Modifica delle stanze

Per controllare ogni fase della collaborazione, gli amministratori in ONLYOFFICE Apps possono eseguire varie operazioni con le stanze esistenti: ordinare e filtrare l'elenco delle stanze per trovare facilmente quella necessaria, fissare alcune stanze importanti in cima all'elenco, spostare le stanze vecchie nell'archivio, modificare le informazioni della stanza, aggiungere nuovi membri, reinviare inviti, cambiare i livelli di autorizzazione degli utenti attivi o rimuovere utenti dalla stanza.

Per quanto riguarda la gestione delle stanze nello spazio di lavoro, le azioni disponibili differiscono a seconda del tipo di utente:

Sezione\Tipo di utente	Proprietario	Amministratore completo	Amministratore stanza	Utente	Ospite
File	✔	✔	✔	✔	✖
Creazione, caricamento, spostamento, copia, rinomina, download, eliminazione di file e cartelle	✔	✔	✔	✔	✖
Stanze	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizzazione di tutte le stanze	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizzazione delle proprie stanze	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizzazione delle stanze a cui l'utente è invitato	✔	✔	✔	✔	✔
Creazione e modifica delle stanze	✔	✔	✔	✖	✖
Fissare le stanze in cima	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizzazione delle informazioni della stanza (contatti, cronologia, dettagli)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitare utenti esterni (ospiti) in una stanza	✔	✔	✔	✔	✔
Invitare utenti interni in una stanza	✔	✔	✔	✔	✖
Assegnare livelli di autorizzazione ai membri della propria stanza	✔	✔	✔	✔	✔
Cambiare i livelli di autorizzazione dei membri della propria stanza	✔	✔	✔	✖	✖
Rimuovere utenti dalla propria stanza	✔	✔	✔	✖	✖
Archiviare le proprie stanze	✔	✔	✔	✖	✖
Creare una copia della propria stanza	✔	✔	✔	✖	✖
Creare una copia della stanza di qualcun altro	✔	✔	✖	✖	✖
Modificare le stanze di qualcun altro: invitare utenti, assegnare e cambiare i livelli di autorizzazione dei membri della stanza, rimuovere utenti dalla stanza	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizzare i link della stanza pubblica di qualcun altro	✖	✖	✖	✖	✖
Cambiare il proprietario della stanza di qualcun altro	✔	✔	✖	✖	✖
Archiviare la stanza di qualcun altro	✔	✔	✖	✖	✖
Archivio	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizzazione di tutte le stanze archiviate	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizzazione delle proprie stanze archiviate	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizzazione delle stanze archiviate a cui l'utente è invitato	✔	✔	✔	✔	✔
Modifica delle stanze archiviate	✖	✖	✖	✖	✖
Fissare le stanze archiviate in cima	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizzazione delle informazioni della stanza archiviata (contatti, cronologia, dettagli)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitare utenti in una stanza archiviata, assegnare e cambiare i livelli di autorizzazione dei membri	✖	✖	✖	✖	✖
Ripristinare, copiare o rimuovere le stanze archiviate di qualcun altro	✔	✔	✖	✖	✖
Ripristinare, copiare o rimuovere le proprie stanze archiviate	✔	✔	✔	✖	✖

Operazioni nell'elenco delle stanze

Utilizzando gli strumenti sulla barra degli strumenti in alto, è possibile eseguire le seguenti operazioni:

• Cercare un nome di stanza utilizzando la barra di ricerca in cima all'elenco delle stanze.

• Filtrare le stanze per proprietario o contatti, tipo (Collaborazione, Personalizzata, Stanza pubblica, Sala dati virtuale), i tag esistenti, risorse di terze parti utilizzando il pulsante . Selezionare i parametri di filtro necessari e fare clic su Applica. Per cancellare il filtro, utilizza l'icona nell'angolo in alto a destra.

  

• Ordina le stanze per parametri (Nome, Tipo, Tag, Proprietario, Data ultima attività, Archiviazione) utilizzando il pulsante . Clicca la freccia accanto al parametro selezionato per cambiare l'ordine di ordinamento.

• Passa tra le modalità di visualizzazione disponibili (Miniature o Compatta) utilizzando il pulsante o .

• Utilizza l'icona per visualizzare o nascondere le colonne Tipo, Tag, Proprietario, Ultima attività, Archiviazione / Quota nell'elenco delle stanze (Vista compatta).

• Aggiungi rapidamente un tag cliccando sull'icona + nella scheda di una stanza. Digita il nome del tag nel campo di input che appare e premi Invio per applicarlo. Per rimuovere o rinominare un tag esistente, cliccalo direttamente sulla scheda: il tag diventa modificabile in modo da poterne aggiornare il nome, oppure premi Canc per rimuoverlo.

  

Utilizzando il pannello superiore che appare quando una o più stanze sono selezionate nell'elenco, puoi eseguire le seguenti operazioni:

• Seleziona le stanze per tipo (Tutte, Stanza dati virtuale, Collaborazione, Pubbliche, Personalizzata) utilizzando l'icona . L'elenco include i tipi delle stanze già create.

  

• Fissa/sblocca la stanza selezionata in alto.

• Crea un gruppo dalle stanze selezionate utilizzando l'opzione Crea un gruppo.

• Sposta la stanza selezionata nell'archivio.

• Cambia una quota per stanza (se è stata impostata una quota per stanza).

• Disabilita la quota (se è stata impostata una quota per stanza).

• Visualizza informazioni sulla singola stanza selezionata utilizzando l'icona .

  

• Elimina la stanza.

Utilizzando il menu contestuale o l'icona accanto al nome della stanza, puoi eseguire le seguenti azioni:

• Seleziona – per selezionare la stanza nell'elenco. Quando la stanza è selezionata, puoi fissarla/sbloccarla o spostarla nell'archivio utilizzando le opzioni della barra degli strumenti superiore o visualizzare le informazioni utilizzando l'icona .
• Apri – per aprire la stanza.
• Fissa in alto – per visualizzare la stanza in cima all'elenco. Puoi sbloccare la stanza fissata cliccando l'icona o utilizzando l'opzione Sblocca nel menu.
• Disabilita notifiche – per disabilitare le notifiche per questa stanza. Puoi riattivare le notifiche utilizzando l'opzione Abilita notifiche nel menu.
• Modifica stanza – per rinominare la stanza, aggiungere tag o un'immagine, cambiare il proprietario della stanza.
• Invita persone – per inviare inviti a utenti o ospiti.
• Copia il link – per copiare un link alla stanza pubblica o personalizzata. I contenuti della stanza accessibili tramite questo link saranno disponibili per la visualizzazione senza autorizzazione.
• Altre opzioni:

  • Salva come modello – per salvare la stanza selezionata come modello. Sarà possibile creare rapidamente nuove stanze basate su modelli esistenti.

  • Duplica – per duplicare la stanza.

  • Scarica – per scaricare la stanza.

  • Info stanza – per visualizzare le seguenti informazioni:

    • Contatti – elenca l'Amministrazione, gli Utenti e gli Utenti previsti della stanza. La schermata Contatti consente anche di aggiungere nuovi membri, reinviare inviti, cambiare i livelli di autorizzazione degli utenti attivi o rimuovere un utente dalla stanza.

      

    • Cronologia – elenca le attività recenti nella stanza e consente di filtrare la cronologia per data, nonché di esportare tutta la cronologia o un intervallo di date personalizzato.

      

    • Dettagli – elenca il proprietario della stanza, il tipo, il contenuto, la data dell'ultima modifica e chi l'ha effettuata, la data di creazione, i tag che possono essere aggiunti subito e le informazioni su archiviazione / quota.

      

  • Cambia il proprietario della stanza – per cambiare il proprietario della stanza.

• Crea un gruppo – per aggiungere la stanza a un nuovo gruppo di stanze.
• Lascia la stanza – per lasciare la stanza. Se sei il proprietario della stanza, dovrai prima assegnare un altro proprietario.
• Sposta nell'archivio – per archiviare la stanza. Le stanze archiviate possono essere ripristinate o eliminate.
• Elimina stanza – per eliminare definitivamente la stanza. Nella finestra di avviso che appare, seleziona la casella Comprendo le conseguenze e voglio eliminare la stanza e clicca il pulsante Elimina definitivamente.

Nella vista compatta, utilizzando il menu contestuale nella colonna Archiviazione / Quota accanto al nome della stanza, puoi eseguire le seguenti azioni:

• Cambia quota (se la quota predefinita è abilitata) – per impostare una quota personalizzata per stanza.
• Imposta come predefinito (se la quota predefinita è abilitata e modificata) – per impostare una quota personalizzata al valore predefinito.
• Disabilita quota (se la quota predefinita è abilitata) – per disabilitare la quota.

note

Quando è impostata una quota per la stanza e il limite è stato superato, nell'intestazione della stanza appare un banner di notifica per avvisare l'amministratore della stanza.

Operazioni all'interno della stanza

Quando apri una stanza cliccando il suo nome nell'elenco, puoi utilizzare la barra degli strumenti superiore per eseguire le seguenti azioni:

• Ritorna all'elenco delle stanze utilizzando la freccia .
• Crea nuovi documenti, fogli di calcolo, presentazioni, moduli PDF, cartelle utilizzando l'icona Plus.
• Gestisci la stanza utilizzando l'icona :
  • Modifica stanza – per rinominare la stanza, aggiungere tag o un'immagine, cambiare il proprietario della stanza.
  • Invita persone – per inviare inviti a utenti o ospiti.
  • Copia il link – per copiare un link alla stanza pubblica o personalizzata. I contenuti della stanza accessibili tramite questo link saranno disponibili per la visualizzazione senza autorizzazione.
  • Altre opzioni:
    • Salva come modello – per salvare la stanza selezionata come modello. Sarà possibile creare rapidamente nuove stanze basate su modelli esistenti.
    • Duplica – per duplicare la stanza.
    • Scarica – per scaricare la stanza.
    • Info stanza – per visualizzare le seguenti informazioni:
      • Contatti – elenca l'Amministrazione, gli Utenti e gli Utenti previsti della stanza. La schermata Contatti consente anche di aggiungere nuovi membri, reinviare inviti, cambiare i livelli di autorizzazione degli utenti attivi o rimuovere un utente dalla stanza.
      • Cronologia – elenca le attività recenti nella stanza e consente di filtrare la cronologia per data, nonché di esportare tutta la cronologia o un intervallo di date personalizzato.
      • Dettagli – elenca il proprietario della stanza, il tipo, il contenuto, la data dell'ultima modifica e chi l'ha effettuata, la data di creazione, i tag che possono essere aggiunti subito e le informazioni su archiviazione / quota.
    • Esporta indice stanza – per esportare l'indice per la Stanza dati virtuale. Il file xlsx con un rapporto sommario sulla struttura dei file della stanza verrà esportato nella sezione File.
    • Cambia il proprietario della stanza – per cambiare il proprietario della stanza.
  • Crea un gruppo – per aggiungere la stanza a un nuovo gruppo di stanze.
  • Lascia la stanza – per lasciare la stanza. Se sei il proprietario della stanza, dovrai prima assegnare un altro proprietario.
  • Sposta nell'archivio – per archiviare la stanza. Le stanze archiviate possono essere ripristinate o eliminate.
  • Elimina stanza – per eliminare definitivamente la stanza. Nella finestra di avviso che appare, seleziona la casella Comprendo le conseguenze e voglio eliminare la stanza e clicca il pulsante Elimina definitivamente.
• Condividi la stanza pubblica utilizzando il pulsante Condividi stanza.
• Visualizza le informazioni sulla stanza utilizzando l'icona .

Operazioni varie con le stanze

Raggruppare le stanze

Le stanze possono essere organizzate in gruppi in modo da poter passare dall'una all'altra invece di scorrere l'intero elenco. Per utilizzare la funzione di raggruppamento delle stanze, attiva prima l'interruttore in Profilo -> Gestione dei file.

Una volta attivata, le voci e compaiono sopra l'elenco delle stanze.

1. Per creare un gruppo, utilizza la voce Aggiungi gruppo sopra l'elenco delle stanze. Puoi anche selezionare una o più stanze nell'elenco e utilizzare l'opzione Crea un gruppo nel pannello superiore o nel menu contestuale della stanza. Inserisci il nome del gruppo e scegli un'icona.

   

2. Passa da un gruppo creato all'altro utilizzando le voci corrispondenti sopra l'elenco delle stanze. La voce Tutte le stanze mostra tutte le stanze indipendentemente dal gruppo.

   

3. Per gestire i gruppi esistenti, utilizza l'icona Gestire un gruppo di stanze a sinistra. Nel pannello Modifica gruppi di stanze puoi Creare un nuovo gruppo, modificare o eliminare i gruppi esistenti.

   

4. Disattiva l'interruttore Raggruppamento stanze per nascondere i gruppi. I gruppi creati vengono salvati e possono essere visualizzati di nuovo attivando questa opzione nelle impostazioni del tuo profilo, nella scheda Gestione dei file.

Creazione di modelli di stanza

I modelli di stanza consentono di creare rapidamente nuove stanze con impostazioni e contenuti simili. È possibile utilizzare i propri modelli o quelli condivisi con te da altri amministratori.

1. Utilizza il menu contestuale o l'icona accanto al nome della stanza nell'elenco delle stanze e seleziona l'opzione Altre opzioni -> Salva come modello. Puoi anche aprire la stanza e utilizzare l'opzione Altre opzioni -> Salva come modello nel menu all'interno della stanza selezionata.

2. Cambia il Nome del modello se necessario.

3. Aggiungi Tag della stanza. I tag verranno applicati alla stanza che verrà creata basandosi su questo modello.

4. Per condividere il modello con altri amministratori, fai clic sul link Impostazioni di accesso nella sezione Accesso al modello.

   Attiva l'interruttore Modello disponibile a tutti. In questo caso, tutti gli amministratori completi e gli amministratori della stanza potranno creare stanze utilizzando questo modello.

   Nella sezione Aggiungi Utenti o Gruppi, puoi scegliere manualmente determinati amministratori dall'elenco. Se selezioni un gruppo, l'accesso sarà concesso solo agli amministratori che sono membri di quel gruppo.

5. L'opzione Apri modello creato è selezionata per impostazione predefinita.

6. Fai clic sul pulsante Crea modello.

Nel modello creato, puoi modificare le impostazioni del modello, aggiungere nuovi file e modificare i documenti esistenti.

I modelli creati sono disponibili nella sezione Stanze -> Modelli. Utilizzando il menu contestuale o l'icona accanto al nome del modello, puoi eseguire le seguenti azioni:

• Seleziona – per selezionare il modello nell'elenco.
• Apri – per aprire il modello.
• Copia il link – per copiare un link al modello.
• Crea una stanza – per creare una nuova stanza basata su questo modello.
• Modifica modello – per modificare le impostazioni del modello.
• Impostazioni di accesso – per condividere il modello con altri amministratori.
• Scarica – per scaricare il modello.
• Info stanza – per visualizzare le informazioni sul modello.
• Elimina modello – per eliminare il modello.

Creazione di link esterni per le stanze

In una stanza pubblica o personalizzata, puoi creare diversi link con parametri diversi. I contenuti della stanza accessibili tramite questi link saranno disponibili per la visualizzazione senza autorizzazione. Per le stanze pubbliche, il link condiviso è abilitato per impostazione predefinita. Se desideri ottenere un link per una stanza personalizzata, devi prima creare un link condiviso.

Per creare o modificare link esterni:

1. Nel menu della stanza, utilizza la voce Info.

2. Passa alla schermata Contatti.

   

3. Per una stanza pubblica, procedi al passaggio successivo. Per una stanza personalizzata, utilizza l'opzione Crea nuovo link nella sezione Link condivisi.

4. Fai clic sull'icona accanto al Link condiviso.

5. Scegli l'opzione Impostazioni del link.

6. Se necessario, cambia il Ruolo per il link in una stanza pubblica o personalizzata (Visualizzatore, Editor, Revisore o Commentatore).

7. Cambia il nome del link per distinguere i vari link.

8. Nell'elenco Chi ha accesso, seleziona Chiunque abbia il link o Solo utenti dello spazio di lavoro per definire chi può aprire la stanza tramite questo link.

9. Imposta una password per proteggere il link.

   1. Attiva l'interruttore Accesso con password.

   2. Fai clic sull'icona per generare una password o inseriscila manualmente nel campo corrispondente.

      note

      La password deve essere lunga almeno 8 caratteri. Sono consentiti i seguenti caratteri: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

   3. Per pulire il campo della password, fai clic sul pulsante Pulisci.

   4. Per copiare la password negli appunti per una futura condivisione, fai clic sul pulsante Copia password.

      

10. Abilita l'interruttore Limita copia contenuto file, download file e stampa per disabilitare i download di file e cartelle dalla stanza pubblica o personalizzata condivisa tramite un link.

11. Per salvare le modifiche apportate ai parametri del link condiviso, fai clic sul pulsante Salva.

Se hai bisogno di più di un link per una stanza pubblica o personalizzata, utilizza l'icona Aggiungi nuovo link nella sezione Link condivisi. Quando crei un link aggiuntivo, puoi:

1. Impostare il nome del link.

2. Impostare una protezione con password come descritto sopra.

3. Limitare la copia del contenuto del file, il download e la stampa.

4. Limitare il periodo di disponibilità di questo link impostando una data di scadenza. Scegli una delle opzioni predefinite (tra 12 ore, tra 1 giorno, tra 7 giorni, Illimitato) o seleziona Personalizzato e imposta la data e l'ora utilizzando il selettore di date.

5. Salvare il link cliccando su Crea.

   

La stanza sarà disponibile a chiunque abbia il link. Gli utenti esterni avranno il permesso di sola visualizzazione per tutti i file in una stanza pubblica o personalizzata.

In una stanza pubblica o personalizzata, puoi cambiare il link predefinito del Visualizzatore selezionando un diverso livello di permesso: Editor, Revisore o Commentatore. Per farlo:

1. Nel menu della stanza, utilizza l'elemento Info.

2. Passa alla schermata Contatti.

3. Clicca sull'icona accanto al Link condiviso.

4. Scegli l'opzione necessaria: Editor, Revisore, Commentatore, Visualizzatore.

   

   Il link per il livello di permesso selezionato verrà copiato negli appunti.

Incorporare stanze

Puoi incorporare una stanza pubblica o personalizzata disponibile tramite un link condiviso nel tuo sito web in modo che la stanza sia accessibile a chiunque senza autorizzazione.

Leggi le istruzioni.

Se desideri incorporare l'intero spazio di lavoro nella tua applicazione o trovare ulteriori opzioni di incorporamento per personalizzarle manualmente (ad esempio, selezionare gli elementi dell'interfaccia da visualizzare o incorporare una stanza di tipo diverso), utilizza la sezione Strumenti per sviluppatori -> Embed SDK.

Leggi le istruzioni.