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Come modificare il documento collaborativamente online?

Introduzione

Sia che stipuli un contratto, o scriva una voce, o traducca un testo, potresti avere bisogno di interagire con altri particolarmente alla fase finale per specificare alcuni dettagli o correggere il documento. In questo caso il procedimento è più o meno simile: invio del documento - attesa del risultato - correzione e modifica - invio del documento - attesa del risultato - correzione e modifica e così via finché si abbia un risultato che soddisfaccia le due parti.

Per evitare questo processo continuo e ottenere il migliore risultato senza perdere tempo ad inviare ed aspettare, usufruisci della funzione Modifica collaborativa fornita da Document Editor. Tutto ciò di cui hai bisogno è inviare il collegamento al tuo documento alla persona desiderata ed iniziare la modifica collaborativa del documento, commentare e discutere in tempo reale senza installare nessun programma.

Questa guida ti mostra come farlo in pochi e semplici passi.

Passo 1. Accedere al modulo Documenti

Accedi al portale ONLYOFFICE e clicca sul collegamento Documenti.

Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 1 Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 1

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo Documenti apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 2. Selezionare un documento da modificare

Si apre la cartella I miei documenti. Per trovare un documento necessario usufruisci del nostro filtro al di sopra dell'elenco di documenti.

Clicca sul pulsante Più e seleziona una delle opzioni: File, Cartelle, Documenti, Fogli elettronici, Presentazioni, o Immagini, o inserisci il titolo del documento, totalmente o parzialmente, nel campo e premi il tasto Enter per visualizzare il documento necessario.

Tutti i file di default sono ordinati per data in ordine decrescente. Se necessario, puoi ordinarli per Titolo, Tipo o Dimensione: apri l'elenco a discesa Ordina per a destra del campo Filtro e seleziona l'opzione necessaria. Per cambiare il tipo di ordinamento da Decrescente a Crescente clicca sull'icona Tipo di ordinamento.

Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 2 Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 2

Per modificare un file memorizzato sul disco rigido, prima di tutto caricalo nel modulo Documenti online office cliccando su Carica Carica nell'angolo sinistro superiore della pagina.

Puoi anche creare un nuovo documento direttamente nel portale cliccando sul pulsante Crea nell'angolo sinistro superiore e selezionando il tipo del documento necessario dall'elenco a discesa.

Passo 3. Configurare le impostazioni di condivisione

Una volta trovato il documento clicca sul pulsante Condividi a destra.

Nella finestra Impostazioni di condivisione aperta clicca sul collegamento Persone fuori portale a sinistra ed imposta il livello di Accesso completo cliccando sul pulsante di opzione corrispondente.

Poi seleziona il modo da condividere il collegamento al tuo documento:

  • Invialo per email
    Clicca sul collegamento per email nella sezione Condividi collegamento ed inserisci l'indirizzo email della persona alla quale desideri inviare il collegamento nel campo che si apre al di sotto. Usando il collegamento Aggiungi nuovo contatto puoi aggiungere quanti destinatari vuoi. Scrivi un messaggio d'accompagnamento e clicca su Invia.
Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 3 Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 3
  • Condividilo per reti sociali
    Clicca su una delle icone delle reti sociali disponibili: Google+, Facebook, Twitter ed accedi al tuo account.
  • Condividilo in un altro modo
    Clicca sul collegamento Copia collegamento al di sopra del campo o copia tutto il collegamento con il mouse o usando i tasti Ctrl+A e Ctrl+C ed invialo per mezzo del programma di messaggistica istantanea usato o un altro modo disponibile.

Passo 4. Iniziare la modifica collaborativa

Per iniziare la modifica del documento tutto ch'è necessario è seguire il collegamento fornito.

Per poter modificare il documento, la persona con il collegamento fornito non ha bisogno di essere un utente registrato del portale corrente o di avere il proprio portale. Non ha bisogno neanche di scaricare il documento o installare un programma di elaborazione testo addizionale.

Dopo aver seguito il collegamento le persone invitate possono cominciare a modificare il documento usando le funzionalità di ONLYOFFICE Editor senza limiti. I frammenti di testo modificati vengono segnati da linee punteggiate di colori diversi.

Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 4 Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 4

Appena salvate le modifiche apportate da uno dei tuoi collaboratori, viene visualizzata una nota nell'angolo sinistro superiore della barra degli strumenti superiore che ti informa delle modifiche disponibili. Per salvare le modifiche apportate e ottenere gli aggiornamenti, clicca sull'icona Ottieni aggiornamenti. Gli aggiornamenti saranno evidenziati.

Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 4 Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 4

Passo 5. Commentare i frammenti di testo

Se tu o i tuoi collaboratori avete bisogno di commentare le modifiche apportate o solamente indicare i frammenti da modificare, usufruisci della funzione Commenti in tempo reale.

Seleziona il frammento da commentare con il mouse, clicca con il tasto destro del mouse e seleziona l'opzione Aggiungi commento dal menu contestuale. Si apre la finestra pop-up.

Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 5 Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 5

Inserisci il testo del tuo commento e clicca su Aggiungi. Il frammento commentato viene evidenziato. Per modificare o eliminare il commento, basta cliccare all'interno del frammento commentato e usare l'icona Modifica o Elimina rispettivamente. Per renderlo disponibile ai tuoi collaboratori, salva il documento usando l'icona Salva.

Per rispondere al commento aggiunto dal tuo collaboratore, clicca con il tasto sinistro all'interno del frammento commentato. Clicca sul collegamento Aggiungi risposta nella parte inferiore della finestra pop-up aperta, digita il tuo messaggio e clicca su Rispondi.

Una volta fisso il problema, clicca sul collegamento Chiudi nell'angolo destro superiore della finestra pop-up.

Per tener traccia di tutta la cronologia dei commenti aggiunti al documento corrente, apri il pannello Commenti cliccando sull'icona Commenti sulla barra sinistra.

Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 5 Come modificare il documento collaborativamente online? Passo 5

Passo 6. Discutere il documento

Per comunicare con i tuoi collaboratori durante la modifica del documento, apri il pannello Chat cliccando sull'icona Chat sulla barra sinistra. Tutti gli utenti che stanno modificando il documento vengono elencati nella parte superiore del pannello.

Per cominciare a discutere, inserisci il tuo messaggio nel campo di sotto e clicca su Invia.

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