Menus contextuels

Un menu contextuel s'affiche lors d'un clic droit et propose un ensemble d'actions liées à l'élément sélectionné dans le module Documents. Cet article décrit les opérations disponibles via les menus contextuels.

Menu contextuel d'un dossier

Pour ouvrir un menu contextuel, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou cliquez sur l'icône à côté de celui-ci dans l'une des sections du module Documents. Le menu contextuel d'un dossier comprend les options suivantes :

• Ouvrir - utilisez cette option pour ouvrir le dossier sélectionné et afficher son contenu.

• Paramètres de partage - utilisez cette option pour définir les autorisations d'accès à l'ensemble du contenu du dossier.

• Lien pour les utilisateurs du portail - utilisez cette option pour copier le lien vers le dossier sélectionné dans le presse-papiers afin de le partager avec d'autres utilisateurs du portail. Les utilisateurs auxquels vous envoyez le lien doivent disposer des autorisations correspondantes pour pouvoir afficher/modifier le contenu du dossier.

• Marquer comme favori - utilisez cette option pour ajouter le dossier à la section Favoris.

  remarque

  Pour supprimer un dossier ajouté de la section Favoris, cliquez sur l'icône ou utilisez l'option Supprimer des favoris du menu contextuel.

• Télécharger - utilisez cette option pour enregistrer le dossier et son contenu sur votre ordinateur sous forme d'archive .zip ou .tar.gz (selon l'option spécifiée dans les Paramètres communs du module Documents).

• Déplacer ou copier - cette entrée de menu contient les sous-entrées suivantes :

  • Déplacer vers - utilisez cette option pour déplacer le dossier vers une autre section (par ex. la section Documents communs ou un dossier de la section Mes documents).
  • Copier - utilisez cette option pour créer une copie du dossier dans un autre dossier du module Documents.

• Renommer - utilisez cette option pour modifier le nom du dossier.

• Supprimer - utilisez cette option pour déplacer le dossier vers la Corbeille.

remarque

Vous trouverez ce menu contextuel dans les sections Mes documents et Documents communs (si vous êtes administrateur).

Dans la section Documents communs (pour les administrateurs uniquement), l'option Changer le propriétaire est également disponible, ce qui permet de transférer la propriété d'un dossier à un autre utilisateur.

Dans la section Partagés avec moi, une option supplémentaire est disponible :: Supprimer de la liste, qui supprime le dossier sélectionné de la liste des dossiers partagés avec vous.

Dans la section Corbeille, une option de plus est disponible : l'option Restaurer, que vous pouvez sélectionner pour récupérer le dossier supprimé.

Si vous avez intégré une autre ressource (Box.com, Dropbox, OneDrive ou Google) au module Documents, le menu contextuel du dossier de cette ressource comprendra deux options supplémentaires : Modifier les paramètres de connexion et Déconnecter le service tiers, qui permettent respectivement de modifier le nom du dossier ainsi que les paramètres de connexion, et de supprimer la ressource du module Documents.

Menu contextuel d'un document, d'une feuille de calcul, d'une présentation

Pour ouvrir un menu contextuel, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier ou cliquez sur l'icône à côté de celui-ci dans l'une des sections du module Documents. Le menu contextuel d'un fichier comprend les options suivantes :

• Modifier - utilisez cette option pour ouvrir le fichier sélectionné en vue de le modifier.

• Aperçu - utilisez cette option pour ouvrir le fichier sélectionné en lecture seule.

• Paramètres de partage - utilisez cette option pour définir les autorisations d'accès au fichier sélectionné.

• Lien externe rapide - utilisez cette option pour appliquer le type d'accès par défaut au document sélectionné et copier le lien à partager avec des personnes extérieures au portail. Le type d'accès par défaut est spécifié dans Paramètres / Paramètres communs / Droits d'accès par défaut dans les paramètres de partage / Droits d'accès par défaut pour un type de fichier spécifique. Pour modifier le type d'accès, utilisez l'option Paramètres de partage.

• Lien pour les utilisateurs du portail - utilisez cette option pour copier le lien vers le document sélectionné dans le presse-papiers afin de le partager avec d'autres utilisateurs du portail. Les utilisateurs auxquels vous envoyez le lien doivent disposer des autorisations correspondantes pour pouvoir afficher/modifier le fichier.

• Envoyer par e-mail - utilisez cette option pour joindre le document sélectionné à un message électronique et l'envoyer à l'aide de l'un de vos comptes de messagerie connectés dans le module Mail.

• Signer avec DocuSign - utilisez cette option pour envoyer le document pour signature électronique aux utilisateurs de votre portail. Si vous n'avez pas encore intégré le service DocuSign au module Documents, les instructions correspondantes sur la façon de connecter le service s'afficheront.

• Historique des versions - cette entrée de menu contient les sous-entrées suivantes :

  • Afficher l'historique des versions - utilisez cette option pour ouvrir la liste des versions et révisions existantes.
  • Finaliser la version - utilisez cette option pour regrouper toutes les révisions existantes en une seule version.

• Bloquer pour les co-auteurs - utilisez cette option pour empêcher la modification, le renommage, le déplacement vers un autre dossier ou la suppression du fichier sélectionné par d'autres utilisateurs disposant des droits correspondants.

  remarque

  Pour déverrouiller le fichier, utilisez l'icône ou l'option Débloquer / Archiver du menu contextuel.

• Marquer comme favori - utilisez cette option pour ajouter le fichier à la section Favoris.

  remarque

  Pour supprimer un fichier ajouté de la section Favoris, cliquez sur l'icône ou utilisez l'option Supprimer des favoris du menu contextuel.

• Télécharger - utilisez cette option pour enregistrer le fichier sur votre disque dur dans son format d'origine.

• Télécharger comme - utilisez cette option pour enregistrer le fichier sur votre disque dur dans le format sélectionné.

• Déplacer ou copier - cette entrée de menu contient les sous-entrées suivantes :

  • Déplacer vers - utilisez cette option pour déplacer le fichier vers une autre section (par ex. vers la section Documents communs ou vers l'un des dossiers de la section Mes documents).
  • Copier - utilisez cette option pour créer une copie du fichier dans n'importe quel dossier.
  • Créer une copie - utilisez cette option pour créer une copie du fichier dans le dossier du fichier d'origine.
  remarque

  Lors du déplacement ou de la copie de fichiers vers un autre dossier, si un fichier portant le même nom existe déjà dans le dossier de destination, il vous sera demandé de choisir si vous souhaitez remplacer le fichier existant en lui ajoutant une nouvelle version, conserver les deux fichiers dans le dossier de destination, ou ignorer le déplacement/la copie du fichier.

• Renommer - utilisez cette option pour modifier le nom du fichier.

• Supprimer - utilisez cette option pour déplacer le fichier vers la Corbeille.

remarque

Vous trouverez ce menu contextuel dans les sections Mes documents et Documents communs (pour les administrateurs uniquement).

Si un fichier partagé a été mis à jour par un autre utilisateur disposant des droits d'accès appropriés, l'option Marquer comme lu est également disponible, ce qui permet de supprimer l'icône new.

Dans la section Favoris, l'option Ouvrir l'emplacement est également disponible, ce qui permet d'accéder au dossier contenant ce fichier.

Dans la section Documents communs (si vous êtes administrateur ou propriétaire du fichier), l'option Changer le propriétaire est également disponible, ce qui permet de transférer la propriété d'un fichier à un autre utilisateur.

Dans la section Partagés avec moi, une option de plus s'ajoute à celles énumérées ci-dessus : l'option Supprimer de la liste, qui permet d'exclure le fichier sélectionné des fichiers partagés avec vous.

Dans la section Corbeille, une option de plus est disponible : l'option Restaurer, que vous pouvez sélectionner pour récupérer le fichier supprimé.

Menu contextuel d'un modèle de formulaire et d'un formulaire à remplir

Dans la section Mes documents, le menu contextuel d'un modèle de formulaire PDF comprend toutes les options du menu contextuel d'un document, ainsi qu'une option supplémentaire :

• Remplir le formulaire - utilisez cette option pour ouvrir et remplir le formulaire à remplir.

Dans la section Partagés avec moi, les options disponibles pour le formulaire à remplir pdf diffèrent selon les autorisations de l'utilisateur.

• Un utilisateur disposant des autorisations Remplissage de formulaire peut remplir le formulaire, afficher le formulaire, obtenir un lien pour les utilisateurs du portail, envoyer le formulaire par e-mail, afficher l'historique des versions, ajouter le formulaire aux Favoris, télécharger ou copier le formulaire et supprimer le formulaire de la liste.
• Un utilisateur disposant des autorisations Accès complet peut remplir le formulaire, afficher le formulaire, obtenir un lien externe, obtenir un lien pour les utilisateurs du portail, envoyer le formulaire par e-mail, afficher l'historique des versions, bloquer le formulaire pour les co-auteurs, marquer le formulaire comme lu, ajouter le formulaire aux Favoris, télécharger ou copier le formulaire, renommer le fichier et supprimer le formulaire de la liste.

remarque

Dans la section Partagés avec moi, l'option Supprimer de la liste remplace l'option Supprimer ; utilisez-la pour supprimer le formulaire de la liste des fichiers partagés avec vous.