nell'angolo in alto a destra dello schermo.

   2. Seleziona una delle tre schede disponibili: Dipendenti, Gruppi e Ospiti.

   3. Imposta un tipo di accesso predefinito per tutte le persone/gruppi con cui desideri condividere il documento aprendo l'elenco dei tipi di accesso nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Il tipo di accesso Sola lettura è impostato di default.

   4. Tocca i cerchi vuoti a sinistra dei nomi necessari uno alla volta. Per trovare rapidamente le persone necessarie, puoi anche utilizzare il campo Ricerca sopra l'elenco utenti. Quando utenti/gruppi sono selezionati, tocca Avanti nell'angolo in basso a destra dello schermo.

      

      Gli utenti/gruppi selezionati saranno visualizzati nell'elenco Condividi.

   5. Di default, tutti gli utenti selezionati riceveranno una notifica email standard. Per inviare un messaggio con il tuo testo, tocca l'icona di notifica e inserisci il tuo testo nel campo che appare.

3. Se necessario, cambia il tipo di accesso per ciascun utente/gruppo separatamente. Per farlo, tocca il nome dell'utente/gruppo o l'icona a destra del nome, seleziona il tipo di accesso necessario e tocca Condividi.

   Per rimuovere una persona/gruppo dall'elenco, tocca l'icona a destra del nome dell'utente e seleziona l'opzione Rifiuta accesso.

4. Tutte le impostazioni vengono salvate automaticamente. Tocca Chiudi nell'angolo in alto a sinistra della finestra Impostazioni di condivisione per uscire.

Condividere file tramite il link esterno

Puoi generare link di condivisione dedicati separati per gli utenti interni del portale e per gli utenti esterni. Questo è disponibile per qualsiasi file o cartella, sia che si trovi all'interno di una stanza sia nei tuoi Documenti personali.

Per condividere un file o una cartella tramite un link:

1. Tocca e tieni premuto il documento/cartella necessario nell'elenco dei file e seleziona Impostazioni di condivisione, oppure apri il file nell'editor, tocca l'icona Strumenti e seleziona Condividi.
2. Tocca Copia link condiviso per copiare istantaneamente negli appunti un link con le impostazioni predefinite, oppure tocca Impostazioni di condivisione per configurare il link prima di condividerlo.

Nella finestra Impostazioni di condivisione sono disponibili le seguenti opzioni del link:

• Diritti di accesso — seleziona il livello di accesso dal menu a discesa.
• Chi ha accesso — specifica chi può utilizzare il link:
  • Chiunque abbia il link — il link è accessibile agli utenti esterni.
  • Solo utenti DocSpace — il link è accessibile solo agli utenti interni del portale.
• Accesso con password — attiva questo interruttore per proteggere il link con una password.
• Limita la copia del contenuto del file, il download e la stampa — attiva questo interruttore per impedire agli utenti di copiare il contenuto, scaricare o stampare il file.
• Revoca link — tocca per invalidare il link attuale. Il file non sarà più accessibile tramite il link condiviso in precedenza.

Una volta configurato, utilizza il pulsante Copia link per copiare il link negli appunti e condividerlo tramite un messenger o qualsiasi altra app installata sul tuo dispositivo.