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Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ?

Introduction

Avez-vous besoin d'exporter les informations sur le client à partir de votre base de données CRM en tant que fichier .csv pour le modifier et l'imprimer plus tard ? Vous pouvez le faire directement sur le portail. Il vous suffit de suivre ces étapes simples.

Etape 1. Accéder au CRM

Accédez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 1 Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Filtrer les informations de la base de données

Par défaut, toutes les entreprises et les personnes disponibles sont affichées dans la liste Contacts. Si vous souhaitez exporter tous ces contacts, passez à l'Etape 3. Si vous avez besoin d'exporter certains contacts, utilisez le filtre qui se trouve en haut de la page.

Cliquez sur le bouton icône Plus et sélectionnez une des options :

  • La liste RESPONSABLE est utilisée pour afficher les contacts assignés à vous ou tout autre utilisateur du système CRM ;
  • La liste DATE DE CREATION est utilisée pour afficher les contacts créés pendant une période de temps spécifiée : Mois dernier, Hier, Aujourd'hui, Ce mois ou toute autre période personnalisée ;
  • La liste ACCESSIBILITÉ est utilisée pour afficher tous les contacts publics ou limités ;
  • La liste AFFICHER est utilisée pour n'afficher que les entreprises ou que les personnes, ou afficher les contacts avec les opportunités ;
  • L'option NIVEAUX DE LA TEMPERATURE est utilisée pour afficher les contacts d'un certain niveau de la température. Les niveaux par défaut sont les suivants : frois, chaud ou très chaud ;
  • L'option TYPES DE CONTACT est utilisée pour afficher les contacts d'un certain type. Les types par défaut sont les suivants : Client, Concurrent, Partenaire, Fournisseur ;
  • L'option AVEC TAG est utilisée pour afficher les contacts avec un tag spécifié.
Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 2 Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 2

Vous pouvez aussi utiliser les caractères génériques pour filtrer vos contacts :

  • utilisez le point d'interrogation ? pour effectuer une recherche avec un générique représentant un seul caractère. Par exemple, lorsque vous utilisez la requête Sm?th, on obtient des résultats Smith et Smyth.
  • utilisez l'astérisque * pour effectuer une recherche avec un générique représentant plusieurs caractères. Par exemple, pour rechercher tous les mots qui commencent par O, utilisez la requête O*
  • utilisez le tilde ~ à la fin du mot pour rechercher les mots qui se prononcent de façon semblable.

Etape 3. Ouvrir et modifier votre liste des contacts

Lorsque la liste est faite, cliquez sur le bouton situé à côté du bouton Créer nouveau... dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Ouvrir la liste actuelle dans DocEditor depuis la liste déroulante.

Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 3 Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 3

La liste contenant toutes les informations disponibles sur le contact sera ouverte dans un nouvel onglet à l'aide de Spreadsheet Editor. Pour appliquer une mise en forme utilisez la Barre d'outils supérieure qui offre des commandes de mise en forme de texte telles que le style de police, la couleur de police, l'alignment etc.

Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 3 Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 3

Pour en savoir plus sur l'utilisation de Spreadsheet Editor, consultez cette section.

Etape 4. Enregistrer votre liste de contacts

Pour enregistrer toutes les modifications effectuées,

  • cliquez sur l'icône Enregistrer icône Enregistrer sur la barre d'outils supérieure, ou
  • utilisez la combinaison des touches Ctrl+S, ou
  • cliquez sur l'icône Fichier icône Fichier sur la barre latérale gauche et sélectionnez l'option Enregistrer.

Le fichier sera enregistré dans le dossier Mes documents du module Documents.

Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 4 Comment exporter votre base de données des clients CRM et la modifier en utilisant Spreadsheet Editor ? Etape 4

Pour télecharger le fichier résultant sur le disque dur de votre ordinateur,

  1. cliquez sur l'icône Fichier icône Fichier sur la barre latérale gauche,
  2. sélectionnez l'option Télécharger comme...,
  3. choisissez un des formats selon vos besoins : XLSX, ODS, CSV, HTML.

Par défaut, le fichier créé sera enregistré dans le dossier Téléchargements sur votre disque dur.

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