Condivisione di file e cartelle in File

Nell'app File puoi condividere file e cartelle separati tramite un link oppure condividerli individualmente con determinati utenti e gruppi dello spazio di lavoro.

Condivisione tramite un link

Per creare rapidamente un link per un file, fai clic sull'icona Copia link condiviso accanto al file nella Vista compatta. Il link esterno per la visualizzazione da parte di chiunque sarà creato e copiato negli appunti.

Per creare un link e regolare i suoi parametri:

• Fai clic con il tasto destro sul file e seleziona l'opzione Condividi -> Gestisci link oppure apri il pannello Info e passa alla scheda Condividi. Il pannello Info contiene anche le schede Cronologia e Dettagli.

• Nella sezione Link condivisi, fai clic su Crea e copia. Apparirà il Link condiviso dove puoi impostare i parametri di base del link.

  

• Fai clic sull'icona e seleziona chi avrà accesso pubblico al tuo file: Chiunque con il link o Solo utenti dello spazio di lavoro.

• Fai clic sull'icona e fornisci diverse autorizzazioni di accesso. Le seguenti opzioni sono disponibili per i file:

  • Modifica – un utente può modificare il file condiviso ma non può gestire o creare link condivisi.

    note

    Quando un file viene condiviso con l'autorizzazione di Modifica tramite un link, o condiviso con autorizzazioni personalizzate in cui la modifica è abilitata ma la condivisione è disabilitata, l'accesso del destinatario al pannello Condividi è limitato: non può creare o gestire altri link per questo file.

  • Revisione – un utente può modificare il file ma le modifiche devono essere accettate o rifiutate dal proprietario del file.

  • Compilazione – un utente può solo compilare moduli PDF.

  • Commento – un utente può commentare il contenuto del file senza modificarlo.

  • Sola lettura – un utente può solo visualizzare il file.

  

  note

  L'insieme dei ruoli disponibili dipende dal tipo di file. Per i documenti di testo sono Modifica, Revisione, Commento e Sola lettura. Per i fogli di calcolo il ruolo Revisione non è disponibile: si possono selezionare solo Modifica, Commento e Sola lettura. Per i moduli PDF i ruoli disponibili sono Modifica e Compilazione.

  Le seguenti opzioni sono disponibili per le cartelle:

  • Editor – un utente può eseguire le seguenti operazioni con i file nella cartella: visualizzazione, modifica, compilazione di moduli, revisione, commento.
  • Revisore – un utente può eseguire le seguenti operazioni con i file nella cartella: visualizzazione, revisione, commento.
  • Commentatore – un utente può eseguire le seguenti operazioni con i file nella cartella: visualizzazione, commento.
  • Visualizzatore – un utente può solo visualizzare i file nella cartella.

• Per impostazione predefinita, il link è valido per un periodo illimitato. Per far scadere il link, apri le impostazioni del link e usa l'opzione Limita per periodo di tempo descritta di seguito.

• Fai clic sull'icona Mostra azioni del link per aprire le impostazioni del link, copiarlo o eliminarlo.

  Il pannello Modifica link condiviso ti permette di modificare i parametri di base del link, se necessario, o di impostarne di aggiuntivi. Sono disponibili le seguenti impostazioni:

  

  • Usa l'opzione Ruolo per il link per cambiare le autorizzazioni per un file (Modifica, Revisione, Compilazione, Commento, Sola lettura) o cartella (Visualizzatore, Editor, Revisore o Commentatore). Nota che i destinatari che accedono al file tramite un link con l'autorizzazione di Modifica non possono gestire o creare ulteriori link condivisi.
  • Usa il Nome del link per distinguere vari link.
  • Chi ha accesso – seleziona chi avrà accesso pubblico al tuo file: Chiunque con il link o Solo utenti dello spazio di lavoro.
  • Imposta una password per proteggere il link.

    1. Attiva l'interruttore Accesso con password.

    2. Fai clic sull'icona per generare una password o inseriscila manualmente nel campo corrispondente.

       note

       La password deve essere lunga almeno 8 caratteri. Sono consentiti i seguenti caratteri: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

    3. Per pulire il campo della password, fai clic sul pulsante Pulisci.

    4. Per copiare la password negli appunti per una condivisione futura, fai clic sul pulsante Copia password.

  • Abilita l'interruttore Limita copia del contenuto del file, download e stampa per disabilitare i download di file e cartelle condivisi tramite un link.
  • Usa l'opzione Limita per periodo di tempo per limitare il periodo di disponibilità del link: fai clic su Seleziona data e imposta una data di scadenza.
  • Per salvare le modifiche apportate ai parametri del link condiviso, fai clic sul pulsante Salva.

Se hai bisogno di più di un link, usa l'icona nella sezione Link condivisi.

Condivisione con determinati utenti dello spazio di lavoro

Nell'app File puoi anche condividere il file o la cartella selezionati con determinati utenti o gruppi dello spazio di lavoro:

1. Apri la schermata Info -> Condividi facendo clic sull'icona accanto al file nella Vista compatta. In alternativa, fai clic con il tasto destro sul file e seleziona l'opzione Condividi -> Gestisci link.

   Puoi anche fare clic sul pulsante Condividi all'interno del documento aperto.

2. Fai clic sull'icona .

3. Nella schermata Contatti, passa tra le schede Membri, Gruppi e Ospiti e seleziona le persone o i gruppi necessari.

4. Puoi impostare un livello di autorizzazione comune per tutti i membri, ospiti e gruppi selezionati utilizzando il menu in fondo alla schermata:

   • Accesso completo – condivisione, modifica, revisione, commento e ridenominazione.
   • Modifica – visualizzazione, modifica, revisione, commento.
   • Revisione – visualizzazione, revisione, commento.
   • Commento – visualizzazione, commento.
   • Sola lettura – visualizzazione del file.
   • Rifiuta accesso – nessun accesso per visualizzare, modificare o gestire questo file.

   L'elenco sopra è mostrato per i documenti di testo. Per i fogli di calcolo il livello Revisione non è offerto e la revisione è esclusa dalle descrizioni di Accesso completo e Modifica.

   Quando sei pronto, fai clic sul pulsante Seleziona: mostra il numero dei contatti selezionati, ad esempio Seleziona (1).

   

5. Nella schermata Info -> Condividi, puoi cambiare il livello di autorizzazione selezionato per ciascun membro, ospite o gruppo utilizzando il menu vicino ai loro nomi. Lo stesso menu contiene l'opzione Rimuovi, che revoca l'accesso concesso a questa persona o a questo gruppo.

6. Il file o la cartella condiviso sarà contrassegnato con l'icona nella lista dei file e sarà disponibile per gli utenti selezionati dello spazio di lavoro nella sezione Condiviso con me dell'app File.

note

La condivisione con determinati contatti è disponibile solo nell'app File. Nelle app Stanze e Moduli l'accesso è gestito tramite l'appartenenza alla stanza.

A seconda del livello di autorizzazione, sono disponibili le seguenti azioni con i file:

Azioni	Accesso completo	Modifica	Revisione	Commento	Sola lettura	Rifiuta accesso
Modifica del file
Modifica del testo	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Modifica delle proprietà dei campi (controlli del contenuto)	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Modifica dei filtri in un foglio di calcolo	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Compilazione dei campi del modulo	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Revisione	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Commenti	✔	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizzazione (lettura)
Visualizzazione contenuto	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Visualizzazione commenti	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Copia contenuto negli appunti	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Stampa	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Download	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Salva come	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Visualizzazione cronologia versioni	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Gestione
Accesso al pannello Condividi	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizzazione cronologia	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Gestione cronologia versioni	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Evidenziazione delle modifiche apportate da altri utenti	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizzazione utenti che stanno modificando il file ("Visualizza utenti")	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Rinominare un file	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Creazione di file/cartelle	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Caricamento file	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Rimozione file/cartelle	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Spostamento file/cartelle	✔	✖	✖	✖	✖	✖

Condivisione di moduli PDF

Quando si condividono moduli PDF memorizzati nell'app File, il link viene creato per la modifica. I ruoli disponibili per il link sono Modifica e Compilazione.

Se scegli l'opzione Compilazione, si apre il pannello Condividi per compilare con le opzioni di condivisione disponibili:

• L'opzione Condivisione rapida consente di creare un link esterno con i diritti di compilazione e condividerlo direttamente senza creare una stanza.
• L'opzione Raccolta dati modulo consente di condividere il modulo tramite una stanza di compilazione moduli ed esportare i dati raccolti in XLSX per ulteriori analisi. Puoi scegliere una delle stanze esistenti o crearne una nuova. Scopri di più sulle stanze di compilazione moduli.
• L'opzione Compilazione basata sul ruolo del destinatario consente di compilare il modulo originale insieme ad altri destinatari in una Virtual Data Room. Puoi scegliere una delle stanze esistenti o crearne una nuova. Quando copi il modulo PDF in una Virtual Data Room, appare una nuova finestra con una proposta per assegnare ruoli. Scopri di più sulle Virtual Data Rooms.

note

Il diritto di accesso Compilazione, inclusa la Condivisione rapida, è disponibile solo per i moduli PDF memorizzati nell'app File. Per i moduli PDF che si trovano nelle stanze Pubbliche, Personalizzate o di Collaborazione, l'opzione Compilazione non è disponibile durante la creazione di un link. L'unica autorizzazione di link disponibile per tali moduli è Modifica.

Per i moduli già memorizzati in una stanza di compilazione moduli, consulta Condivisione di moduli in Moduli.

Creazione di stanze basate sul contenuto dell'app File

Se desideri creare una nuova stanza sulla base dei file o delle cartelle selezionati dall'app File, seleziona diversi file/cartelle e utilizza l'opzione Crea stanza che appare sulla barra degli strumenti in alto. Per file/cartelle separati, puoi fare clic con il tasto destro sul file/cartella e selezionare l'opzione Condividi -> Crea stanza dal menu contestuale. Quindi segui le istruzioni per creare stanze.

Tutti i file selezionati o i contenuti della cartella selezionata verranno copiati lì.

Successivamente, puoi invitare altri utenti a collaborare sui file all'interno di una stanza.