Gestione dei tipi di utente

Gestire i tipi di utenti e i livelli di autorizzazione ti consente di controllare a quali sezioni gli utenti possono accedere e quali azioni possono eseguire in ONLYOFFICE Apps. Una volta che gli utenti sono stati aggiunti allo spazio di lavoro, gli amministratori possono gestirli: ordinare e filtrare l'elenco degli utenti per trovare facilmente l'utente necessario, modificare le informazioni dell'utente, cambiare i tipi di utente (promuovere o retrocedere gli utenti), reinviare inviti, disabilitare gli utenti attivi e rimuovere gli utenti disabilitati dallo spazio di lavoro. Gli amministratori possono anche gestire gli utenti all'interno di una determinata stanza.

Tutti gli account utente dello spazio di lavoro sono elencati nella sezione Contatti. Per aprire l'elenco degli utenti, fai clic sull'icona accanto al tuo nome nell'angolo in basso a sinistra e seleziona l'opzione Contatti. Le schede Membri, Gruppi e Ospiti sono disponibili a sinistra.

I seguenti tipi di utente sono disponibili nello spazio di lavoro:

• Proprietario – l'account a cui appartiene lo spazio di lavoro. Il proprietario dispone di tutte le autorizzazioni elencate di seguito ed è l'unico account che può assegnare un altro proprietario dello spazio di lavoro.
• Amministratore completo – gestisce lo spazio di lavoro: crea/archivia stanze, invita utenti, configura gli agenti AI, assegna ruoli inferiori. Accesso completo a File.
• Amministratore Stanza – gestisce le stanze assegnate, invita utenti, crea/gestisce agenti AI, assegna ruoli inferiori. Accesso completo a File.
• Utente – accede solo alle stanze a cui è invitato, visualizza i risultati degli agenti AI e le chat condivise. Non può creare stanze o agenti AI. Accesso completo a File.
• Ospite – accede alle stanze a cui è invitato e ai file condivisi, crea/modifica documenti se gli è stato assegnato tale ruolo, visualizza i risultati degli agenti AI condivisi.

Quando gestisci gli utenti nello spazio di lavoro, le azioni disponibili variano a seconda del tipo di utente:

Sezione\Tipo di utente	Proprietario	Amministratore completo	Amministratore Stanza	Utente	Ospite
Contatti	✔	✔	✔	✖	✖
Invitare "Amministratore completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Invitare "Amministratore Stanza"	✔	✔	✖	✖	✖
Invitare "Utente"	✔	✔	✔	✖	✖
Invitare "Ospite"	✔	✔	✔	✖	✖
Promuovere a "Amministratore completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Promuovere a "Amministratore Stanza"	✔	✔	✖	✖	✖
Promuovere a "Utente"	✔	✔	✔	✖	✖
Retrocedere "Amministratore completo" a "Amministratore Stanza" o "Utente"	✔	✖	✖	✖	✖
Retrocedere "Amministratore Stanza" a "Utente"	✔	✔	✖	✖	✖
Retrocedere "Utente" a "Ospite"	✔	✔	✖	✖	✖
Disabilitare "Amministratore completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Disabilitare "Amministratore Stanza"	✔	✔	✖	✖	✖
Disabilitare "Utente"	✔	✔	✖	✖	✖
Disabilitare "Ospite"	✔	✔	✖	✖	✖
Modificare o rimuovere utenti	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizzare la propria lista ospiti	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizzare la lista ospiti di qualcun altro	✔	✔	✖	✖	✖

Operazioni nelle liste Membri e Ospiti

Nella scheda Contatti -> Membri, gli amministratori possono visualizzare, aggiungere e gestire gli utenti interni.

Nella scheda Contatti -> Ospiti, gli amministratori delle stanze possono visualizzare e gestire la propria lista ospiti. Il proprietario dello spazio di lavoro e gli amministratori completi possono anche visualizzare e gestire la lista ospiti di qualcun altro.

Utilizzando gli strumenti sulla barra degli strumenti in alto, puoi eseguire le seguenti operazioni:

• Cerca un nome utente/ospite utilizzando la barra di ricerca in cima alla lista utenti/ospiti.

• Filtra l'elenco degli utenti per gruppo (Senza gruppo, Altro), stato (Attivo, Invito in sospeso, Disabilitato), tipo (Amministratore completo, Amministratore Stanza, Utente), account (Pagato, Gratuito), tipo di accesso account (SSO, LDAP, accesso standard) e quota di archiviazione ((se abilitata) Quota predefinita, Quota personalizzata) utilizzando il pulsante . Seleziona i parametri di filtro necessari e fai clic su Applica. Per cancellare il filtro, usa l'opzione Cancella tutto se sono selezionati più parametri o l'icona della croce se è selezionato un singolo parametro.

  L'elenco degli ospiti può essere filtrato per invitante (Io, Altro), stato (Attivo, Invito in sospeso, Disabilitato), tipo di accesso account (SSO, LDAP, accesso standard).

  

• Ordina gli utenti per nome, tipo, gruppo, email utilizzando il pulsante . Fai clic sulla freccia accanto al parametro selezionato per cambiare l'ordine di ordinamento.

  Gli ospiti possono essere ordinati per email, invitante, data di registrazione.

• Usa l'icona per visualizzare o nascondere le colonne Tipo, Gruppo, Email, Archiviazione / Quota nell'elenco utenti (Visualizzazione compatta).

  Le colonne Email, Invitante, Data di registrazione sono disponibili nell'elenco ospiti.

Utilizzando il menu contestuale o l'icona accanto al nome dell'utente/ospite, puoi eseguire le seguenti azioni. Le azioni possono variare a seconda dello stato dell'account:

• Invita di nuovo (Solo per account in sospeso) – per inviare nuovamente un invito allo spazio di lavoro.
• Info – per visualizzare le informazioni sull'utente/ospite. Puoi anche utilizzare l'icona nell'angolo in alto a destra della barra degli strumenti superiore.
• Lista stanze – per visualizzare le stanze a cui l'utente/ospite è invitato (verrà applicato il filtro per membro della stanza).
• Cambia email (Solo per account attivi) – per specificare un nuovo indirizzo email.
• Cambia password (Solo per account attivi) – per impostare una nuova password.
• Condividi ospite (Solo per account ospite attivi) – per copiare un link per condividere il contatto dell'ospite con altri membri del team. Vedi la sezione Condivisione degli ospiti di seguito.
• Reimposta autenticazione (Solo per account utente attivi) – per disconnettere tutte le connessioni attive. Questa azione è disponibile solo quando l'autenticazione a due fattori è abilitata. Termina tutte le sessioni attive e reimposta la configurazione dell'app autenticatore.
• Cambia tipo (Per account Ospite attivi e in sospeso) – per promuovere il tipo Ospite a Utente e spostare l'Utente nella lista Membri.
• Disabilita (Per account attivi e in sospeso) – per disabilitare l'utente/ospite.
• Abilita (Solo per account disabilitati) – per riabilitare l'utente/ospite disabilitato.
• Elimina utente/ospite (Solo per account disabilitati) – per rimuovere l'utente/ospite disabilitato.
• Rimuovi – per rimuovere l'ospite dalla lista degli ospiti dell'amministratore della stanza. Questa azione è disponibile solo per l'amministratore della stanza nella lista dei propri ospiti. Non blocca né rimuove l'ospite dallo spazio di lavoro.
• Cambia proprietario (Solo per l'account del proprietario) – per assegnare un altro proprietario dello spazio di lavoro.

Utilizzando il menu contestuale nella colonna Archiviazione / Quota accanto al nome utente, puoi eseguire le seguenti azioni:

• Cambia quota (se la quota predefinita è abilitata) – per impostare una quota personalizzata per utente.
• Imposta come predefinito (se la quota predefinita è abilitata e modificata) – per impostare una quota personalizzata al valore predefinito.
• Disabilita quota (se la quota predefinita è abilitata) – per disabilitare la quota.

Reinviare inviti allo spazio di lavoro

1. Nella sezione Contatti, utilizza la scheda Membri o Ospiti a sinistra.
2. Clicca sull'icona accanto al nome utente o fai clic con il tasto destro su uno degli account in sospeso nella lista.
3. Seleziona l'opzione Invita di nuovo dal menu.

Modifica dei tipi di utente

1. Nella sezione Contatti, utilizza la scheda Membri o Ospiti a sinistra.

2. Clicca sull'icona accanto al nome utente.

3. Seleziona l'opzione Cambia tipo dal menu.

4. Seleziona un tipo di utente diverso.

   note

   Gli ospiti possono essere promossi a Utenti, Amministratori di stanza o Amministratori completi. Gli utenti possono essere promossi a Amministratori di stanza o Amministratori completi e retrocessi a Ospiti. Gli amministratori possono essere retrocessi a Utenti o Ospiti.

   Quando si retrocedono Utenti/Amministratori a Ospiti, le stanze vengono riassegnate immediatamente a un altro Amministratore. Se la sezione File contiene file condivisi, saranno riassegnati all'Amministratore selezionato entro 30 giorni. La sezione File sarà disponibile per l'Utente retrocesso a Ospite solo per 30 giorni per la visualizzazione, il download e la cancellazione della sezione. Dopo questo periodo, la sezione File non sarà più disponibile per l'Ospite. Se l'Ospite decide di eliminare tutti i documenti, i documenti regolari vengono eliminati, quelli condivisi vengono trasferiti all'Amministratore precedentemente selezionato.

Modifica degli stati degli account utente/ospite

1. Nella sezione Contatti, utilizza la scheda Membri o Ospiti a sinistra.
2. Clicca sull'icona accanto al nome utente/ospite.
3. Seleziona Disabilita o Abilita.

Rimozione di utenti/ospiti dallo spazio di lavoro

Per rimuovere un utente/ospite disabilitato che non ha creato stanze o aggiunto documenti alla stanza,

1. Nella sezione Contatti, utilizza la scheda Membri o Ospiti a sinistra.
2. Clicca sull'icona accanto al nome dell'utente/ospite disabilitato.
3. Seleziona l'opzione Elimina utente/ospite.
4. Si apre una finestra di conferma. Nota che i dati personali e tutti i file e le cartelle nelle sezioni File e Cestino di questo utente saranno eliminati definitivamente. Clicca su Elimina.

Condivisione degli ospiti

Condividi gli ospiti con altri membri del team generando e inviando un link.

1. Nella sezione Contatti, utilizza la scheda Ospiti a sinistra.
2. Clicca sull'icona accanto al nome dell'ospite.
3. Seleziona l'opzione Condividi ospite. Il link sarà copiato.
4. Invia il link copiato ai membri del tuo team. Il link è valido per 7 giorni.

Quando i membri del tuo team aprono il link, una pagina mostra chi sta condividendo con loro il contatto dell'ospite, oltre al nome e all'indirizzo e-mail dell'ospite. Possono fare clic sul pulsante Approva o Rifiuta. Una volta approvato, l'ospite condiviso viene aggiunto all'elenco Ospiti del membro del team nella sezione Contatti.

Riassegnazione dei dati durante l'eliminazione dei profili

Se desideri rimuovere un utente/ospite disabilitato che ha creato stanze o documenti/cartelle nella stanza, le stanze create da questo utente e i documenti archiviati in queste stanze saranno riassegnati automaticamente a un amministratore che esegue l'eliminazione. Riassegna i dati manualmente per scegliere un altro utente di destinazione per la riassegnazione.

note

Attualmente, l'opzione di riassegnazione dei dati è disponibile solo per gli utenti e gli ospiti con lo stato Disabilitato; non è possibile riassegnare i dati che appartengono a un utente/ospite attivo.

Cosa succede ai dati dopo la riassegnazione

Dopo aver riassegnato i dati ed eliminato un utente/ospite, i contenuti correlati creati da un utente saranno gestiti come segue:

• I dati personali e tutti i file e le cartelle nelle sezioni File e Cestino di questo utente vengono eliminati definitivamente.
• Le stanze e i documenti/cartelle creati dall'utente in una stanza non vengono eliminati, ma la loro proprietà viene riassegnata all'utente selezionato.

Eliminazione di un utente o ospite

Per eliminare un utente o ospite,

1. Nella sezione Contatti, utilizza la scheda Membri o Ospiti a sinistra.

2. Clicca sull'icona accanto al nome dell'utente/ospite disabilitato.

3. Seleziona l'opzione Elimina utente/ospite.

4. Si apre una finestra di conferma dove ti verrà chiesto di riassegnare i dati dell'utente o dell'ospite:

   

5. Clicca sul link Riassegna dati a un altro utente nella finestra di conferma.

6. Si apre un nuovo pannello dove puoi selezionare un utente dello spazio di lavoro a cui desideri riassegnare i dati. Clicca sull'icona Plus nella sezione Nuovo proprietario dei dati e scegli l'utente attivo necessario dalla lista.

7. La casella Elimina profilo quando la riassegnazione è completata è selezionata per impostazione predefinita, il che elimina automaticamente il profilo dopo la riassegnazione dei dati.

8. Clicca sul pulsante Riassegna.

   

   Il pannello Riassegnazione dei dati mostra lo stato del trasferimento dei dati in corso di riassegnazione: Stanze e Documenti per un utente, oppure solo Documenti per un ospite, poiché gli ospiti non possono creare stanze. Puoi chiudere la pagina mentre il processo è in esecuzione: al termine della riassegnazione, l'amministratore responsabile riceve una notifica via e-mail.

   Usa il pulsante Interrompi trasferimento nella parte inferiore del pannello per interrompere la riassegnazione dei dati.

   

   Se hai deselezionato la casella Elimina profilo quando la riassegnazione è completata, puoi tornare all'elenco degli utenti disabilitati ed eliminare manualmente l'utente/ospite senza perdere i suoi dati.