Lavorare con gli spazi per la compilazione di moduli

Gli spazi per la compilazione di moduli sono progettati per semplificare la compilazione di moduli (questionari, domande, ecc.) e il monitoraggio del completamento di questi documenti.

Puoi creare e modificare moduli PDF direttamente nello spazio, caricare moduli creati in precedenza, invitare gli utenti a compilarli, rivedere i moduli completati e analizzare in un foglio di calcolo i dati raccolti automaticamente.

Caratteristiche principali

• Creazione e modifica di moduli PDF direttamente nello spazio
• Invio dei moduli per la compilazione con assegnazione dei permessi di compilazione
• Lavoro sia con i membri dello spazio di lavoro sia con utenti esterni tramite link esterni
• Monitoraggio dell'avanzamento della compilazione
• Raccolta dei dati in un foglio di calcolo e analisi dei dati raccolti
• Esportazione automatica dei risultati dei moduli in un database esterno
• Incorporamento degli spazi nelle pagine web per raccogliere i dati da tutti i visitatori che compilano il modulo

note

Oltre a raccogliere una copia individuale del modulo da ciascun rispondente, puoi usare la funzione di compilazione di moduli basata sui ruoli, in cui più partecipanti compilano a turno lo stesso modulo. Viene configurata in una Stanza dati virtuale ed è descritta nell'articolo Lavorare con le stanze dati virtuali.

Passo 1. Crea uno Spazio per la compilazione di moduli

Crea un nuovo Spazio per la compilazione di moduli in pochi semplici passaggi:

1. Vai all'app Moduli e fai clic sul pulsante Nuovo spazio modulo, sull'icona Più oppure sul riquadro di azione rapida Spazio modulo.

2. Nel pannello Scegli il tipo di spazio, seleziona il tipo Spazio modulo oppure l'opzione Da modello per creare lo spazio da uno dei modelli di spazio.

3. Inserisci il Nome dello spazio.

4. Facoltativamente, puoi aggiungere dei tag o un'icona.

5. Configura le opzioni di raccolta dei dati:

   • Raccogli i risultati in XLSX – se attivata, i risultati dell'invio dei moduli vengono raccolti automaticamente in un foglio di calcolo. Viene generato un file XLSX separato per ogni modulo; ogni riga rappresenta un modulo compilato e le colonne corrispondono ai campi del modulo. Il foglio di calcolo viene salvato nella stessa cartella delle copie dei moduli completati.

   • Esporta i risultati nel database – se attivata, i moduli completati di questo spazio vengono inviati automaticamente a un database esterno collegato. Viene creata una tabella nel database per ogni modulo standard subito dopo la compilazione di una copia o secondo una pianificazione.

     note

     Questa opzione è disponibile solo se è stata configurata una connessione al database in Impostazioni -> Integrazione -> Servizi di terze parti. Per le istruzioni di configurazione, leggi questo articolo.

6. Fai clic su Crea.

Per modificare le impostazioni di uno spazio esistente, organizzare l'elenco degli spazi o gestire la quota di archiviazione, consulta l'articolo Modifica degli Spazi per la compilazione di moduli.

Passo 2. Aggiungi moduli allo spazio

Puoi creare un nuovo modulo PDF direttamente nello spazio o caricarne uno creato in precedenza. Usa il riquadro di azione rapida Modulo PDF vuoto o Galleria di modelli nella parte superiore dello spazio, oppure fai clic sul pulsante Nuovo sopra l'elenco e seleziona l'opzione necessaria:

• Modulo PDF – creare e modificare un modulo PDF direttamente nello spazio utilizzando l'editor di moduli integrato. Usa il sottomenu per creare un modulo Vuoto o un modulo Da file di testo.
• Cartella – creare una nuova cartella in cui salvare i moduli.
• Galleria di modelli – scegliere un modello dalla libreria dei modelli e fare clic sul pulsante Crea.
• Carica modulo PDF – caricare un modulo dallo spazio di lavoro o dal tuo dispositivo.

Uno spazio appena creato mostra la schermata Benvenuto nello spazio per la compilazione di moduli con azioni rapide: Carica dallo spazio di lavoro per selezionare un modulo PDF pronto disponibile nello spazio di lavoro, Carica dal dispositivo e Condividi uno spazio per copiare un link di accesso pubblico o invitare altri utenti.

note

I moduli creati o caricati nello spazio sono per impostazione predefinita in modalità di modifica e sono visibili a tutti i membri dello spazio, tranne ai compilatori di moduli, che non possono vederli finché non viene avviata la modalità di compilazione. Scopri di più sulla creazione di moduli PDF compilabili da zero.

Tutte le opzioni disponibili per lavorare con i documenti negli Spazi per la compilazione di moduli sono elencate qui.

Passo 3. Aggiungi utenti autorizzati allo spazio

Ora devi aggiungere allo spazio ospiti o utenti registrati nel tuo spazio di lavoro affinché possano compilare i moduli.

Nello Spazio per la compilazione di moduli, i livelli di permesso disponibili sono Gestore della stanza (a pagamento), Creatore di contenuti e Compilatore di moduli. Sia i gestori della stanza sia i creatori di contenuti possono creare e caricare nuovi file e cartelle e gestirli, ma i gestori della stanza possono anche gestire gli utenti e le impostazioni di accesso. Per aggiungere un gestore della stanza, devi selezionare un amministratore della stanza o un amministratore completo tra i contatti esistenti dello spazio di lavoro.

I compilatori di moduli possono compilare i moduli e vedere solo i propri moduli completati/avviati nelle cartelle Completato e In processo.

Per invitare ospiti e utenti:

1. Vai alla schermata Info -> Contatti dello spazio e usa l'icona Invita contatti.
2. Attiva l'interruttore Invita tramite link per creare un link universale di autoautorizzazione nello spazio. Se necessario, modifica il livello di permesso. Il link verrà copiato negli appunti. In questo modo puoi invitare solo ospiti.
3. In alternativa, usa la sezione Aggiungi manualmente qui sotto per aggiungere contatti esistenti dello spazio di lavoro o invitare personalmente nuovi ospiti via e-mail. Digita un indirizzo e-mail e premi Invio oppure scegli un contatto esistente dall'elenco. Se necessario, modifica il livello di permesso. Puoi aggiungere più indirizzi e-mail e poi fare clic su Invia invito.

Per impostazione predefinita, ospiti e utenti verranno aggiunti allo spazio come compilatori di moduli, che possono solo compilare i moduli ma non modificarli. Puoi selezionare il livello di permesso necessario al posto dell'opzione predefinita Compilatore di moduli. I nuovi ospiti verranno aggiunti al tuo elenco di ospiti.

I livelli di permesso e l'intera procedura di invito sono descritti nell'articolo Invito di utenti negli Spazi per la compilazione di moduli.

Passo 4. Regola e condividi il link esterno

Il tuo Spazio per la compilazione di moduli appena creato ha già un link esterno attivato, quindi puoi semplicemente copiarlo. La schermata Info -> Contatti mostra l'avviso Spazio disponibile tramite link condiviso, che spiega che lo spazio è disponibile a chiunque abbia il link e che gli utenti esterni hanno il permesso di Compilatore di moduli per tutti i moduli.

Fai clic sul pulsante Condividi stanza accanto al nome dello spazio oppure usa l'icona accanto all'opzione Link per compilare nella sezione Link pubblico della schermata Info -> Contatti. Invia il link copiato a utenti di terze parti. Avranno il permesso di compilare i moduli per tutti i file dello spazio senza registrazione.

Puoi anche modificare il link esterno:

1. Nella schermata Info -> Contatti, fai clic sull'icona accanto alla didascalia Link per compilare.
2. Scegli l'opzione Impostazioni link.
3. Cambia il Nome del link per distinguere i vari link.
4. Seleziona Chi ha accesso: Chiunque con il link o Solo utenti dello spazio di lavoro.
5. Imposta una password per proteggere il link usando l'interruttore Accesso con password. Usa le opzioni Pulisci e Copia password sotto il campo per cancellare o copiare la password.
6. Attiva l'interruttore Limita copia contenuto file, download file e stampa per disabilitare il download dei file condivisi tramite questo link.
7. Fai clic sul pulsante Salva.

note

In uno Spazio per la compilazione di moduli, il link principale è valido per un periodo di tempo illimitato, quindi l'impostazione Limita per periodo di tempo non può essere modificata. Non puoi creare link aggiuntivi per lo Spazio per la compilazione di moduli.

Se necessario, puoi revocare il link condiviso usando l'opzione dal menu nella schermata Info -> Contatti. Il link attuale verrà disattivato e ne verrà creato uno nuovo.

Tutte le opzioni disponibili per i link esterni sono elencate qui.

Se vuoi incorporare uno Spazio per la compilazione di moduli nel tuo sito web, leggi questa istruzione.

Passo 5. Avvia la modalità di compilazione

Prima che un modulo diventi disponibile per la compilazione, deve essere esplicitamente passato alla modalità di compilazione. Fino ad allora, il modulo è in modalità di modifica ed è nascosto agli utenti con il ruolo di Compilatore di moduli.

Per avviare la modalità di compilazione, apri il menu contestuale del modulo e seleziona Avvia compilazione. Una volta attivato, il modulo diventa visibile e disponibile per tutti i membri dello spazio.

note

L'opzione Modifica rimane disponibile mentre un modulo è in modalità di compilazione. Se scegli di modificare il modulo, comparirà un avviso che spiega che il modulo uscirà dalla modalità di compilazione e sarà nascosto ai compilatori di moduli finché la compilazione non verrà riavviata.

Se un membro dello spazio apre il modulo dall'app File e seleziona lo spazio, il modulo passa automaticamente alla modalità di compilazione e diventa subito disponibile per tutti i membri dello spazio.

Passo 6. Compila i moduli nello spazio

Ora gli utenti invitati possono compilare i moduli nello spazio. Scopri di più sulla compilazione di moduli.

Quando un modulo viene aperto per la compilazione, acquisisce lo stato La mia bozza . Viene inoltre creata automaticamente una copia individuale per ogni rispondente, salvata nella cartella In processo. Ciò significa che il modulo è stato avviato ma non ancora completato.

Quando il modulo è completo, fai clic sul pulsante Completa e Invia nella barra degli strumenti superiore del modulo aperto. Dopo aver fatto clic sul pulsante Completa e Invia, la copia del modulo viene spostata nella cartella Completato. Il proprietario del modulo riceverà una notifica che il modulo è stato compilato.

Gli utenti possono scaricare il modulo completato usando l'icona a freccia o il pulsante Scarica, compilare di nuovo lo stesso modulo usando il link Compilalo di nuovo, tornare allo spazio per continuare a compilare altri moduli facendo clic sul pulsante Torna alla stanza, oppure contattare il proprietario del modulo via e-mail facendo clic sull'indirizzo e-mail.

Passo 7. Revisione dei moduli completati

Per rivedere i moduli completati, gli amministratori possono usare le cartelle Completato e In processo, che compaiono nello spazio quando gli utenti avviano il processo di compilazione.

note

Gli utenti possono vedere solo i propri moduli completati, mentre gli amministratori possono vedere i moduli completati da tutti gli utenti.

• La cartella In processo contiene i moduli che gli utenti hanno iniziato a compilare ma non hanno ancora completato.

• La cartella Completato contiene i moduli che gli utenti hanno completato facendo clic sul pulsante Completa e Invia.

  note

  Se lo spazio contiene più moduli PDF, le cartelle Completato e In processo includeranno sottocartelle separate per ogni modulo.

  Se le cartelle Completato e In processo contengono nuovi moduli, vengono contrassegnate con un badge che indica il numero di nuovi moduli. Un badge compare anche accanto all'app Moduli nel menu a sinistra.

Il foglio di calcolo generato automaticamente con i dati dei moduli è disponibile anche nella cartella Completato. Ogni riga contiene i dati di un modulo. Le colonne corrispondono ai campi del modulo. Puoi usare gli strumenti dell'editor di fogli di calcolo per creare grafici, creare tabelle pivot, ordinare e filtrare i dati, ecc.

Per aggiornare il foglio di calcolo con i dati di invio più recenti, apri il menu contestuale del file XLSX e seleziona Aggiorna dati XLSX. In questo modo verranno recuperate tutte le nuove risposte inviate dall'ultima generazione del file.

Se l'opzione Esporta i risultati nel database è attivata per lo spazio, i moduli completati vengono inviati anche a un database esterno, dove viene creata una tabella per ogni modulo standard. Per i dettagli, leggi l'articolo Connessione al database.

note

Se è stata impostata una quota di archiviazione per lo spazio e il limite è stato superato, nell'intestazione dello spazio comparirà un banner di notifica.