Gestione e modifica dei documenti in File

L'app File è il luogo in cui sono archiviati i tuoi documenti. Puoi caricare file e cartelle esistenti, crearne di nuovi e organizzarli in cartelle. È anche possibile gestire le versioni, bloccare i file per i coautori, rinominare i documenti, spostarli o copiarli in un'altra posizione ed eliminare i file non necessari.

I documenti archiviati nell'app File possono essere condivisi con altri utenti del workspace o tramite un link esterno, oppure utilizzati come base per una nuova stanza.

Gli utenti possono lavorare con documenti, fogli di calcolo, presentazioni, file PDF ed ebook esistenti, nonché visualizzare diagrammi, file multimediali e immagini utilizzando gli Editor Online di ONLYOFFICE.

È anche possibile regolare le impostazioni di gestione dei file.

note

Questo articolo descrive il lavoro con i documenti archiviati nell'app File. Per sapere come gestire i documenti archiviati nelle stanze, consulta l'articolo Gestione e modifica dei documenti nelle Stanze.

Caricamento di file e cartelle

Per caricare un file,

1. apri l'app File e vai alla cartella in cui vuoi caricare i tuoi file,
2. clicca sul pulsante Nuovo sopra l'elenco dei documenti,
3. seleziona l'opzione Carica file dal menu,
4. scegli i file che vuoi caricare nella finestra del file manager e clicca sul pulsante Apri.

Oppure semplicemente trascina e rilascia un file o diversi file selezionati dal tuo computer nell'area di lavoro per caricarli nel tuo workspace in modo ancora più semplice. Al centro dello schermo appare un pulsante flottante con informazioni su dove verrà posizionato l'elemento selezionato. Quando il processo di caricamento inizia, il pulsante flottante si sposta nell'angolo destro.

Se il formato del file è diverso da Office Open XML, il file verrà convertito nel formato .docx/.xlsx/.pptx per un editing più veloce. Apparirà la finestra Caricamento di file, in cui potrai scegliere se vuoi salvare entrambi i file (un file nel suo formato originale e un file nel formato Office Open XML). Se non hai bisogno dei file nel formato originale, puoi deselezionare la casella Salva una copia del file in formato originale. Verrà preso in considerazione durante le prossime operazioni di caricamento, e un file convertito verrà aggiunto come nuova versione del file originale piuttosto che come un nuovo file separato. Seleziona la casella Non mostrare nuovamente questo messaggio se non vuoi che questa finestra appaia durante i prossimi caricamenti. Clicca su Continua per avviare il caricamento o su Chiudi per annullarlo.

Se un file originale è protetto da una password, sarà richiesta la password per convertire il file. Se clicchi sull'icona Converti & Apri a destra del documento caricato nella lista dei file, si aprirà una nuova finestra dove dovrai inserire una password.

note

Se un file con lo stesso nome esiste già nella cartella, verrà creata una copia del file per impostazione predefinita.

Lo stato attuale dei caricamenti e delle conversioni può essere trovato cliccando sull'icona . Si aprirà il pannello Caricamento e conversione. Mostra i documenti che sono già stati caricati e convertiti, così come quelli che sono ancora in coda.

Se si verifica un errore durante il processo di caricamento (ad esempio, a causa di un errore di rete, timeout o errore interno del server), puoi cliccare su Riprova accanto al file necessario per caricare nuovamente il file.

Per annullare il caricamento di un file, clicca sull'icona della croce accanto al file. Per interrompere il caricamento di tutti i file contemporaneamente, clicca sull'icona della croce grigia nell'angolo in alto a destra. Per svuotare il pannello Caricamento e conversione, clicca sull'icona . La cronologia dei documenti caricati e convertiti verrà eliminata.

Per caricare una cartella che contiene sottocartelle e documenti nidificati:

1. clicca sul pulsante Nuovo sopra l'elenco dei documenti,
2. seleziona l'opzione Caricare cartella dal menu,
3. scegli la cartella che vuoi caricare nella finestra del file manager e clicca sul pulsante Apri.

Questo può essere fatto anche trascinando la cartella necessaria dalla finestra del file manager nell'area di lavoro.

Creazione di nuovi file e cartelle

Per creare nuovi file o cartelle,

1. apri l'app File e vai alla cartella in cui vuoi creare un nuovo file,

2. clicca sul pulsante Nuovo sopra l'elenco dei documenti, o fai clic con il tasto destro all'interno dell'area di lavoro e seleziona una delle seguenti opzioni:

   • Nuovo documento per creare un nuovo documento di testo,
   • Nuovo foglio di calcolo per creare un nuovo foglio di calcolo,
   • Nuova presentazione per creare una nuova presentazione,
   • Modulo PDF -> Vuoto per creare un nuovo modulo PDF vuoto, o Modulo PDF -> Da file di testo per crearlo sulla base di un file di testo caricato in anticipo,
   • Nuova cartella per creare una nuova cartella,
   • Di più -> Draw.io per creare un nuovo diagramma utilizzando il plugin Draw.io,
   • Di più -> Markdown per creare un nuovo file .md utilizzando il plugin Markdown,
   • Di più -> URL per creare un nuovo file URL utilizzando il plugin URL. I file URL contengono un link esterno e possono essere aperti direttamente dall'elenco dei file.
   • Galleria modelli per creare un file sulla base di uno dei modelli già pronti.

3. inserisci un nome per il tuo file o cartella nel campo appropriato e clicca sul pulsante Crea.

   note

   se non vuoi inserire il nome del file, puoi selezionare la casella Non chiedere nuovamente il nome del file durante la creazione o utilizzare l'opzione corrispondente nelle impostazioni di gestione dei file.

Gestione dei documenti

Per trovare rapidamente un documento necessario, utilizza il pannello Opzioni di ricerca nella parte superiore dell'elenco dei documenti.

Clicca sul pulsante per aprire il pannello Opzioni di ricerca e specifica i parametri di ricerca e filtro necessari:

1. Per filtrare gli elementi per Autore, clicca su Me o utilizza l'opzione Altro e seleziona l'utente necessario dall'elenco.
2. Per filtrare gli elementi per Tipo, scegli una delle seguenti opzioni: Cartelle, File, Documenti, Fogli di calcolo, Presentazioni, Documenti PDF, Moduli PDF, Diagrammi, Archivi, Immagini, Multimedia.
3. Clicca sul pulsante Applica per applicare i filtri o su Annulla per chiudere il pannello. Per cancellare il filtro, utilizza l'icona accanto al titolo del pannello.

Inserisci un titolo di documento, interamente o parzialmente, nel campo di ricerca e premi il tasto Invio per visualizzare l'elemento(i) trovato. Se desideri andare alla cartella in cui si trova il file trovato, fai clic con il tasto destro sul file e utilizza l'opzione Apri posizione. Per andare alla cartella principale che è un livello sopra la cartella corrente, usa la freccia .

Ordina i documenti per parametri (Nome, Data ultima modifica, Dimensione) utilizzando il pulsante . Clicca sulla freccia accanto al parametro selezionato per cambiare l'ordine di ordinamento.

Usa i pulsanti o sulla destra per passare tra le modalità di visualizzazione disponibili: Vista miniature e Vista compatta. Le miniature non vengono generate per i servizi di terze parti collegati.

La modalità di visualizzazione corrispondente Vista miniature:

Usa l'icona per visualizzare o nascondere le colonne Autore, Creato, Modificato, Dimensione, Tipo nell'elenco dei documenti (Vista compatta).

Utilizzando il menu contestuale, puoi eseguire le seguenti operazioni con i tuoi documenti:

• Seleziona per selezionare il file nell'elenco.

• Modifica per aprire il documento per la modifica in una nuova scheda.

• Modifica diagramma (disponibile per i file .drawio) per aprire il diagramma per la modifica utilizzando il plugin Draw.io.

• Converti in PDF (disponibile per i file .docx, .xlsx, .pptx) per convertire documenti, fogli di calcolo e presentazioni in PDF utilizzando il plugin PDF-Converter.

• Converti in testo (disponibile per file audio e video) per convertire il parlato da file audio e video in testo utilizzando il plugin Speech-to-text.

• Più opzioni -> Modifica/Anteprima markdown (disponibile per i file .md) per aprire il file per la modifica/visualizzazione utilizzando il plugin Markdown.

• Anteprima per aprire il documento in modalità Anteprima in una nuova scheda.

• Chiedi all'IA per allegare il documento a un prompt in una chat IA. Dopo aver cliccato su questo elemento del menu, si aprirà il pannello di selezione degli agenti IA. Una volta selezionato, l'agente verrà aperto nella scheda chat e il file verrà allegato. Questa opzione è disponibile per tutti i formati di file che possono essere allegati alla chat IA (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Condividi - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:

  • Copia il link condiviso per ottenere un link al file per altri utenti del workspace o per chiunque conosca il link.
  • Impostazioni di condivisione per aprire le impostazioni di condivisione per fornire accesso al file tramite un link.
  • Crea una stanza per creare una nuova stanza sulla base dei documenti/cartelle selezionati. Dopo aver creato la stanza, i file/cartelle selezionati verranno copiati nella stanza creata.

• Più opzioni - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:

  • Informazioni sul file per aprire il pannello Informazioni, che contiene le seguenti schede:

    • Condividi - i link tramite cui il file è condiviso e l'elenco degli utenti che vi hanno accesso. Usa l'opzione Crea e copia per generare un nuovo link condiviso.
    • Cronologia - le modifiche recenti apportate al file, raggruppate per giorno.
    • Dettagli - l'anteprima del file e le sue proprietà: Proprietario, Tipo, Estensione di file, Dimensione, Data modificata, Ultima modifica di, Data di creazione, Versioni, Commenti. Usa il link Modifica sotto il commento per cambiarlo.

    Per aprire lo stesso pannello puoi cliccare sull'icona situata nell'angolo in alto a destra.

  • Visualizza lo storico delle versioni per aprire l'elenco delle versioni, dove ogni versione è descritta in dettaglio: Numero di versione, Data e ora, Autore e Commenti sono elencati. Il menu nell'elenco delle versioni consente anche di Aprire la versione per la visualizzazione, Modifica commento per ciascuna versione particolare, Ripristinare o Scaricare la versione necessaria.

• Abilita filtro personalizzato (disponibile per i file .xlsx) per abilitare l'opzione Filtro personalizzato in modo che un utente possa visualizzare i file .xlsx secondo il proprio filtro. Tuttavia, gli altri utenti del workspace non possono aggiungere nuovi filtri o rimuovere quelli esistenti applicati in precedenza dal creatore del foglio di calcolo. Inoltre, i filtri applicati da un utente con permessi di Filtro personalizzato verranno visualizzati solo per loro. I risultati del filtro visualizzati rimarranno invariati per gli altri. Quando il Filtro personalizzato è abilitato, l'icona viene visualizzata accanto al file nell'elenco.

• Disabilita filtro personalizzato (disponibile per i file .xlsx) per disabilitare l'opzione Filtro personalizzato precedentemente abilitata.

• Blocca/Sblocca il file per bloccarlo o sbloccarlo per ulteriori modifiche da parte di altri utenti con i diritti di modifica corrispondenti.

• Segna come preferito per aggiungere il file alla sezione File preferiti.

• Rimuovi dai preferiti per rimuovere un file dalla sezione File preferiti.

• Apri posizione (disponibile nelle sezioni File preferiti e File recenti) per passare alla sezione che contiene questo file.

• Scarica - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:

  • Formato originale per scaricare il file nel formato originale sul disco rigido del tuo computer.

  • Scaricare come per scaricare il file nel formato selezionato sul disco rigido del tuo computer.

    note

    Se vengono scelti diversi file per il download, verranno compressi in un archivio .zip e salvati sul tuo disco rigido.

• Sposta o Copia - questa voce di menu contiene le seguenti sotto-voci:

  • Sposta in un'altra cartella, stanza o archiviazione di terze parti. Puoi anche creare una nuova cartella all'interno della stanza selezionata cliccando sul pulsante Nuova cartella.
  • Copiare il file e spostare la copia creata nella cartella o stanza selezionata. Puoi anche creare una nuova cartella all'interno della posizione selezionata cliccando sul pulsante Nuova cartella.
  • Duplica il file nella cartella corrente. Gli elementi duplicati hanno un indice alla fine del nome.

• Rinomina il file.

• Elimina il file spostandolo nel Cestino.

• Rimuovere dalla lista (disponibile nella sezione File recenti) per rimuovere il file da quella lista.

Operazioni di gruppo con i file possono essere eseguite utilizzando i pulsanti in alto o il menu contestuale. Per creare una stanza dai file selezionati, scaricare, spostare, copiare o eliminare diversi file contemporaneamente,

1. apri l'app File cliccando sull'opzione corrispondente nel pannello laterale sinistro,
2. passa il mouse sopra l'icona del file e seleziona le caselle per i file che desideri gestire,
3. clicca sul pulsante necessario in alto a seconda dell'operazione che desideri eseguire: Crea una stanza, Scarica, Scaricare come, Sposta in, Copiare o Elimina. L'insieme dei pulsanti visualizzati dipende dalle operazioni disponibili per gli elementi selezionati.

Usa la freccia accanto alla casella di controllo nel pannello superiore per selezionare gli elementi per tipo in una volta: Tutti, Immagini, Documenti, Fogli di calcolo, Presentazioni, File.

Utilizzo della sezione Condiviso con me

Puoi condividere file e cartelle separati archiviati nell'app File tramite un link o individualmente con un determinato utente del workspace. Per ulteriori dettagli, leggi questo articolo.

I file e le cartelle condivisi con te da altri utenti del workspace dalla loro app File saranno disponibili nella sezione Condiviso con me. I file e le cartelle condivisi tramite un link dalle stanze non sono inclusi nella sezione Condiviso con me.

La colonna Livello di accesso nella lista dei file mostra il tuo livello di autorizzazione.

Puoi nascondere file e cartelle condivisi dalla lista Condiviso con me cliccando sull'opzione Rimuovere dalla lista nel menu contestuale. In questo caso, le tue autorizzazioni nel pannello Condividi cambieranno in Nega l'accesso.

note

Se ottieni accesso allo stesso file o cartella in più modi, viene applicata una priorità basata sulla fonte:

• I diritti personali sono i più forti.
• I diritti di gruppo sono più forti dei diritti del link.
• I diritti del link sono i più deboli.

Ad esempio, sei invitato come Visualizzatore, ma hai anche un link con Accesso completo. Seguendo il link, avrai l'accesso In sola lettura.

Se non ci sono diritti personali, quando clicchi su un link a un file, verrà visualizzato nella sezione Condiviso con me con gli stessi diritti che aveva il link. Le autorizzazioni dell'ultimo link aperto vengono ricordate.

Aggiungere documenti ai File preferiti

Ogni app ha le proprie sezioni File recenti, File preferiti e Cestino nel pannello laterale sinistro. Nell'app File, la sezione File preferiti contiene i file e le cartelle che hai contrassegnato come preferiti al suo interno. Per aggiungere un file/cartella ai File preferiti:

1. apri l'app File,
2. trova il file/cartella necessario e clicca sull'icona accanto ad esso,
3. seleziona l'opzione Segna come preferito.

OPPURE

1. apri il documento necessario,
2. clicca sul pulsante Segna come preferito nell'angolo in alto a destra.

Il file sarà disponibile nella sezione File preferiti e contrassegnato con l'icona nella lista dei file.

Nella sezione File preferiti, puoi utilizzare l'opzione Apri posizione nel menu contestuale per passare alla sezione che contiene questo file.

Per rimuovere un file aggiunto dai File preferiti, utilizza l'opzione Rimuovi dai preferiti nel menu contestuale o clicca sull'icona accanto al nome del file.

Utilizzo della sezione File recenti

La sezione File recenti elenca i documenti che hai aperto di recente nell'editor. Contiene gli ultimi 100 file, che sono memorizzati per 90 giorni.

Il menu contestuale nella sezione File recenti ha un numero limitato di elementi. Puoi eseguire le seguenti azioni: selezionare il file, visualizzarlo in anteprima, visualizzare le sue proprietà, come informazioni e cronologia delle versioni, aprire la sua posizione (esclusi i file accessibili tramite link), scaricare il file, spostarlo o copiarlo, rinominarlo e rimuoverlo dalla lista.

Visualizzazione e modifica dei documenti

Puoi visualizzare e modificare i tuoi documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e documenti PDF direttamente nel tuo workspace utilizzando gli editor online multifunzionali di ONLYOFFICE.

Puoi anche visualizzare:

• file multimediali nei formati più popolari, inclusi avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm ecc.
• immagini bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• e-book fb2, epub
• diagrammi vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Per modificare un documento, clicca sul suo titolo o clicca sull'icona accanto ad esso, seleziona l'opzione Modifica, e verrà aperto in una nuova scheda del browser Internet. Se il file è attualmente in fase di modifica, vedrai l'icona della matita colorata . Per saperne di più sulle funzionalità degli editor, visita questa pagina.

note

Se la quota di archiviazione di un utente è stata raggiunta, l'apertura di un documento lo avvierà in modalità di sola visualizzazione e verrà mostrato un banner per notificare che la quota è stata superata. Inoltre, se la quota viene raggiunta mentre un documento è in fase di modifica e salvataggio, nell'editor apparirà un banner che segnala il limite della quota.

Una volta che modifichi un documento, un foglio di calcolo o una presentazione e salvi le modifiche apportate, entrambe le versioni del tuo file saranno disponibili, così potrai ripristinare quella precedente se necessario. Per saperne di più sulle versioni, consulta questo articolo.

Per visualizzare un file, clicca sull'icona accanto ad esso e seleziona l'opzione Anteprima. Questo aprirà il file con il corrispondente Visualizzatore ONLYOFFICE. I file immagine si apriranno nella stessa finestra, mentre i file di testo verranno mostrati in una nuova scheda del tuo browser Internet. I Visualizzatori ONLYOFFICE offrono strumenti standard per ingrandire/ridurre i tuoi file, regolare la loro dimensione, navigare tra le loro pagine, scaricarli o stamparli.

Quando visualizzi file multimediali con il visualizzatore online, puoi utilizzare i pulsanti corrispondenti per avviare o mettere in pausa la riproduzione, regolare il livello del volume o passare alla modalità a schermo intero, andare al file multimediale precedente o successivo, scaricare o eliminare il file.

Quando visualizzi file immagine con il visualizzatore online, puoi utilizzare i pulsanti corrispondenti per ingrandire o ridurre l'immagine, visualizzare la dimensione effettiva dell'immagine (se l'immagine è stata ingrandita o ridotta), ruotare l'immagine in senso orario o antiorario, andare all'immagine precedente o successiva, scaricare o eliminare il file.

Quando visualizzi diagrammi con il Visualizzatore di Diagrammi, puoi navigare tra le pagine, utilizzare i pulsanti di zoom, stampare o scaricare il diagramma. Per saperne di più sulle funzionalità del Visualizzatore di Diagrammi, visita questa pagina.