Gestione e modifica dei moduli in uno spazio moduli

Uno spazio per la compilazione di moduli nell'app Moduli è uno spazio in cui raccogli i moduli PDF compilati dai membri invitati e dagli utenti esterni. Una volta creato uno spazio, aggiungi dei moduli per iniziare a raccogliere le risposte: puoi creare nuovi moduli da zero o dalla galleria di modelli, caricare i moduli PDF ONLYOFFICE esistenti e organizzarli in cartelle. Puoi anche rinominare i moduli, spostarli o copiarli in un'altra posizione ed eliminare i file non necessari.

L'insieme delle operazioni disponibili dipende dai tuoi diritti di accesso allo spazio e a un determinato file.

Gli utenti possono lavorare con i moduli PDF e con i fogli di calcolo che raccolgono le risposte dei moduli utilizzando gli Editor online ONLYOFFICE.

È inoltre possibile regolare le impostazioni di gestione dei file.

Aggiunta di moduli

note

Solo i file PDF e i moduli possono essere aggiunti a uno spazio per la compilazione di moduli. I file di altri formati non sono accettati. I fogli di calcolo che raccolgono le risposte dei moduli vengono generati dallo spazio stesso.

I moduli possono essere creati all'interno dello spazio o caricati dal tuo computer. Per aggiungere moduli,

1. apri lo spazio per la compilazione di moduli necessario,

2. usa il riquadro di azione rapida Modulo PDF vuoto o Galleria di modelli nella parte superiore dello spazio, oppure clicca sul pulsante Nuovo sopra l'elenco dei documenti, oppure clicca con il tasto destro nell'area di lavoro e seleziona una delle seguenti opzioni:

   • Modulo PDF per creare un nuovo modulo PDF. Usa il sottomenu per creare un modulo Vuoto o un modulo Da file di testo,
   • Cartella per creare una nuova cartella,
   • Galleria di modelli per creare un modulo sulla base di un modello pronto, come descritto di seguito,
   • Carica modulo PDF per aggiungere i moduli esistenti dal tuo computer.

3. inserisci un nome per il tuo modulo o la tua cartella nel campo appropriato e clicca sul pulsante Crea.

   note

   Se non vuoi inserire il nome del file, puoi selezionare la casella Non chiedere più il nome del file durante la creazione di un file oppure utilizzare l'opzione corrispondente nelle impostazioni di gestione dei file.

La Galleria di modelli apre la libreria dei modelli di moduli pronti. Usa il filtro Categorie, il selettore della lingua e il campo Cerca per trovare il modello necessario, quindi selezionalo per creare un modulo su questa base. Il pulsante Invia alla Galleria di modelli e l'opzione Carica nella Galleria ti permettono di condividere i tuoi modelli con la community di ONLYOFFICE.

Per aggiungere i moduli esistenti, clicca sul pulsante Nuovo e seleziona l'opzione Carica modulo PDF, quindi scegli Carica file per aggiungere moduli separati o Carica cartella per aggiungere una cartella con sottocartelle e moduli annidati. Seleziona gli elementi necessari nella finestra del gestore di file e clicca sul pulsante Apri. Puoi anche trascinare i moduli o la cartella dal tuo computer all'area di lavoro.

note

Se nello spazio esiste già un modulo con lo stesso nome, per impostazione predefinita verrà creata una copia del file.

Lo stato attuale del caricamento può essere trovato cliccando sull'icona . Il pannello Caricamento mostra i moduli che sono già stati caricati, così come quelli che sono ancora in coda, e permette di annullare il caricamento o di svuotare l'elenco, come descritto nell'articolo Gestione e modifica dei documenti in File.

Gestione dei documenti

Per trovare rapidamente un modulo necessario, utilizza il pannello Opzioni di ricerca nella parte superiore dell'elenco dei documenti.

Clicca sul pulsante per aprire il pannello Opzioni di ricerca e specifica i parametri di ricerca e filtro necessari:

1. Per filtrare gli elementi per Autore, clicca su Me o utilizza l'opzione Altro e seleziona l'utente necessario dall'elenco.
2. Per filtrare gli elementi per Tipo, scegli una delle opzioni disponibili.
3. Clicca sul pulsante Applica per applicare i filtri o su Annulla per chiudere il pannello. Per cancellare il filtro, utilizza l'icona accanto al titolo del pannello.

Inserisci un titolo di documento, interamente o parzialmente, nel campo di ricerca e premi il tasto Invio per visualizzare l'elemento(i) trovato. Se desideri andare alla cartella in cui si trova il file trovato, clicca con il tasto destro sul file e utilizza l'opzione Apri posizione. Per andare alla cartella principale che si trova un livello sopra la cartella corrente, utilizza la freccia .

Ordina i documenti per parametri (Nome, Data ultima modifica, Dimensione) utilizzando il pulsante . Clicca sulla freccia accanto al parametro selezionato per cambiare l'ordine di ordinamento.

Usa i pulsanti o sulla destra per passare tra le modalità di visualizzazione disponibili: Vista miniature e Vista compatta.

Usa l'icona per visualizzare o nascondere le colonne Autore, Creato, Modificato, Dimensione, Tipo nell'elenco dei documenti (Vista compatta).

Utilizzando il menu contestuale di una cartella, puoi eseguire le seguenti operazioni:

• Seleziona per selezionare la cartella nell'elenco.
• Apri per aprire la cartella.
• Condividi per copiare il link condiviso alla cartella o aprire le sue impostazioni di condivisione.
• Sposta o Copia per spostare la cartella in un'altra posizione o crearne una copia.
• Scarica la cartella sul disco rigido del tuo computer.
• Rinomina la cartella.
• Segna come preferito per aggiungere la cartella alla sezione File preferiti.
• Informazioni sulla cartella per aprire il pannello Informazioni.
• Elimina la cartella spostandola nel Cestino.

Utilizzando il menu contestuale di un modulo, puoi eseguire le seguenti operazioni:

• Seleziona per selezionare il file nell'elenco.
• Apri per aprire il modulo.
• Avvia compilazione per passare il modulo alla modalità di compilazione, in modo che diventi disponibile per i compilatori di moduli.
• Modifica per aprire il modulo per la modifica in una nuova scheda.
• Chiedi all'IA per allegare il documento a un prompt in una chat IA, come descritto di seguito.
• Condividi - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:
  • Copia il link condiviso per ottenere un link al file.
  • Impostazioni di condivisione per aprire le impostazioni di condivisione per fornire accesso al file tramite un link.
• Più opzioni - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:

  • Informazioni sul file per aprire il pannello Informazioni, che contiene le seguenti schede:

    • Condividi - i link tramite cui il file è condiviso. Un file all'interno di uno spazio per la compilazione di moduli è accessibile tramite il link condiviso della sua cartella principale, come indicato dall'avviso File disponibile tramite il link della cartella principale.
    • Cronologia - le modifiche recenti apportate al file, raggruppate per giorno.
    • Dettagli - l'anteprima del file e le sue proprietà: Proprietario, Tipo, Estensione di file, Dimensione, Data modificata, Ultima modifica di, Data di creazione, Versioni, Commenti.

    Per aprire lo stesso pannello puoi cliccare sull'icona situata nell'angolo in alto a destra.

  • Incorpora per generare il codice per incorporare il modulo nel tuo sito web.

  • Visualizza lo storico delle versioni per aprire l'elenco delle versioni, dove ogni versione è descritta in dettaglio: Numero di versione, Data e ora, Autore e Commenti.

• Aggiorna dati XLSX (disponibile per i fogli di calcolo che raccolgono le risposte dei moduli) per aggiornare il foglio di calcolo con le risposte inviate dall'ultima generazione del file.
• Segna come preferito per aggiungere il file alla sezione File preferiti.
• Blocca per proteggere il modulo con una password.
• Scarica - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:

  • Formato originale per scaricare il file nel formato originale.

  • Scaricare come per scaricare il file nel formato selezionato.

    note

    Se vengono scelti più file da scaricare, verranno compressi in un archivio .zip e salvati sul tuo disco rigido.

• Sposta o Copia - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:
  • Sposta in un'altra posizione.
  • Copiare il file e spostare la copia creata nella posizione selezionata.
  • Duplica il file nella cartella corrente. Gli elementi duplicati hanno un indice alla fine del nome.
• Rinomina il file.
• Elimina il file spostandolo nel Cestino.

Le operazioni di gruppo sui file possono essere eseguite utilizzando i pulsanti in alto o il menu contestuale. Per scaricare, spostare o copiare più file contemporaneamente,

1. apri lo spazio per la compilazione di moduli necessario cliccando sull'opzione Moduli nel pannello laterale sinistro,
2. passa il cursore sull'icona del file e seleziona le caselle dei file che desideri gestire,
3. clicca sul pulsante necessario in alto a seconda dell'operazione che desideri eseguire: Scarica, Scaricare come, Sposta in, Copiare o Elimina. L'insieme dei pulsanti visualizzati dipende dalle operazioni disponibili per gli elementi selezionati.

Usa la freccia accanto alla casella di controllo nel pannello superiore per selezionare gli elementi per tipo in una volta. L'elenco include solo i tipi degli elementi archiviati nello spazio.

Aggiunta di documenti ai File preferiti

Ogni app ha le proprie sezioni File recenti, File preferiti, Modelli e Cestino nel pannello laterale sinistro. Nell'app Moduli, la sezione File preferiti contiene i file e le cartelle che hai contrassegnato come preferiti nei tuoi spazi per la compilazione di moduli. Per aggiungere un file/una cartella ai File preferiti:

1. apri lo spazio per la compilazione di moduli necessario,
2. trova il file/la cartella necessario e clicca sull'icona accanto ad esso,
3. seleziona l'opzione Segna come preferito.

Il file sarà disponibile nella sezione File preferiti e contrassegnato con l'icona nella lista dei file.

Nella sezione File preferiti, l'elenco mostra le colonne Autore, Posizione, Modificato e Dimensione, e il menu contestuale offre Seleziona, Apri, Apri posizione, Chiedi all'IA, Sposta o Copia con le opzioni Sposta in e Copiare, Scarica, Più opzioni e Rimuovi dai preferiti. Utilizza Apri posizione per passare allo spazio che contiene questo file.

Per rimuovere un file aggiunto dai File preferiti, utilizza l'opzione Rimuovi dai preferiti nel menu contestuale o clicca sull'icona accanto al nome del file.

Utilizzo della sezione File recenti

La sezione File recenti elenca i documenti che hai aperto di recente nell'editor. Contiene gli ultimi 100 file, che sono memorizzati per 90 giorni.

L'elenco mostra le colonne Autore, Posizione e Ultima apertura. Il menu contestuale offre un numero limitato di elementi: Seleziona, Apri, Apri posizione, Chiedi all'IA, Sposta o Copia, Scarica, Segna come preferito, Più opzioni con Visualizza lo storico delle versioni e Informazioni sul file, e Rimuovi dall'elenco.

Utilizzo della sezione Modelli

La sezione Modelli contiene i modelli di spazio disponibili nell'app Moduli, non i modelli di moduli della Galleria di modelli descritti sopra. Un modello memorizza le impostazioni, le cartelle e i moduli di uno spazio, in modo che da esso si possa creare un nuovo spazio per la compilazione di moduli utilizzando l'opzione Da modello del pannello Scegli il tipo di spazio, come descritto nell'articolo Creazione di spazi per la compilazione di moduli.

L'elenco mostra le colonne Tipo, Tag, Proprietario e Ultima attività. Il menu contestuale di un modello offre le seguenti opzioni:

• Seleziona per selezionare il modello nell'elenco.
• Apri per aprire il modello.
• Copia link per copiare il link al modello negli appunti.
• Crea spazio per creare un nuovo spazio per la compilazione di moduli da questo modello.
• Modifica modello per cambiare il nome, l'icona e i tag del modello.
• Impostazioni di accesso per definire chi può usare il modello.
• Scarica per scaricare il contenuto del modello.
• Informazioni sulla stanza per aprire il pannello Informazioni.
• Elimina modello per rimuovere il modello.

Chiedere all'IA informazioni su un modulo

Clicca sul riquadro Chat IA nella parte superiore dello spazio o sul pulsante Chat IA nell'angolo in alto a destra per aprire il pannello della chat IA. Utilizza l'opzione Chiedi all'IA del menu contestuale del file per allegare al prompt un modulo o un foglio di calcolo con le risposte; il file allegato viene visualizzato sopra il campo del prompt.

Quando non è allegato alcun file, la chat offre i prompt pronti dello spazio: Riassumi lo spazio modulo, Crea un modulo con l'IA, Converti un file in modulo, Aggiungi un modulo dalla galleria, Organizza i moduli, Inizia a raccogliere le risposte e Cambia nome e tag. Una volta allegato un file, i prompt offerti riguardano questo file: Riassumi il file, Correggi la grammatica, Converti in tabella, Converti il file, Crea una presentazione dal file e Traduci e salva una copia. Puoi anche inserire il tuo prompt nel campo Fai qualsiasi domanda o descrivi di cosa hai bisogno. Scopri di più sull'utilizzo degli agenti IA.

Visualizzazione e modifica dei documenti

Puoi visualizzare e modificare i moduli PDF e i fogli di calcolo che raccolgono le risposte dei moduli direttamente nello spazio per la compilazione di moduli utilizzando i multifunzionali Editor online ONLYOFFICE.

Per modificare un modulo, clicca sull'icona accanto ad esso, seleziona l'opzione Modifica, e verrà aperto in una nuova scheda del browser Internet. Se il file è attualmente in fase di modifica, vedrai l'icona della matita colorata . Per saperne di più sulle funzionalità degli editor, visita questa pagina.

note

La modifica di un modulo già in modalità di compilazione lo riporta in modalità di modifica e lo nasconde ai compilatori di moduli fino al riavvio della compilazione.

note

Se la quota di archiviazione per lo spazio o l'utente è stata raggiunta, l'apertura di un documento lo avvierà in modalità di sola visualizzazione e verrà visualizzato un banner per informarti che la quota è stata superata. Inoltre, se la quota viene raggiunta mentre un documento viene modificato e salvato, apparirà un banner nell'editor che ti informa del limite della quota.

Dopo aver modificato un modulo e salvato le modifiche apportate, entrambe le versioni del tuo file saranno disponibili, in modo da poter ripristinare quella precedente se necessario. Per saperne di più sulle versioni, consulta questo articolo.

Per visualizzare un file, clicca sull'icona accanto ad esso e seleziona l'opzione Anteprima. Questo aprirà il file con il corrispondente ONLYOFFICE Viewer. I ONLYOFFICE Viewer offrono strumenti standard per ingrandire/ridurre i tuoi file, regolarne le dimensioni, navigare tra le loro pagine, scaricarli o stamparli.