Condividere file e cartelle

Tipi di accesso disponibili

Utilizzando l'app Documenti, puoi condividere un file/cartella con gli utenti/gruppi del tuo portale o fornire l'accesso a un file a chiunque altro condividendo un link a un documento. I seguenti tipi di accesso possono essere selezionati:

• Accesso Completo - l'utente o il gruppo sarà in grado di visualizzare e modificare i contenuti del documento/cartella,
• Compila moduli - l'utente o il gruppo sarà in grado solo di visualizzare il modulo e compilare i campi inseriti in esso,
• Commenta - l'utente o il gruppo sarà in grado solo di visualizzare il documento e aggiungere commenti, oltre a gestirli,
• Revisione - l'utente o il gruppo sarà in grado di suggerire correzioni senza modificare effettivamente il documento (questa opzione è disponibile solo per i file .docx),
• Solo Lettura - l'utente o il gruppo sarà in grado solo di visualizzare i contenuti del documento/cartella,
• Nega Accesso - i permessi precedentemente concessi all'utente o al gruppo saranno revocati.

Condividi file e cartelle con utenti del portale

Per condividere il tuo file/cartella con altri utenti sul tuo portale:

1. Apri il pannello Impostazioni di condivisione:
   • Tocca l'icona a destra del documento/cartella necessario nella lista dei file per accedere al menu del file/cartella,
   • Seleziona l'opzione Impostazioni di condivisione dal menu.
2. Tocca l'icona nell'angolo in alto a destra dello schermo per aprire il pannello Seleziona membri.
3. Seleziona utenti/gruppi/ospiti con cui vuoi condividere il file/cartella:

   • Il pannello Seleziona membri ha tre schede: Membri, Gruppi e Ospiti.

   • Tocca i nomi degli utenti/gruppi necessari nella lista uno alla volta. Per trovare rapidamente le persone necessarie, puoi anche utilizzare il campo Ricerca sopra la lista degli utenti. Quando condividi il file con gruppi, puoi anche scegliere l'opzione Admin o Tutti.

     

     Il numero di utenti/gruppi selezionati sarà visualizzato in fondo allo schermo. Per cancellare la selezione, usa l'icona nell'angolo in basso a sinistra.

4. Imposta un tipo di accesso predefinito per tutte le persone/gruppi con cui vuoi condividere il documento. Il tipo di accesso Solo Lettura è concesso per impostazione predefinita. Se necessario, modificalo toccando a destra della voce di menu Diritti di accesso e selezionando il tipo di accesso necessario.
5. Tocca il pulsante Avanti nell'angolo in basso a destra dello schermo. Gli utenti/gruppi selezionati saranno visualizzati nella lista del pannello Impostazioni di condivisione.
6. Se necessario, modifica il tipo di accesso per ogni utente/gruppo separatamente. Per farlo, tocca l'icona a destra del nome dell'utente e seleziona il tipo di accesso necessario.
7. Per rimuovere una persona/gruppo dalla lista, tocca l'icona a destra del nome dell'utente e seleziona l'opzione Nega accesso.
8. Tocca l'icona nella sezione Link condivisi del pannello Impostazioni di condivisione. Il link sarà copiato negli appunti e potrai inviarlo tramite un messenger o in qualsiasi altro modo.
9. Per chiudere il pannello delle impostazioni di condivisione, tocca l'icona nell'angolo in alto a sinistra del pannello Impostazioni di condivisione.

Condividi file utilizzando il link esterno

Per condividere un file tramite un link esterno con impostazioni avanzate:

1. Apri il pannello Impostazioni di condivisione:

   • Tocca l'icona a destra del documento necessario nella lista dei file per accedere al menu del file,
   • Seleziona l'opzione Impostazioni di condivisione dal menu.

2. Nella sezione Link condivisi, tocca l'icona per creare un nuovo link condiviso. Per modificare un link esistente, tocca l'icona e modifica le impostazioni dei Diritti di accesso.

   

3. Si aprirà il pannello Modifica link con le seguenti impostazioni:

   

   Nome del link: Inserisci un nome personalizzato per il tuo link condiviso (il valore predefinito è "Link condiviso").

   Diritti di accesso: Tocca l'icona accanto alla voce di menu Diritti di accesso per selezionare il tipo di accesso per gli utenti che accederanno al file tramite questo link:

   • Modifica
   • Revisione
   • Commento
   • Solo lettura

   Durata del link: Imposta per quanto tempo il link rimarrà attivo. Tocca per scegliere tra:

   • 12 ore
   • 1 giorno
   • 7 giorni
   • Illimitato
   • Personalizzato (imposta una data e un'ora di scadenza specifiche)

   Tipo: Scegli chi può accedere al file:

   • Chiunque abbia il link — chiunque abbia il link può accedere al file.
   • Solo utenti di Apps — solo gli utenti di Apps autenticati possono accedere al file.

   Sezione Protezione:

   • Accesso con password: Attiva questo interruttore per richiedere una password per accedere al file. Tocca per impostare una password personalizzata.
   • Limita la copia del contenuto del file, il download e la stampa: Attiva questo interruttore per disabilitare il download, la copia e la stampa del file condiviso tramite un link.

4. Tocca Fatto nell'angolo in alto a destra per salvare le impostazioni.

5. Condividi il link utilizzando uno di questi metodi:

   • Tocca l'icona Condividi per inviare il link direttamente tramite le app di messaggistica installate.
   • Tocca l'icona Copia link per copiare il link negli appunti e incollarlo dove ti serve.

6. Per gestire i link condivisi esistenti, torna al pannello Impostazioni di condivisione. Vedrai una lista di tutti i link condivisi attivi. Il contatore accanto al titolo della sezione mostra quanti link sono attualmente attivi sul totale consentito.

7. Per ogni link condiviso, puoi:

   • Toccare l'icona per condividere di nuovo il link.
   • Toccare l'icona per accedere alle impostazioni di modifica del link.

8. Per eliminare un link condiviso, tocca il pulsante Elimina link in fondo al pannello Modifica link.