Invitare utenti nelle stanze

Una volta che una stanza in ONLYOFFICE Apps è stata creata, è necessario invitare utenti a questa stanza per iniziare la collaborazione.

Tutti i nuovi utenti invitati tramite link o manualmente all'interno della stanza saranno aggiunti come ospiti. Per aggiungere nuovi utenti interni (membri), gli amministratori dovrebbero invitarli dalla sezione Contatti.

Quando si invitano utenti a una stanza, gli invitanti assegnano un livello di autorizzazione a un utente. Un livello di autorizzazione definisce quali azioni sui file l'utente può eseguire all'interno di questa stanza:

	Visualizza	Commenta	Revisiona	Compila moduli	Modifica	Visualizza cronologia versioni	Gestisci file	Gestisci utenti e impostazioni
Visualizzatore	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Commentatore	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Revisore	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Editore	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖	✖
Creatore di contenuti	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Gestore della stanza	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

A seconda del livello di autorizzazione, le seguenti azioni con i file sono disponibili per l'utente all'interno di una stanza:

• Visualizzatore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione.
• Commentatore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento.
• Revisore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione.
• Editore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione moduli, modifica. Visualizzazione cronologia versioni.
• Creatore di contenuti - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione moduli, modifica. Visualizzazione cronologia versioni. Creazione e caricamento di nuovi file/cartelle. Gestione della cronologia versioni, blocco dei file per i coautori. Copia, spostamento e rimozione dei propri file/cartelle.
• Gestore della stanza - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione moduli, modifica. Visualizzazione cronologia versioni. Creazione e caricamento di nuovi file/cartelle. Gestione della cronologia versioni, blocco dei file per i coautori. Copia, ridenominazione, spostamento e rimozione dei propri file/cartelle e di quelli di altri.

note

Il livello di autorizzazione Compilatore di moduli è disponibile solo nelle Stanze dati virtuali, dove viene utilizzato per la compilazione di moduli basata sui ruoli. I compilatori di moduli possono visualizzare, compilare, revisionare e commentare i file esistenti.

Per raccogliere moduli compilati da molti rispondenti, invita invece gli utenti a uno spazio di compilazione moduli nell'app Moduli. I livelli di autorizzazione disponibili lì sono descritti nell'articolo Invitare utenti agli spazi di compilazione moduli.

Per invitare un utente a una stanza,

1. Apri la stanza necessaria dove vuoi invitare utenti.

2. Clicca sull'icona accanto al nome della stanza.

3. Seleziona l'opzione Condividi -> Invita contatti dal menu.

4. Invita utenti esterni (ospiti) tramite link:

   1. Attiva l'interruttore Invita tramite link per creare un link universale per l'autoautorizzazione nella stanza come ospite. Usa l'icona per copiare il link negli appunti. Puoi inviare il link copiato in qualsiasi modo conveniente.

   2. Per configurare il link, clicca sull'icona a forma di ingranaggio accanto a Invita tramite link e regola le Impostazioni di link:

      • Nella sezione Ruolo per il link, seleziona il livello di autorizzazione che otterranno tutti coloro che si uniscono tramite questo link. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di stanza.
      • Attiva l'interruttore Limite utente e specifica il Max. numero di utenti che possono unirsi tramite questo link (fino a 1000). Una volta raggiunto il limite, la registrazione tramite il link non è più disponibile. Il contatore sottostante mostra quanti utenti si sono già uniti.
      • Nella sezione Limite in base al periodo di tempo, imposta la data e l'ora fino a cui il link rimane valido.

      Clicca su Salva e copia per applicare le impostazioni e copiare il link, oppure su Annulla per tornare indietro senza salvare.

      

5. In alternativa, puoi utilizzare la sezione Aggiungi manualmente per aggiungere i contatti esistenti dello spazio di lavoro o per invitare personalmente nuovi utenti via email. I nuovi utenti invitati in questo modo vengono aggiunti al tuo elenco Ospiti.

   1. Clicca sull'opzione Scegli dall'elenco per selezionare i contatti esistenti dello spazio di lavoro. Selezionali nell'elenco e clicca sul pulsante Seleziona.

      • Usa la scheda Membri per selezionare utenti interni.
      • Usa la scheda Gruppi per selezionare tutti gli utenti che appartengono a un determinato gruppo. È anche possibile scegliere il gruppo Tutti per selezionare tutti gli utenti dello spazio di lavoro.

      Puoi anche iniziare a digitare il nome utente o del gruppo esistente o l'email nel campo di inserimento e selezionare gli utenti o gruppi trovati. I contatti o gruppi esistenti che corrispondono ai caratteri inseriti vengono visualizzati mentre digiti.

   2. Cambia la Lingua dell'invito se necessario.

   3. Per invitare nuovi utenti esterni (ospiti) tramite email, inserisci un indirizzo email valido nel campo Cerca e invita per nome o per e-mail e premi Invio. Allo stesso modo, aggiungi diversi indirizzi email se necessario.

   4. Cambia il livello di autorizzazione se necessario. I livelli di autorizzazione disponibili dipendono dal tipo di stanza: Gestore della stanza, Creatore di contenuti, Editore, Revisore, Commentatore, Visualizzatore. I diritti di accesso a tutti i documenti archiviati nella stanza sono definiti dal livello di autorizzazione. Gli utenti possono avere diversi livelli di autorizzazione a seconda delle stanze a cui sono invitati (lo stesso utente può essere Visualizzatore nella prima stanza ed Editore nella seconda).

      note

      Gli ospiti e gli utenti non possono essere assegnati come Gestori della stanza. Solo gli amministratori completi e gli amministratori della stanza sono adatti a questo livello di autorizzazione, quindi quando lo selezioni, nell'elenco vengono mostrati solo questi contatti.

   5. Quando sei pronto, clicca sul pulsante Invia invito. Gli inviti verranno inviati agli indirizzi email specificati. Clicca su Annulla per chiudere il pannello senza inviare.

      

È anche possibile invitare membri alla stanza dalla schermata Info -> Contatti. Clicca sull'icona per aggiungere nuovi membri.

Quando un utente accetta l'invito alla stanza, può visualizzare la stanza nell'app Stanze e può partecipare alla collaborazione con diritti di accesso secondo il livello di autorizzazione. Gli amministratori possono gestire gli utenti all'interno della stanza come descritto di seguito.

Reinviare inviti alle stanze

1. All'interno della stanza, apri la schermata Info -> Contatti.
2. Clicca sull'icona accanto alla didascalia Utenti in attesa.

Modificare i livelli di autorizzazione nelle stanze

1. All'interno della stanza, apri la schermata Info -> Contatti.

2. Clicca sul livello di autorizzazione corrente accanto all'utente necessario.

3. Seleziona un diverso livello di autorizzazione dall'elenco.

   

Rimuovere utenti dalle stanze

1. All'interno della stanza, apri la schermata Info -> Contatti.
2. Fai clic sul livello di autorizzazione corrente.
3. Seleziona l'opzione Rimuovi.