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Comment ajouter des contacts à CRM en gros ?

Introduction

La construction d'une base de données clients est essentielle pour commencer le travail avec
votre système CRM. La fonction d'Importation des contacts facilitera ce processus vous
permettant d'ajouter plusieurs contacts à la fois au lieu de les entrer manuellement un par un.

Ce guide vous explique comment transférer vos contacts depuis un fichier CSV vers CRM
et y limiter l'accès.

Etape 1. Préparer un fichier CSV pour l'importation

Avant de commencer l'importation vous devez préparer un fichier CSV (valeurs séparées par virgules).

Si vous avez déjà un fichier CSV qui contient l'information de contact, assurez-vous qu'il répond aux exigences suivantes :

  • la première ligne est un enregistrement en-tête contenant les noms des colonnes/champs. Les champs obligatoires sont : Prénom et Nom pour importer des personnes, Nom de l'entreprise pour importer des entreprises.
  • il y a un enregistrement de contact par ligne;
  • il n'y a pas de virgules inutiles dans votre fichier;
  • le fichier sélectionné contient moins de 10000 lignes, sinon il doit être divisé en parties plus petites.

Vous pouvez également créer un fichier CSV depuis une feuille de calcul en utilisant notre module Documents.

Etape 2. Accéder au CRM

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

How to add contacts to CRM in bulk? Step 2 How to add contacts to CRM in bulk? Step 2

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 3. Localiser votre fichier CSV

Cliquez sur le bouton à côté du bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Importer les contacts depuis la liste déroulante. La fenêtre Importer les contacts s'ouvre.

Cliquez sur le lien Sélectionner un fichier CSV. Parcourez le disque dur de votre ordinateur pour trouver le fichier nécessaire. Lorsque le fichier est trouvé, cliquez sur le bouton Ouvrir pour le charger dans le système.

Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 3 Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 3

Le fichier sera chargé et affiché au lieu du lien. Pour le remplacer, utilisez le lien Modifier à droite du nom de fichier.

Etape 4. Configurer les paramètres du fichier CSV

Définissez les paramètres de votre fichier CSV pour que son importation sera correcte:

  • Délimiteur

    Un fichier CSV , utilise des virgules pour séparer les valeurs, cependant plusieurs outils d'exportation/importation de CSV permettent d'utiliser d'autres délimiteurs: point-virgule, deux points, tabulation, espace. Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner le caractère pour séparer des valeurs dans votre fichier CSV.

  • Encodage

    Spécifiez le type d'encodage qui sera utilisé pour l'enregistrement de votre fichier CSV. L'encodage utilisé par défaut est UTF-8.

  • Délimiteur de texte

    Utilisez cette liste déroulante pour spécifier le caractère à utiliser pour joindre les champs dans votre fichier CSV.

Ensuite, sélectionnez l'action à effectuer avec des enregistrements en double s'ils sont présents. Cochez la case Sauter pour importer des contacts en gardant des contacts existants, utilisez l'option Remplacer si vous souhaitez importer les contacts en remplaçant des existants ou laissez l'option Dupliquer cochée par défaut si vous avez besoin de dupliquer les contacts qui coïncident. Vous pourrez les fusionner plus tard, en suivant les instructions ici.

Si votre fichier CSV contient une ligne d'en-tête avec des titres des colonnes assurez-vous que la case Ignorer la première ligne lors de l'importation est cochée.

Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 4 Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 4

Etape 5. Définir le niveau d'accès

Par défaut, l'accès aux contacts importés est autorisé à l'utilisateur courant.

Pour désigner les personnes responsables de ces contacts, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et choisissez une personne dans la liste. Utilisez le filtre pour faciliter la recherche.

Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 5 Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 5

Pour rendre ces contacts disponibles à tous les utilisateurs du système CRM, cochez la case Autoriser l'accès à ce contact à tous les utilisateurs CRM.

Une fois que le fichier est sélectionné et le niveau d'accès est défini, cliquez sur le bouton Continuer pour procéder à l'étape suivante.

Etape 6. Vérifier l'information de contact et lancer l'importation

Avant d'importer vos données, vous devez vérifier l'information disponible. Vous verrez un tableau avec trois colonnes :

  • Colonne dans le fichier - la première ligne de votre fichier CSV contenant les noms des colonnes/champs.

  • Champ correspondant à CRM - le champ de CRM correspondant au champ/colonne de votre fichier, s'il y en a.

    Si le système ne trouve aucun champ correspondant automatiquement, ouvrez la liste déroulante et en choisissez un à la main.

  • Valeur - la valeur de la colonne disponible. Pour vérifier toutes les données, utilisez les liens Suivant/Précédent en haut.

Pour importer des personnes il faut qu'au moins une colonne de votre fichier corresponde au champ Prénom et une autre au champ Nom de CRM. La même chose est pour l'importation de l'entreprise, il faut correspondre au champ Nom de l'entreprise pour importer une entreprise.

Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 6 Comment ajouter des contacts à CRM en gros ? Etape 6

Après avoir vérifié les données des clients cliquez sur le bouton Lancer l'importation des contacts qui se trouve en dessous de la liste des contacts pour lancer le processus.

C'est tout. Tous les contacts sélectionnés seront importés et affichées dans l'onglet Contacts. N'oubliez pas de garder vos contacts à jour!

La version courante de CRM vous permet également d'importer des opportunités et des actions enregistrés dans un fichier .csv. Le processus d'importation est presque le même. Utilisez le bouton situé à côté du bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et utilisez l'option correspondante depuis la liste déroulante.
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