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Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ?

Introduction

Indépendamment de la méthode de facturation que vous utilisez (par heure ou par projet) le suivi du temps est une grande possibilité d'évaluer la productivité de votre équipe et de chaque membre et apporter les corrections nécessaires pour obtenir le meilleur résultat.

Cet article va vous montrer comment effectuer le suivi du temps et gérer votre feuille de temps en utilisant la fonction de Suivi temporel offerte par Projets.

Etape 1. Accéder aux Projets

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien Projets.

Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 1 Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module Projets depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Obtenir un aperçu complet de l'utilisation du temps

Cliquez sur le lien Suivi du temps sur le panneau latéral gauche. Vous verrez la liste complète des heures passées sur vos projets.

Pour voir le temps total passé sur la réalisation d'une tâche, d'un certain jalon, etc. ou tout simplement faciliter le processus de suivi, utilisez le Filtre disponible en haut de la page. Cliquez sur le bouton Bouton Plus et sélectionnez une des options :

  • utilisez la liste PROJET pour afficher les heures passées sur vos projets ou les projets auxquels vous ne participez pas, ou les projets avec un tag spécifié,

  • utilisez la liste JALONS pour afficher les heures passées sur les tâches assignées au jalon spécifié,

  • utilisez la liste RESPONSABLE pour afficher les heures passées sur les tâches assignées à vous, à un utilisateur particulier ou un groupe,

  • utilisez la liste STATUT DE PAIEMENT pour afficher les heures déjà facturées, les heures qui ne sont pas encore facturées, ou les heures qui ne peuvent pas être facturées (non facturable),

  • utilisez la liste PERIODE DE TEMPS pour afficher les heures enregistrées pendant la semaine précédente, le mois précédent, ou une période de temps spécifiée,

Vous pouvez également entrer la description de l'heure, entièrement ou partiellement, dans le champ et appuyer sur la touche Entrée pour afficher les enregistrements nécessaires.

Par défaut, les enregistrements sont triés par date dans l'ordre décroissant (les dates antérieures d'abord). Si nécessaire, vous pouvez les trier par Temps ou Description en ouvrant la liste Trier par à droite du champ Filtre et en choisissant l'option nécessaire. Pour changer l'ordre de tri de Décroissant à Croissant cliquez sur l'icône icône Ordre de tri.

Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 2 Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 2

Etape 3. Modifier les enregistrements, si nécessaire

Faire des changements est une partie intégrante de tout processus. Lors du suivi du temps vous pourriez avoir besoin de corriger certaines données (temps,heures) ou compléter la description. Pour le faire, cliquez sur l'icône icône Actions à droite de l'enregistrement à modifier et sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante. La fenêtre Suivi du temps s'ouvre :

Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 3 Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 3

Ici vous pouvez vérifier le temps total passé sur cette tâche et faire quelques changements : changer heure et date, sélectionner une autre personne responsable, modifier la description.

Pour appliquer toutes les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Pour supprimer l'enregistrement dont vous n'avez plus besoin, cliquez sur l'icône icône Actions située à droite et sélectionnez l'option Supprimer dans la liste déroulante.

Etape 4. Gérer les heures facturables et non-facturables

Le temps Facturable c'est le nombre d'heures consacrées au projet du client pour lequel vous êtes payé. Ils peuvent être facturés ou non facturés. Le temps Non facturable c'est le nombre d'heures pour lesquelles vous n'êtes pas payé directement consacrées à l'exécution des tâches administratives.

En tant que chef de projet ou administrateur de Projets vous pouvez facilement définir le statut de paiement pour chaque enregistrement / activité : Facturé, Non facturé, Non facturable.

Pour le faire, cliquez sur le bouton Bouton Statut situé à gauche de l'enregistrement / activité nécessaire et choisissez le statut dans la liste déroulante.

Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 4 Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 4

Si vous avez besoin de définir le statut de paiement pour plusieurs enregistrements à la fois, sélectionnez les enregistrements nécessaires en cochant les cases à gauche et utilisez un des boutons en haut de la liste.

Vous avez été payé pour les heures passées sur la réalisation d'un certain jalon. Pour changer rapidement le statut de tous les enregistrements / activités qui appartiennent aux tâches assignées à ce jalon, premièrement utilisez le Filtre. Cliquez sur le bouton Bouton Plus et sélectionnez l'option de filtre nécessaire : 'Jalons avec mes tâches' ou 'Autres jalons', puis choisissez le jalon nécessaire. Tous les enregistrements / activités correspondant à ces critères seront affichés. Cochez tous les enregistrements / activités en cliquant sur la première case située à gauche de la liste et utilisez le bouton Facturé. Le statut de tous les enregistrements sera mis à Facturé statut Facturé.

Etape 5. Générer des rapports

Pour obtenir un rapport sur l'utilisation du temps et évaluer la productivité, cliquez sur le lien Rapports sur le panneau latéral gauche et sélectionnez le type de rapport Suivi du temps dans la liste qui s'ouvre.

Spécifiez ce que vous souhaitez inclure dans votre rapport en configurant les paramètres de rapport :

  • sélectionnez un Groupe ou un Utilisateur dont la productivité vous souhaitez évaluer,
  • spécifiez le Statut de paiement des activités à inclure dans votre rapport,
  • définissez une Période de temps nécessaire,
  • choisissez l'option Voir par tâches d'utilisateur si vous souhaitez inclure les tâches et le projet sur lesquels l'utilisateur a passé le temps, ou laissez la case Voir par utilisateur cochée, si vous n'avez pas besoin de détails sur le temps passé.

Lorsque tous les paramètres sont réglés, cliquez sur le bouton Générer un rapport.

Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 5 Comment effectuer le suivi du temps de travail efficacement ? Etape 5

Le rapport généré s'ouvre dans un nouvel onglet.

Pour l'imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer le rapport dans le coin supérieur droit. Si vous souhaitez éditer votre rapport (par exemple, ajouter quelques commentaires ou insérer un graphique), enregistrez votre rapport en tant que fichier .CSV en cliquant sur le bouton corréspondant. Le fichier sera sauvegardé dans le dossier Mes documents et vous pourrez l'éditer en utilisant Spreadsheet Editor.

Pour recevoir régulièrement des rapports automatiques par email à une certaine date et à une certaine heure, créez un modèle. Pour en savoir plus consultez la section Conseils et Astuces.
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