Zapier

Caratteristiche principali

• Collega ONLYOFFICE DocSpace con migliaia di app supportate da Zapier.
• Crea automaticamente stanze, cartelle o file in DocSpace quando si verificano eventi specifici.
• Carica, scarica e condividi documenti tra DocSpace e altri servizi.
• Invita utenti a DocSpace e gestisci l'accesso tramite flussi di lavoro automatizzati.
• Invia notifiche sugli eventi di DocSpace a strumenti di messaggistica e collaborazione.
• Costruisci flussi di lavoro di automazione flessibili che si adattano ai processi quotidiani del tuo team.

Esempi di Zaps

Elenco degli Zaps implementati:

• DocSpace e Zoom. È stato utilizzato il trigger Utente Aggiunto. Quando un nuovo utente viene aggiunto a DocSpace, una riunione Zoom viene automaticamente programmata per il dipendente dell'azienda per fornire formazione sull'uso di DocSpace.
• DocSpace e Google Docs. È stato utilizzato il trigger File Creato nei Miei Documenti. Dopo che un utente crea un documento in DocSpace, una copia viene aggiunta a Google Docs.
• DocSpace e Gmail. È stato utilizzato il trigger File Creato. Un utente crea un file in DocSpace e ne riceve una copia tramite email Gmail, per ulteriori lavori o condivisione con i clienti.
• DocSpace, Slack e Discord. È stato utilizzato il trigger Stanza Creata. Dopo la creazione di una nuova stanza in DocSpace, un canale in Slack viene automaticamente creato e una notifica viene inviata a Discord.
• DocSpace e Google Chat. È stato utilizzato il trigger Stanza Archiviata. Dopo che un utente sposta una stanza nell'archivio, una notifica viene automaticamente inviata a Google Chat.
• Asana e DocSpace: Sono state utilizzate le azioni Cerca Cartella e Elimina Cartella. Una cartella viene creata in DocSpace in base al nome del compito in Asana. Una volta completato il compito, la cartella in DocSpace viene automaticamente eliminata.
• DocSpace e Telegram. Sono stati utilizzati il trigger Stanza Creata e Condividi Stanza. Quando si crea una stanza in DocSpace, una notifica Telegram viene automaticamente inviata a un amministratore o a un utente specifico.
• Linear.app e DocSpace. È stata utilizzata l'azione Crea Stanza. Quando si crea un nuovo compito in Linear.app, una stanza in DocSpace viene automaticamente creata.
• OneDrive e DocSpace. È stata utilizzata l'azione Carica File. Quando si aggiunge un file a OneDrive, una copia viene automaticamente inviata a DocSpace.
• HubSpot e DocSpace. È stata utilizzata l'azione Invita Utente. Quando un nuovo contatto viene aggiunto in HubSpot, un invito a registrarsi nello spazio di lavoro DocSpace viene automaticamente inviato al contatto.

Requisiti

• Zapier
• ONLYOFFICE DocSpace
• App di integrazione Zapier ONLYOFFICE

Installazione del connettore ONLYOFFICE DocSpace per Zapier

L'app ONLYOFFICE DocSpace può essere trovata e collegata nella sezione App di Zapier:

• Iscriviti per un account Zapier o accedi.
• Vai alla sezione App > Le Mie App.
• Fai clic sul pulsante + Aggiungi connessione e trova ONLYOFFICE DocSpace.
• Inserisci l'URL del tuo DocSpace, email e password per collegare il tuo account.
• Inizia a creare un nuovo Zap utilizzando DocSpace.

Creazione di Zaps

• Per creare una catena di azioni, seleziona l'evento trigger da cui inizia la catena.

  Ad esempio, abbiamo selezionato un trigger sulla creazione di un file nella sezione I miei documenti. Nella sezione App & evento, scegli l'evento File Creato nei Miei Documenti.

  
• Poi dobbiamo autorizzare in DocSpace dove tracceremo la creazione del file. Nella sezione Account, fai clic su Accedi.
  

  Nella finestra di autorizzazione, specifica l'URL del portale DocSpace, l'indirizzo email e la password. Fai clic su Sì, Continua a ONLYOFFICE DocSpace.

  
• Nella sezione Trigger, puoi impostare il tuo trigger. In questo caso, puoi opzionalmente selezionare la cartella necessaria o lasciare le impostazioni predefinite.

  Poi, è necessario testare il trigger. Fai clic sul pulsante Testa trigger.

  
• Seleziona un record e fai clic sul pulsante Continua con il record selezionato.
  
• Poi possiamo creare gli eventi successivi nella catena, testarli e pubblicare lo Zap. Maggiori dettagli sugli Zaps disponibili sono descritti di seguito.
  

Trigger Utente Aggiunto

Obiettivo

Quando si aggiunge un nuovo utente in DocSpace, viene automaticamente creata una riunione Zoom per il dipendente dell'azienda, con l'argomento dell'insegnamento a un nuovo utente su come utilizzare DocSpace.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Utente Aggiunto di DocSpace per ricevere dati sui nuovi utenti all'interno di DocSpace.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi l'azione Delay After Queue di Zapier per ottenere l'ora corrente.

  Imposta il ritardo desiderato per l'evento (0 minuti in questo esempio). Seleziona la persona responsabile del compito; se necessario, scegli più assegnatari.

  
• Poi aggiungi l'azione Crea Riunione Zoom.

  Imposta l'azione in base alle tue esigenze. Inserisci l'argomento della riunione, scegli la data, la durata e una password se necessario.

  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Trigger File Creato nei Miei Documenti

Obiettivo

Dopo che un utente crea un documento in DocSpace, una copia viene aggiunta a Google Docs.

Implementazione

• Aggiungi il trigger File Creato nei Miei Documenti di DocSpace. Questo trigger viene attivato quando si crea o si aggiunge un nuovo documento.
  

  Se necessario, seleziona la cartella in cui il trigger si applicherà.

• Testa il trigger per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Seleziona un record di esempio per ulteriori test.
  
• Per ottenere un file da DocSpace, è necessario scaricarlo prima. Per fare ciò, aggiungi l'azione Scarica File.
  
• Nelle impostazioni dell'azione, seleziona l'ID del file.
  
• Aggiungi la nuova azione Carica Documento di Google Docs. Seleziona il campo File e scegli la cartella in Google Docs in cui i file verranno caricati.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Trigger File Creato

Obiettivo

Un utente crea un file in DocSpace e ne riceve una copia tramite email Gmail, per ulteriori lavori o condivisione con i clienti.

Implementazione

• Aggiungi il trigger File Creato di DocSpace.
  

  Se necessario, seleziona la stanza e/o la cartella in cui il trigger si applicherà.

• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi la nuova azione Scarica File di DocSpace, che scaricherà il file.
  
• Nelle impostazioni dell'Azione, seleziona l'ID del file.
  
• Aggiungi la nuova azione Invia Email di Gmail. Inserisci i parametri necessari nelle impostazioni.
  
• Nel campo Allegato, specifica il valore dall'azione Scarica File.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Trigger Stanza Creata

Obiettivo

Dopo la creazione di una nuova stanza in DocSpace, un canale in Slack viene automaticamente creato e una notifica viene inviata a Discord.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Stanza Creata di DocSpace.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi l'azione Crea Canale di Slack.
  
• Nelle impostazioni dell'Azione, seleziona il Nome del Canale.
  
• Aggiungi la nuova azione Invia Messaggio di Discord.
  
• Seleziona il destinatario e il testo del messaggio.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Trigger Stanza Archiviata

Obiettivo

Dopo che un utente sposta una stanza nell'archivio, una notifica viene automaticamente inviata a Google Chat.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Stanza Archiviata di DocSpace.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi l'azione Crea Messaggio di Google Chat.
  
• Nelle impostazioni, seleziona un canale e utilizza il costruttore di messaggi per creare il testo del tuo messaggio.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Azioni Cerca Cartella e Elimina Cartella

Obiettivo

Una cartella viene creata in DocSpace secondo il nome del compito in Asana. Quando il compito viene chiuso, la cartella in DocSpace verrà automaticamente rimossa.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Compito Completato di Asana.
  
• Seleziona lo Spazio di Lavoro e il Progetto in Asana.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi la nuova azione Cerca Cartella di DocSpace, che cerca una cartella in base al nome del compito.
  
• Nelle impostazioni, seleziona la sezione in cui cercare la cartella e scegli il campo con il nome della cartella.
  
• Aggiungi l'azione Elimina Cartella. A seconda della posizione della cartella, scegli Elimina Cartella o Elimina Cartella dai Miei Documenti.
  
• Nelle impostazioni, scegli il campo con l'ID della cartella.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Azione Condividi Stanza

Obiettivo

L'amministratore di DocSpace desidera avere accesso a tutte le stanze appena create e ricevere notifiche Telegram.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Stanza Creata di DocSpace.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi l'azione Condividi Stanza di DocSpace, che fornirà automaticamente l'accesso a una stanza.
  
• Nelle impostazioni dell'Azione, scegli l'ID della stanza, l'utente a cui concediamo l'accesso e il ruolo.
  
• Aggiungi l'azione Invia Messaggio di Telegram.
  
• Nelle impostazioni, scegli Chat Id. Nel campo Testo del Messaggio, crea il testo del messaggio utilizzando il costruttore.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Azione Crea Stanza

Obiettivo

Quando si crea un nuovo compito in Linear.app, una stanza in DocSpace viene automaticamente creata.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Nuovo Problema di Linear.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi la nuova azione Crea Stanza di DocSpace, che creerà automaticamente una nuova stanza.
  
• Nelle impostazioni, seleziona il titolo e il tipo di stanza.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

Azione Carica File

Obiettivo

Quando si aggiunge un file a OneDrive, una copia viene automaticamente inviata a DocSpace.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Nuovo File di OneDrive.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi la nuova azione Carica File nei Miei Documenti di DocSpace.
  
• Nelle impostazioni, scegli il campo con l'allegato.
  

  Poi testa lo Zap. Quando si testa lo Zap, il valore nel campo url deve iniziare e terminare con il tag hydrate. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.

  Se si verifica un errore durante il test dell'azione "Carica File", si consiglia di riconnettere l'app. Per farlo, nella sezione App di Zapier, seleziona l'app ONLYOFFICE. Rimuovi la connessione esistente e aggiungila di nuovo.

Azione Invita Utente

Obiettivo

Quando si aggiunge un nuovo contatto in HubSpot, un invito a registrarsi nello spazio di lavoro DocSpace viene automaticamente inviato a questo contatto.

Implementazione

• Aggiungi il trigger Nuovo Contatto di HubSpot.
  
• Testa il trigger per assicurarti che funzioni correttamente. Poi, seleziona un record di esempio per un ulteriore utilizzo.
  
• Aggiungi la nuova azione Invita Utente di DocSpace.
  
• Nelle impostazioni, scegli il campo contenente l'Email e seleziona il ruolo dell'utente.
  

  Poi testa lo Zap. Se tutti i test sono stati superati con successo, pubblicalo.