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Come organizzare e gestire la documentazione della società?

Per amministratore

Introduzione

La creazione di uno spazio di memoria ben organizzato per la documentazione della tua società può
aiutarti a risparmiare tempo e notevolmente aumentare la produttività e l'efficienza del lavoro.

Il portale online office ti offre uno spazio comune per memorizzare la documentazione della società - Documenti comuni e ti permette di strutturarlo come vuoi: creare le cartelle ed controllare l'accesso.

I passi qui sotto ti mostrano come farlo.

Passo 1. Accedere al modulo Documenti

Accedi al portale online office e clicca sul collegamento Documenti.

Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 1 Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 1

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo Documenti apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 2. Creare una struttura

Si apre la cartella I miei documenti.

Il modo il più semplice di strutturare la documentazione della tua società è organizzarla per gruppo creando una directory comune per ogni ufficio della società.

Passa alla cartella Documenti comuni cliccando sul collegamento corrispondente sul pannello sinistro. Clicca sul pulsante Crea nell'angono sinistro superiore e seleziona l'opzione Cartella dall'elenco a discesa. Inserisci un nome per la tua cartella, ad esempio, titolo dell'ufficio, e clicca sul pulsante Crea Crea.

Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 2 Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 2

La cartella con il nome specificato verrà creata nella sezione Documenti comuni. Nella stessa maniera puoi creare quante cartelle vuoi.

Passo 3. Impostare i privilegi di accesso

Tutti i file e cartelle nella sezione Documenti comuni sono disponibili per tutti gli utenti del portale. Per limitare l'accesso imposta i privilegi di accesso per tutte le cartelle create.

Clicca sul pulsante Accesso a destra della cartella necessaria o utilizza l'opzione Impostazioni di accesso dal menu contestuale per aprire la finestra Impostazioni di accesso.

Prima di tutto blocca l'accesso Sola lettura concesso a tutti gli utenti. Clicca sul collegamento Sola lettura a destra di Tutti e scegli l'opzione Accesso vietato dall'elenco.

Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 3 Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 3

Adesso per concedere l'accesso a questa cartella ad uno degli uffici della società clicca sul collegamento Aggiungi gruppi nella parte superiore della finestra e seleziona il gruppo necessario.

Per concedere un accesso completo e dare a tutti gli utenti del gruppo selezionato la possibilità di non solo visualizzare i documenti, ma anche crearli, modificarli e caricare e spostare i file direttamente in questa sezione clicca sul collegamento Sola lettura e scegli l'opzione Accesso completo.

Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 3 Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 3

Per applicare le modifiche clicca su Salva.

Nella stessa maniera puoi impostare i privilegi di accesso per ogni ufficio.

Passo 4. Organizzare i documenti

Per posizionare i documenti nelle cartelle appropriate spunta le caselle accanto ai documenti da spostare, clicca sul pulsante Sposta in e seleziona la cartella nella quale desideri spostare i tuoi documenti.

Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 4 Come organizzare e gestire la documentazione della società? Passo 4

I documenti verranno posizionati nella cartella selezionata.

E' possibile anche caricare file nuovi direttamente nella cartella creata. Per farlo apri questa cartella ed utilizza il pulsante Carica nell'angolo sinistro superiore. I privilegi impostati verranno applicati a tutti i documenti spostati e caricati in questa cartella.

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