Lavorare con le stanze dati virtuali

Le stanze dati virtuali sono progettate per garantire una maggiore sicurezza quando si lavora con documenti riservati.

È possibile utilizzare diverse funzionalità per lavorare con i dati in una stanza dati virtuale: indicizzazione dei dati con la possibilità di modificare l'indice e generare un rapporto riepilogativo sulla struttura dei file della stanza, impostazione della durata dei file, divieto di copia e download dei file, impostazione di filigrane.

Caratteristiche principali

• Indicizzazione automatica dei dati, generazione di un rapporto riepilogativo
• Impostazione della durata dei file
• Restrizione della copia e del download dei file
• Aggiunta di filigrane ai documenti
• Compilazione di moduli basata su ruoli

Passo 1. Creare una stanza dati virtuale

Crea una nuova stanza dati virtuale in pochi semplici passaggi:

1. Vai all'app Stanze e fai clic sul pulsante Nuova stanza o sull'icona Plus.

2. Seleziona il tipo Stanza Dati Virtuale.

3. Inserisci il Nome della stanza.

4. Facoltativamente, puoi aggiungere tag nel campo Tag o cambiare l'icona della stanza.

5. Abilita gli interruttori necessari nel pannello delle impostazioni della stanza:

   • Indicizzazione automatica - Abilita l'indicizzazione automatica per indicizzare file e cartelle per numero di serie. L'ordinamento per numero sarà impostato come predefinito per tutti gli utenti.

   • Durata del file - Imposta la durata del file per eliminare automaticamente i file in questa stanza dopo un periodo definito. La durata inizia dalla data di caricamento/creazione del file.

     Imposta un numero di giorni, mesi o anni e seleziona l'azione necessaria: Sposta nel cestino o Elimina definitivamente.

     

   • Restrizione copia e download - Abilita questa impostazione per disabilitare i download e la copia dei contenuti per gli utenti con il ruolo "Visualizzatore".

   • Aggiungi filigrane ai documenti - Proteggi tutti i documenti in questa stanza con filigrane. Se un documento ne contiene già una, non verrà sostituita.

     note

     Se questa opzione è abilitata, i file dalla stanza verranno scaricati in formato PDF.

     Puoi selezionare l'opzione Info visualizzatore e regolare le seguenti impostazioni per una filigrana di testo:

     • Aggiungi elementi filigrana: Nome utente, Email utente, Indirizzo IP utente, Data corrente, Nome stanza.
     • Aggiungi testo statico
     • Posizione: Diagonale o Orizzontale.

     Puoi selezionare l'opzione Immagine, caricare un file immagine e regolare le seguenti impostazioni per una filigrana immagine:

     • Scala - seleziona il valore di scala necessario tra quelli disponibili: 100%, 200%, 300%, 400%, 500%.
     • Ruota - seleziona il valore necessario: 0°, 30°, 45°, 60°, 90°.

     

   note

   È anche possibile regolare queste impostazioni durante la modifica della stanza dati virtuale.

6. Facoltativamente, imposta la Quota di archiviazione per la stanza oppure seleziona la casella Disattiva la quota per questa stanza per disattivare il limite di archiviazione.

7. Fai clic su Crea.

Passo 2. Aggiungi documenti alla stanza

Una stanza appena creata mostra la schermata Benvenuto nella Stanza Dati Virtuale con azioni rapide: Crea un nuovo file, Invita persone, Carica dall'archiviazione (dall'app File o Stanze) e Carica dal dispositivo.

Le stesse operazioni sono disponibili tramite il pulsante Nuovo sopra l'elenco dei documenti:

• Documento, Foglio di calcolo, Presentazione – crea un nuovo file online.
• Modulo PDF – crea un nuovo modulo Vuoto o Da file di testo.
• Cartella – crea una nuova cartella.
• Galleria modelli – crea un file sulla base di uno dei modelli pronti.
• Carica file / Carica cartella – carica i file e le cartelle esistenti dal tuo dispositivo.

Tutte le opzioni disponibili per lavorare con i documenti nelle stanze sono elencate qui.

Passo 3. Aggiungi utenti autorizzati alla stanza

Ora devi aggiungere alla stanza ospiti o utenti registrati nel tuo workspace per lavorare con i documenti.

Nella Stanza Dati Virtuale sono disponibili i seguenti livelli di autorizzazione:

• Gestore della stanza (a pagamento) – gestire le stanze assegnate, invitare nuovi utenti e assegnare ruoli di livello inferiore al proprio.
• Creatore di contenuti – creare e modificare file nella stanza, ma non può gestire utenti o impostazioni di accesso.
• Editor – operazioni con i file esistenti: visualizzazione, modifica, compilazione di moduli, revisione, commenti.
• Visualizzatore – visualizzazione dei file.
• Compilatore di moduli – operazioni con i file esistenti: visualizzazione, compilazione di moduli, revisione, commenti.

Per aggiungere un Gestore della stanza, devi selezionare un amministratore delle stanze o un amministratore completo tra i contatti esistenti del workspace.

Per invitare ospiti e utenti:

1. Vai alla schermata Info -> Contatti della stanza e usa l'icona Invita contatti.
2. Attiva l'interruttore Invita tramite link per creare un link universale di autoautorizzazione nella stanza come ospite. Se necessario, modifica il livello di autorizzazione. Il link viene copiato negli appunti e la sua data di scadenza viene mostrata sotto. In questo modo puoi invitare solo ospiti.
3. In alternativa, usa la sezione Aggiungi manualmente qui sotto per aggiungere contatti esistenti del workspace o invitare personalmente nuovi ospiti via email. Digita un'email e premi Invio, oppure usa l'opzione Scegli dall'elenco per selezionare un contatto esistente. Se necessario, modifica il livello di autorizzazione e la Lingua dell'invito. Puoi aggiungere più email e poi fare clic su Invia invito.

Per impostazione predefinita, ospiti e utenti verranno aggiunti alla stanza come Visualizzatori, che possono solo visualizzare i documenti. Puoi selezionare il livello di autorizzazione necessario al posto dell'opzione predefinita Visualizzatore. I nuovi ospiti verranno aggiunti al tuo elenco Ospiti.

note

Se vuoi utilizzare la funzionalità di compilazione dei moduli basata sui ruoli, assegna il livello di autorizzazione Compilatore di moduli. La compilazione dei moduli basata sui ruoli e gli stati dei moduli PDF sono descritti nel Passaggio 4 qui sotto. Per raccogliere moduli compilati da molti rispondenti, usa invece gli spazi di compilazione moduli nell'app Moduli.

Quando si lavora con moduli PDF nelle Stanze Dati Virtuali, le seguenti azioni sono disponibili a seconda del livello di autorizzazione:

Azione \ Livello di autorizzazione	Gestore della stanza	Creatore di contenuti	Editor	Visualizzatore	Compilatore di moduli
Visualizza tutto il contenuto della stanza	✔	✔	✔	✔	✖
Crea moduli PDF nella stanza	✔	✔	✖	✖	✖
Carica moduli PDF nella stanza	✔	✔	✖	✖	✖
Modifica moduli PDF	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizza moduli PDF non configurati	✔	✔	✔	✔	✖
Configura compilazione	✔	✔	✖	✖	✖
Interrompi compilazione	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizzare i moduli PDF configurati in cui non partecipa	✔	✔	✔	✔	✖
Visualizzare i moduli PDF configurati in cui partecipa	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizzare i moduli PDF completati	✔	✔	✔	✔	✔

I compilatori di moduli possono visualizzare solo i moduli PDF configurati in cui partecipano.

Tutte le opzioni disponibili per invitare utenti alle stanze sono elencate qui.

Passo 4. Compilare i moduli in base ai ruoli dei destinatari

La compilazione dei moduli basata sui ruoli viene utilizzata quando più partecipanti compilano lo stesso modulo a turno: il modulo passa da un partecipante al successivo e ciascuno compila solo i campi a lui destinati.

Innanzitutto, apri il modulo PDF aggiunto e crea i ruoli dei destinatari cliccando sul pulsante Gestione Ruoli Destinatari nella scheda Moduli. Per ulteriori dettagli, leggi questo articolo.

Clicca su un campo del modulo e utilizza l'opzione Chi deve compilare questo? nel pannello Impostazioni modulo a destra per assegnare il ruolo di destinatario necessario al campo del modulo selezionato.

Quando tutti i ruoli dei destinatari sono creati e i campi sono regolati, clicca sul pulsante Inizia compilazione nell'angolo in alto a destra del modulo.

Nella schermata Inizia compilazione, assegna i ruoli dei destinatari ai membri della stanza nell'ordine specificato. L'ordine dei ruoli corrisponde a quello creato nel gestore dei ruoli dei destinatari. Clicca sull'icona Plus, scegli il membro necessario e clicca sul pulsante Seleziona. Per rimuovere il partecipante selezionato, clicca sull'icona della croce accanto al nome utente.

Quando i ruoli dei destinatari sono assegnati ai membri della stanza, clicca sul pulsante Inizia.

Nella schermata successiva, puoi copiare il link al modulo e inviarlo ai partecipanti, puoi anche vedere chi ha già compilato il modulo o vi ha avuto accesso per la compilazione. È anche possibile andare alla stanza o aprire il modulo.

Lo stato In corso apparirà accanto al file nella stanza. La persona assegnata che deve compilare il modulo vedrà lo stato Il tuo turno. La compilazione è possibile solo quando è il turno dell'utente. L'utente può compilare solo i campi che sono destinati a lui. Quando il membro completa il modulo e clicca sul pulsante Completa e Invia, il turno passa al partecipante successivo.

Puoi anche selezionare l'opzione Stato di compilazione dal menu contestuale del file per vedere il progresso del completamento. Se vuoi interrompere la compilazione, utilizza il pulsante Ferma nella schermata dello stato di compilazione o l'opzione Ferma compilazione nel menu contestuale del modulo. Lo stato Fermato apparirà accanto al file nella stanza. Per avviare nuovamente il processo di compilazione, puoi utilizzare il pulsante Reset e inizia compilazione nella schermata dello stato di compilazione o l'opzione corrispondente nel menu contestuale del file.

Una volta che il modulo è completato da tutti i partecipanti, lo stato Completo apparirà accanto al file nella stanza.

note

Le opzioni Stato di compilazione e Reset e inizia compilazione sono disponibili solo nel menu contestuale del file di una Stanza Dati Virtuale. In uno spazio di compilazione moduli, dove ogni rispondente compila una copia individuale del modulo, queste opzioni non sono offerte.

Stati dei moduli PDF

• Lo stato Il tuo turno viene visualizzato quando è il turno dell'utente di compilare il modulo. Il file viene visualizzato come Nuovo nella stanza fino a quando il modulo non viene inviato alla fase successiva. Quando clicchi sul modulo, si aprirà in modalità di compilazione.
• Lo stato In corso viene visualizzato per gli utenti che partecipano al processo di compilazione, ma non è il loro turno, ad esempio, se il modulo è stato parzialmente compilato e inviato alla fase successiva. Lo stato rimane fino a quando tutti i partecipanti non hanno completato completamente il modulo o fino a quando la compilazione non viene fermata.
• Lo stato Completo viene visualizzato dopo che il modulo è stato completamente compilato da tutti i partecipanti. Quando clicchi sul modulo, si aprirà come file PDF per la visualizzazione.
• Lo stato Fermato viene visualizzato dopo che uno degli amministratori o l'autore del modulo ha fermato il processo di compilazione del modulo.

Passo 5. Tracciare il lavoro con i documenti

Utilizza l'icona accanto al nome della stanza sulla barra degli strumenti in alto per eseguire le seguenti azioni all'interno della stanza:

• Modifica stanza – modificare le impostazioni della stanza specificate durante la sua creazione.
• Invita persone – aggiungere membri alla stanza.
• Copia link – copiare negli appunti il link alla stanza.
• Altre opzioni – questa voce di menu contiene le seguenti sottovoci:
  • Salva come modello – salvare la stanza come modello per riutilizzarne impostazioni, utenti e cartelle.
  • Duplica – creare una copia della stanza.
  • Scarica – scaricare il contenuto della stanza.
  • Info stanza – aprire il pannello Info.
  • Esporta indice stanza – esportare l'indice per la Stanza Dati Virtuale. Il file xlsx con un rapporto riepilogativo sulla struttura dei file della stanza sarà esportato nell'app File.
  • Cambia proprietario della stanza – assegnare un altro utente come proprietario della stanza.
• Crea un gruppo / Aggiungi al gruppo – organizzare le stanze in gruppi.
• Modifica indice – riordinare i file e rimuovere gli spazi nell'indice della Stanza Dati Virtuale. Sarai in grado di utilizzare le frecce per cambiare manualmente l'ordine dei file uno per uno o utilizzare l'opzione Riordina in alto.
• Esci dalla stanza – rimuovere se stessi dai membri della stanza.
• Sposta in archivio – spostare la stanza nella sezione Archivio.
• Elimina stanza – eliminare la stanza.

Puoi tracciare tutte le modifiche nella schermata Info -> Storico della stanza. Usa l'opzione Vai alla data per passare a una certa data e l'opzione Esporta cronologia per salvare la cronologia in un file.