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Comment suivre vos ventes potentielles ?

Introduction

Des opportunités servent à suivre vos ventes potentielles, leur date limite estimée, leur budget et la probabilité du succès et vous aident à gérer vos ventes de la façon plus simple et efficace.

Ce guide vous explique comment créer et gérer vos opportunités.

Etape 1. Accéder au CRM

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 1 Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Créer une opportunité

Cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Opportunité depuis la liste déroulante.

Il est également possible d'importer plusieurs opportunités à la fois à partir d'un fichier .csv en cliquant sur le bouton situé à côté du bouton Créer nouveau et en sélectionnant l'option Importer les opportunités depuis la liste déroulante. Procédez de la même manière que pour Importer les contacts.

Le formulaire Créer une nouvelle opportunité s'ouvre. Remplissez les champs nécessaires :

  • saissisez le Titre de votre opportunité ;
  • trouvez un Contact de l'opportunité - une personne ou une entreprise - dans votre base de données clients ;
  • ajoutez une courte Description ;
  • définissez la Date limite supposée en utilisant le calendrier ;
  • spécifiez la devise, la somme et le type du montant ;
  • sélectionnez le Responsable de votre opportunité depuis la liste déroulante ;
  • définissez l'Etape de l'opportunité en utilisant la liste déroulante. La Probabilité de succès en pourcentage sera indiqué automatiquement.

Si vous souhaitez limiter l'accès à l'opportunité créée, cochez la case Limiter l'accès et ajoutez les utilisateurs auxquels vous voulez donner l'accès.

Enfin, cliquez sue le bouton Enregistrer en bas.

Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 2 Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 2

L'opportunité créée sera ajoutée à la liste des Opportunités.

Etape 3. Changer l'étape de l'opportunité

Quand vous créez une opportunité, vous pouvez sélectionner une des étapes disponibles depuis la liste, ce qui vous aide à suivre l'avancement de votre opportunité. Le Contact initial est indiqué par défaut.

Pour passer à une nouvelle étape, sélectionnez l'opportunité nécessaire depuis la liste et cliquez sur son nom.

Remarque ! Remarque: pour faciliter la recherche, utilisez le filtre au-dessus de la liste des opportunités.
Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 3 Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 3

Ouvrez la liste Etape de l'opportunité et sélectionnez l'étape désirée, la valeur de la probabilité du succès sera respectivement changée.

Etape 4. Ajouter des tâches

Avant de fermer une opportunité, vous avez besoin d'accomplir certaines tâches/actions. La création des tâches est un moyen efficace pour faire tout à temps. Vous pouvez les utilisez tout simplement comme rappels ou pour organiser le travail d'équipe sur une opportunité.

Pour ajouter une nouvelle tâche, activez l'onglet Tâches sur la page de l'opportunité sélectionnée. Cliquez sur le lien Créer une nouvelle tâche s'il n'y a aucune tâche ou utilisez le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche depuis la liste déroulante. Remplissez le formulaire : saisissez le Titre de la tâche, sélectionnez une des catégories de tâches, définissez la Date limite (date et heure) et le temps du rappel en utilisant la liste déroulante Alerte, sélectionnez une personne responsable depuis la liste Responsable, ajoutez une courte Description.

Lorsque toute information nécessaire est spécifiée, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.

Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 4 Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 4

La tâche créée sera ajoutée à la liste Tâches de l'opportunité sélectionnée. Une fois que la tâche est accomplie, vous pouvez la fermer directement dans la liste en ouvrant la liste déroulante près du titre de la tâche et en choisissant l'option Fermée .

Etape 5. Gérer les participants de l'opportunité

En travaillant sur une opportunité vous pouvez ajouter ou supprimer des participants à tout moment.

Pour ajouter plus de participants, activez l'onglet Participants sur la page de l'opportunité sélectionnée, sélectionnez un contact nécessaire - une personne ou une entreprise - en utilisant le champ de recherche. Le contact sélectionné sera ajouté à la liste des Participants.

Pour supprimer un participant de la liste, cliquez sur l'icône Actions à droite du participant à supprimer et sélectionnez Délier le contact de la liste déroulante.

Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 5 Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 5

Etape 6. Stocker la documentation liée

Pour garder toute la documentation liée à votre opportunité dans un endroit, utilisez l'onglet Documents sur la page de l'opportunité sélectionnée. Ici vous pouvez :

  • créer un nouveau document, un classeur ou une présentation en cliquant sur le lien Nouveau document et sélectionnant le type de fichier depuis la liste ;
  • modifier un document en cliquant sur l'icône icône Modifier qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne ;
  • charger des documents depuis votre disque dur en cliquant sur le lien Charger fichier ;
  • télécharger un document vers votre disque dur en utilisant l'icône icône Télécharger qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne.
Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 6 Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 6

Etape 7. Suivre l'historique

Toutes les tâches/actions/activités fermées qui sont liées à l'opportunité sélectionnée sont affichées et peuvent être suivies dans l'onglet Profil.

Ici vous pouvez non seulement voir l'information sur les tâches faites, documents chargés, correspondence envoyée/reçue etc. mais aussi ajouter des événements liés à cette opportunité : note, email, appel téléphonique, rendez-vous. Sélectionnez un type d'événement de la liste, définissez sa date, ajoutez une description et cliquez sur le bouton Ajouter cet événement.

Pour informer d'autres utilisateurs sur l'événement créé, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et sélectionnez les utilisateurs désirés depuis la liste avant d'ajouter cet événement.

Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 7 Comment suivre vos ventes potentielles ? Etape 7

Tous les utilisateurs sélectionnés recevront une notification sur un nouveau événement ajouté.

Etape 8. Supprimer une opportunité

Pour supprimer une opportunité, trouvez-la dans la liste des Opportunités, cliquez sur l'icône icône Actions située à droite et sélectionnez l'option Supprimer l'opportunité depuis la liste déroulante.

How to track your potential sales? Step 8 How to track your potential sales? Step 8

Votre opportunité avec toute l'information liée sera supprimée de votre système.

L'opération Supprimer l'opportunité ne peut pas être annulée.
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