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Comment lier une opportunité avec un projet ?

Introduction

Parfois, le travail sur une opportunité peut exiger la participation de l'équipe des spécialistes. Dans ce cas, créer un projet et l'associer à l'opportunité vous aide à coordonner le travail et le gérer de la façon plus efficace.

Suivez les instructions ci-dessous pour savoir comment lier une opportunité existante avec un projet.

Etape 1. Accéder au CRM

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 1 Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Sélectionner ou créer une nouvelle opportunité

Par défaut, toutes les opportunités disponibles sont affichées dans la liste Opportunités. Pour l'ouvrir, cliquez sur le lien Opportunités sur le panneau gauche.

Sélectionnez l'opportunité nécessaire dans la liste. Pour faciliter la recherche, utilisez le filtre situé en haut de la liste.

Cliquez sur le bouton icône Plus et sélectionnez une des options :

  • Responsable est utilisée pour afficher les opportunités assignées à vous ou à tout autre utilisateur spécifié ;

  • Date limite est utilisée pour afficher les opportunités avec une date limite specifiée ;

  • Participant est utilisée pour afficher les opportunités avec un participant spécifié ;

  • Contact est utilisée pour afficher les opportunités liées à un contact spécifié ;

  • Avec tag est utilisée pour afficher les opportunités avec un tag spécifié.

  • Etape/Type d'étape est utilisée pour afficher les opportunités à une certaine étape ou d'un certain type d'étape ;

Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 2 Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 2

Vous pouvez aussi utiliser les caractères génériques pour filtrer vos opportunités :

  • utilisez le point d'interrogation ? pour effectuer une recherche avec un générique représentant un seul caractère. Par exemple, lorsque vous utilisez la requête Sm?th, on obtient des résultats Smith et Smyth.
  • utilisez l'astérisque * pour effectuer une recherche avec un générique représentant plusieurs caractères. Par exemple, pour rechercher tous les mots qui commencent par O, utilisez la requête O*.
  • utilisez le tilde ~ à la fin du mot pour rechercher les mots qui se prononcent de façon semblable.

Pour créer une nouvelle opportunité, suivez les instructions d'ici.

Etape 3. Créer un projet

Lorsque l'opportunité est trouvée, cliquez sur l'icône icône Actions située à droite et sélectionnez l'option Créer un projet depuis la liste déroulante.

Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 3 Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 3

Le formulaire standard Créer un nouveau projet s'ouvre. Vérifiez les informations disponibles et faites les modifications, si nécessaire :

Si vous avez déjà créé un modèle et souhaitez l'appliquer à un nouveau projet cliquez sur le lien Sélectionner situé sous la légende Sélectionner modèle de projet et choisissez le modèle nécessaire. Utilisez le champ de recherche pour accélérer le processus de recherche. Pour en savoir plus sur la façon de créer un modèle visitez la section Conseils et Astuces.
  • changez le Titre du projet et sa Description,
  • changez le Chef de projet,

    Pour le faire, ouvrez la liste déroulante correspondante et sélectionnez la personne nécessaire. Triez les utilisateurs par groupe ou utilisez le champ de filtre qui se trouve en haut pour faciliter la recherche. Cochez la case près de ce champ si vous souhaitez notifier le chef de projet par email.

  • gérez l'équipe de projet,

    Cliquez sur le lien Gérer l'équipe. Dans la partie gauche de la forme choisissez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre équipe, puis cliquez sur la flèche vers la droite. Pour supprimer l'utilisateur ajouté, sélectionnez-le et cliquez sur la flèche vers la gauche.

    Tous les utilisateurs ajoutés, cliquez sur le bouton Enregistrer . Ils seront informés par émail.

  • modifiez la structure du projet,

    Vous pouvez modifier la structure du projet en ajoutant des jalons. Cliquez sur le lien Ajouter jalon, entrez le titre, la date limite et sélectionnez la personne responsable. Cliquez sur le bouton OK. Pour modifier/supprimer un jalon ou supprimer une tâche, sélectionnez le jalon nécessaire et cliquez sur l'icône icône Actions située à droite et sélectionnez l'option correspondante depuis la liste déroulante. Si vous souhaitez ajouter des tâches sans jalon, cliquez sur le lien Ajouter tâche dans la section Tâches sans jalon, entrez le titre de la tâche, définissez sa date limite et la personne responsable.

  • consultez la liste des contacts,

    Si vous ajoutez plus de participants à votre opportunité, ils seront automatiquement affichés dans l'onglet Contacts du projet créé.

  • ajoutez des tags en les séparant par des virgules,

    Cela permet de catégoriser le projet et faciliter la recherche pour les autres utilisateurs.

  • cochez la case Enregistrer ce projet en tant que privé,

    Utilisez cette option si vous souhaitez limiter l'accès au projet nouvellement créé. Dans ce cas, le projet ne sera disponible qu'aux administrateurs du module Projets ou du portail, au chef de projet et ses membres avec les droits correspondants.

  • cochez la case Suivre ce projet, si vous n'avez pas l'intention de participer à ce projet, mais vous avez besoin d'être au courant de toutes ses nouvelles,

Après avoir verifié toutes les informations, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 3 Comment lier une opportunité avec un projet ? Etape 3

Le projet créé sera ajouté à la liste des Projets du module Projets.

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