Vous pouvez ajouter des événements à votre calendrier personnel d'une des manières suivantes: en Mode rapide qui permet d'ajouter des informations principales sur l'événement ou en Mode avancé qui permet de spécifier tous les détails tels que la la période de récurrence, l'heure de rappel, la liste des invités etc.
- pour procéder à la création d'un événement en mode avancé, cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Événement,
- saisissez le titre de l'événement,
- définissez l'heure de l'événement,
- définissez la période de récurrence si vous souhaitez répéter l'événement régulièrement,
Accédez à la liste déroulante Répétition et choisissez parmi les options disponibles: chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année. Pour définir une période de récurrence personnalisée sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante Répétition et configurez les paramètres disponibles.
Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.
- définissez le rappel de votre événement,
Par défaut, vous serez informé de votre événement ajouté à Mon calendrier 15 minutes avant le début de l'événement. Si vous voulez changer l'heure de rappel, ouvrez la liste déroulante Alerte et sélectionnez l'une des options disponibles: 5 minutes, 15 minutes, une demi-heure, une heure, 2 heures, un jour. Pour désactiver le rappel, sélectionnez l'option jamais dans la liste déroulante.
N'oubliez pas que la notification sera envoyée selon le fuseau horaire fixé pour le calendrier auquel vous avez ajouté l'événement.
- Si vous avez plusieurs calendriers, sélectionnez le Calendrier auquel vous souhaitez ajouter votre événement dans la liste déroulante,
- spécifiez Emplacement,
- si vous avez connecté plusieurs comptes de courrier au module Mail , vous pouvez modifier votre adresse e-mail en sélectionnant l'adresse appropriée dans la liste Organisateur.
Vous recevrez des confirmations de participation des invités par cet e-mail.
- saisissez la Description de votre événement,
Vous pouvez utiliser la Barre d'outils de mise en forme au-dessus du champ pour mettre en forme votre texte. Les options suivantes sont disponibles: Annuler, Rétablir, Gras, Italique, Souligné, Barré, Insérer/supprimer la liste numérotée, Insérer/supprimer la liste à puces, Associer, Dissocier, Supprimer le format.
Il est possible de modifier la taille de la champ Description en faisant glisser le coin inférieur droit.
- invitez d'autres utilisateurs du portail à votre événement,
Commencez à saisir l'adresse email ou le nom de l'invité et choisissez le contact nécessaire de la liste (au fur et à mesure que vous tapez, les contacts personnels ou le contacts enregistrés dans CRM ou dans le portail correspondant aux caractères saisis sont affichés). Il est possible de saisir l'adresse e-mail d'un invité qui n'est pas enregistré en tant que votre contact Mail, appuyez sur Entrée ou cliquez sur OK à droite pour l'ajouter.
Ensuite, vous pouvez spécifier la nécessité de la présence pour chaque invité. Par défaut, l'option Requis est sélectionné, mais vous pouvez choisir l'option Optionnel.
Pour supprimer un invité, cliquez sur l'icône 
.
Les invités peuvent seulement visualiser l'événement. Si vous souhaitez laisser un autre utilisateur modifier l'événement et inviter d'autres utilisateurs, cliquez sur Ajouter utilisateurs en bas de la page et autoriser l'utilisateur à Accès complet.
- partagez votre événement avec d'autres utilisateurs, si nécessaire,
Cliquez sur Ajouter utilisateurs, sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre événement et cliquez sur le bouton Enregistrer: Utilisez le champ de filtre en haut pour vous faciliter la recherche. Cochez le groupe nécessaire ou l'option Sélectionner tout pour ajouter tous les utilisateurs du groupe choisi ou tous les utilisateurs du portail respectivement.
Définissez le type de permission pour chaque utilisateur. Par défaut, l'option Lecture seule est sélectionné mais vous pouvez donner Accès complet pour que l'utilisateur puisse non seulement visualiser mais aussi modifier l'événement.
Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur l'icône .
- ajouter des pièces jointes,
Vous pouvez joindre des pièces stockées sur votre disque local ou à partir du module Documents à un événement. Rappelez-vous que la taille du fichier ne doit pas dépasser 15 MO. Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur l'icône . Si votre événement comporte plusieurs pièces jointes, vous pouvez utiliser l'option Supprimer tout à côté de la liste des pièces jointes pour supprimer tous les fichiers à la fois.
Si vous voulez joindre les liens vers des fichiers du module Documents sans les télécharger, utilisez l'option Joindre des fichiers à partir de Documents. Dans la fenêtre ouverte, naviguez dans les sections et les dossiers dans le module Documents, cochez les documents nécessaires dans la liste et cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Si vous avez les droits d'accès Lecture Seule au fichier d'un dossier Partagé avec moi ou Documents communs, vous serez invité à copier le fichier dans le dossier Mes documents.
Tous les documents seront disponibles pour les invités de l'événement en Lecture seule.
- cliquez sur le bouton Enregistrer.
Lorsque vous avez ajouté des invités, la fenêtre Envoyer des invitations s'affiche. Décidez si vous souhaitez envoyer des invitations et cliquez sur le bouton approprié.
La couleur du calendrier sélectionné sera appliquée au événement ajouté.
Tous les invités recevront des notifications si vous avez décidé de les envoyer des invitations. Les invités peuvent accepter ou rejeter l'invitation en sélectionnant Oui, Peut-être ou Non depuis le message électronique ou depuis la fenêtre d'aperçu dans le Calendrier. La décision peut être modifié ultérieurement.
Pour ouvrir l'aperçu de l'événement, faite un clic gauche sur l'événement dans le calendrier. Cette fenêtre affiche aussi le nombre total des invités et le nombre des invitations acceptées/rejetées.
Lors de l'acceptation, l'acceptation à titre provisoire ou le rejet de l'invitation, l'organisateur de l'événement recevra une notification par courrier électronique.
Pour supprimer un événement, faites un clic gauche sur le titre de l'événement et utilisez le bouton Supprimer en bas de la fenêtre. Si vous avez déjà invité quelques utilisateurs, la fenêtre Envoi d'annulations s'affiche. Décidez si vous souhaitez envoyer des notifications d'annulation de l'événement aux invités et cliquez sur le bouton approprié.