Lavorare con le stanze pubbliche

Le stanze pubbliche sono progettate per semplificare la condivisione di file con utenti esterni, cioè coloro che non sono membri del tuo spazio di lavoro.

Puoi fornire alle persone link esterni per visualizzare i documenti senza registrazione. La stanza sarà accessibile a chiunque abbia il link. Per impostazione predefinita, gli utenti esterni avranno il permesso di sola visualizzazione per tutti i file in una stanza pubblica, ma puoi creare link aggiuntivi con diritti di accesso diversi.

Puoi anche incorporare questa stanza in qualsiasi interfaccia web in modo che le persone possano accedere ai file memorizzati nella stanza direttamente dal tuo sito web o servizio.

Caratteristiche principali

• Creare link esterni per accedere a più documenti senza registrazione
• Aggiungere diversi link con impostazioni differenti
• Proteggere i link con una password, impostare restrizioni su copia, download e stampa
• Limite di tempo per i link aggiuntivi
• Incorporare stanze in pagine web per mostrare un insieme di documenti a tutti i visitatori
• Utilizzare servizi di terze parti (Box, Dropbox, ecc.) come archiviazione dati

Possibili casi d'uso

• Mostrare documentazione pronta a partner, clienti o altre terze parti
• Pubblicare un insieme di documenti su un sito web o blog
• Condividere contenuti sia dallo spazio di lavoro che da un servizio di terze parti connesso come archiviazione

Ad esempio, hai bisogno di condividere materiali demo o documentazione di progetto con i tuoi partner. Vediamo come questo può essere fatto con le stanze pubbliche.

Passo 1. Crea una stanza pubblica

Crea una nuova stanza pubblica in pochi semplici passaggi:

1. Vai all'app Stanze e clicca sul pulsante Nuova stanza o sull'icona Plus.

2. Seleziona il tipo Stanza pubblica.

3. Inserisci il Nome della stanza.

4. Facoltativamente, puoi aggiungere tag nel campo Tag o cambiare l'icona della stanza.

5. Facoltativamente, imposta la Quota di archiviazione per la stanza o seleziona la casella Disabilita quota per questa stanza per disattivare il limite di archiviazione.

6. Facoltativamente, attiva l'interruttore Archiviazione di terze parti per usare servizi di terze parti come archiviazione dati per questa stanza. Puoi creare una nuova cartella o selezionarne una esistente nell'archiviazione connessa. Per maggiori dettagli sulla connessione di archiviazioni di terze parti, leggi questa istruzione.

   note

   Se desideri connettere un servizio di terze parti, questo può essere fatto solo al momento della creazione della stanza, non quando modifichi stanze esistenti.

7. Clicca su Crea.

Passo 2. Aggiungi documenti alla stanza

Una stanza appena creata mostra la schermata Benvenuto nella stanza pubblica con azioni rapide: Crea un nuovo file, Invita persone, Carica dall'archiviazione (dall'app File o Stanze) e Carica dal tuo dispositivo.

Le stesse operazioni sono disponibili tramite il pulsante Nuovo sopra l'elenco dei documenti:

• Documento, Foglio di calcolo, Presentazione – crea un nuovo file online.
• Modulo PDF – crea un nuovo modulo da Vuoto o Da file di testo.
• Cartella – crea una nuova cartella.
• Galleria modelli – crea un file sulla base di uno dei modelli pronti.
• Carica file / Caricare cartella – carica i file e le cartelle esistenti dal tuo dispositivo.

Tutte le opzioni disponibili per lavorare con i documenti nelle stanze sono elencate qui.

Passo 3. Aggiungi utenti autorizzati alla stanza

Se necessario, puoi aggiungere ospiti o utenti registrati nel tuo spazio di lavoro alla stanza per lavorare con i documenti e gestirne i contenuti.

Nella stanza pubblica sono disponibili i seguenti livelli di autorizzazione:

• Gestore della stanza (a pagamento) – gestisce le stanze assegnate, invita nuovi utenti e assegna ruoli inferiori al proprio livello.
• Creatore di contenuti – crea e modifica file nella stanza, ma non può gestire utenti o impostazioni di accesso.

Per aggiungere un Gestore della stanza, devi selezionare un amministratore della stanza o un Amministratore completo dai contatti esistenti dello spazio di lavoro.

Per invitare ospiti e utenti:

1. Vai alla schermata Info -> Contatti della stanza e utilizza l'icona Invita contatti.
2. Attiva l'interruttore Invita tramite link per creare un link universale per l'autoautorizzazione nella stanza come ospite. Il link viene copiato negli appunti e la sua data di scadenza è mostrata sotto. In questo modo, puoi invitare solo ospiti.
3. In alternativa, utilizza la sezione Aggiungi manualmente in basso per aggiungere contatti esistenti dello spazio di lavoro o invitare nuovi ospiti personalmente via email. Digita un'email e premi Invio, oppure usa l'opzione Scegli dall'elenco per selezionare un contatto esistente. Se necessario, cambia la Lingua dell'invito. Puoi aggiungere diverse email e poi cliccare su Invia invito.

Gli ospiti e gli utenti verranno aggiunti alla stanza come Creatori di contenuti che possono creare e modificare documenti. I nuovi ospiti verranno aggiunti alla tua lista Ospiti.

Tutte le opzioni disponibili per invitare utenti alle stanze sono elencate qui.

Passo 4. Regola e condividi il link esterno

Poiché le stanze pubbliche sono progettate per lavorare con utenti esterni, la tua nuova stanza pubblica ha già un link esterno attivato, quindi puoi semplicemente copiarlo. La schermata Info -> Contatti mostra l'avviso Stanza disponibile tramite link esterno, che spiega che la stanza è disponibile a chiunque abbia il link e che l'accesso degli utenti esterni dipende dal tipo di diritti di accesso selezionato.

Clicca sul pulsante Condividi stanza accanto al nome della stanza o utilizza l'icona accanto all'opzione Link condiviso nella sezione Link condivisi della schermata Info -> Contatti. Invia il link copiato agli utenti di terze parti. Avranno il permesso di sola visualizzazione per tutti i file nella stanza senza registrazione.

Puoi anche modificare il link esterno:

1. Sulla schermata Info -> Contatti, clicca sull'icona accanto alla didascalia Link condiviso.
2. Scegli l'opzione Impostazioni link. Il menu contiene anche le opzioni Copia il link condiviso, Copia la password del link, Incorpora e Revoca link.
3. Nella sezione Ruolo per il link, scegli un livello di permesso diverso da quello predefinito Visualizzatore: Editor, Revisore o Commentatore.
4. Cambia il Nome del link per distinguere vari link.
5. Imposta una password per proteggere il link utilizzando l'interruttore Accesso con password.
6. Abilita l'interruttore Limita copia contenuto file, download file e stampa per disabilitare la copia del contenuto dei file negli appunti, il download di file e cartelle e la stampa dei file.
7. Clicca sul pulsante Salva.

Se necessario, puoi revocare il link condiviso utilizzando l'opzione Revoca link dal menu sulla schermata Info -> Contatti. Il link corrente verrà disattivato e verrà creato un nuovo link condiviso.

Se hai bisogno di più di un link per la tua stanza pubblica, utilizza l'icona Aggiungi nuovo link nella sezione Link condivisi. In una stanza pubblica, il link principale è valido per un periodo di tempo illimitato, mentre i link aggiuntivi possono essere limitati nel tempo con l'impostazione Limite in base al periodo di tempo.

Tutte le opzioni disponibili per i link esterni sono elencate qui.

Se desideri incorporare una stanza pubblica nel tuo sito web, leggi questa istruzione.