Gérer et modifier des documents dans l'application Salles

Une salle de l'application Salles est un espace dans lequel vous collaborez sur des documents avec les membres invités. Une fois la salle créée, ajoutez-y des documents pour démarrer la collaboration : vous pouvez télécharger des fichiers et des dossiers existants, en créer de nouveaux et contrôler le processus de collaboration en gérant les versions, en bloquant les fichiers pour les coauteurs, etc. Vous pouvez également renommer les documents, les déplacer ou les copier vers une autre salle et supprimer les fichiers inutiles.

L'ensemble des opérations qui vous sont accessibles dépend de vos droits d'accès à la salle et à un fichier particulier.

Les utilisateurs peuvent travailler avec les documents, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers PDF et les livres électroniques existants, ainsi qu'afficher les diagrammes, les fichiers multimédias et les images à l'aide des éditeurs en ligne ONLYOFFICE.

Il est également possible de configurer les paramètres de gestion des fichiers.

remarque

Cet article décrit le travail avec les documents stockés dans les salles. Pour savoir comment gérer les documents stockés dans l'application Fichiers, consultez l'article Gérer et modifier les documents dans Fichiers. Pour savoir comment créer des salles et y inviter des utilisateurs, consultez les articles Créer des salles et Inviter des utilisateurs dans les salles.

Télécharger des fichiers et des dossiers

Pour télécharger un fichier,

1. ouvrez la salle dans laquelle vous souhaitez télécharger vos fichiers,
2. cliquez sur le bouton Nouveau au-dessus de la liste des documents,
3. sélectionnez l'option Télécharger des fichiers dans le menu,
4. choisissez les fichiers à télécharger dans la salle dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez aussi simplement glisser-déposer un fichier ou plusieurs fichiers sélectionnés depuis votre ordinateur vers la zone de travail pour les télécharger dans votre espace de travail encore plus facilement. Un bouton flottant apparaît au milieu de l'écran avec des informations sur l'emplacement où l'élément sélectionné sera placé. Lorsque le téléchargement commence, le bouton flottant se déplace vers le coin droit.

Si le format du fichier diffère du format Office Open XML, le fichier sera converti au format .docx/.xlsx/.pptx pour une édition plus rapide. La fenêtre Chargement du fichier apparaît ; vous pourrez y choisir si vous souhaitez enregistrer les deux fichiers (un fichier dans son format d'origine et un fichier au format Office Open XML). Si vous n'avez pas besoin des fichiers dans leur format d'origine dans la salle, vous pouvez décocher la case Enregistrer la copie du fichier dans le format original. Ce choix sera pris en compte lors des téléchargements suivants, et le fichier converti sera ajouté en tant que nouvelle version du fichier d'origine plutôt que comme un nouveau fichier distinct. Cochez la case Ne plus afficher ce message si vous ne souhaitez pas que cette fenêtre apparaisse lors des téléchargements suivants. Cliquez sur Continuer pour lancer le téléchargement ou sur Fermer pour l'annuler.

Si un fichier d'origine est protégé par un mot de passe, celui-ci sera requis pour convertir le fichier. Si vous cliquez sur l'icône Convertir et ouvrir à droite du document téléchargé dans la liste des fichiers, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous devez saisir un mot de passe.

remarque

Si un fichier portant le même nom existe déjà dans la salle, une copie du fichier sera créée par défaut.

Pour connaître l'état actuel des téléchargements et des conversions, cliquez sur l'icône . Le panneau Téléchargement et conversion s'ouvre. Il affiche les documents déjà téléchargés et convertis ainsi que ceux qui sont encore dans la file d'attente.

Si une erreur se produit pendant le téléchargement (par exemple, en raison d'une panne de réseau, d'un délai d'attente dépassé ou d'une erreur interne du serveur), vous pouvez cliquer sur Réessayer en regard du fichier concerné pour le télécharger de nouveau.

Pour annuler le téléchargement d'un fichier, cliquez sur l'icône en forme de croix en regard du fichier. Pour arrêter le téléchargement de tous les fichiers à la fois, cliquez sur l'icône en forme de croix grise dans le coin supérieur droit. Pour vider le panneau Téléchargement et conversion, cliquez sur l'icône . L'historique des documents téléchargés et convertis sera supprimé.

Pour télécharger un dossier contenant des sous-dossiers et des documents imbriqués :

1. cliquez sur le bouton Nouveau au-dessus de la liste des documents,
2. sélectionnez l'option Télécharger un dossier dans le menu,
3. choisissez le dossier à télécharger dans la salle dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez également faire glisser le dossier voulu depuis la fenêtre du gestionnaire de fichiers vers la zone de travail.

Créer de nouveaux fichiers et dossiers

Pour créer de nouveaux fichiers ou dossiers,

1. ouvrez la salle dans laquelle vous souhaitez créer un fichier,

2. cliquez sur le bouton Nouveau au-dessus de la liste des documents, ou cliquez avec le bouton droit dans la salle et sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Nouveau document pour créer un document texte,
   • Nouvelle feuille de calcul pour créer une feuille de calcul,
   • Nouvelle présentation pour créer une présentation,
   • Formulaire PDF -> Vierge pour créer un formulaire PDF vierge, ou Formulaire PDF -> À partir d'un fichier texte pour le créer à partir d'un fichier texte téléchargé au préalable,
   • Nouveau dossier pour créer un dossier,
   • Plus -> Draw.io pour créer un diagramme à l'aide du module complémentaire Draw.io,
   • Plus -> Markdown pour créer un fichier .md à l'aide du module complémentaire Markdown,
   • Plus -> URL pour créer un fichier URL à l'aide du module complémentaire URL. Les fichiers URL contiennent un lien externe et peuvent être ouverts directement depuis la liste des fichiers.
   • Galerie de modèles pour créer un fichier à partir de l'un des modèles prêts à l'emploi.

3. saisissez un nom pour votre fichier ou votre dossier dans le champ approprié et cliquez sur le bouton Créer.

   remarque

   Si vous ne souhaitez pas saisir le nom du fichier, vous pouvez cocher la case Ne plus demander le nom du fichier lors de la création d'un fichier ou utiliser l'option correspondante dans les paramètres de gestion des fichiers.

Gérer les documents

Pour trouver rapidement le document voulu, utilisez le panneau Options de recherche en haut de la liste des documents.

Cliquez sur le bouton pour ouvrir le panneau Options de recherche et spécifiez les paramètres de recherche et de filtrage nécessaires :

1. Pour filtrer les éléments par Auteur, cliquez sur Moi ou utilisez l'option Autre et sélectionnez l'utilisateur voulu dans la liste.
2. Pour filtrer les éléments par Type, choisissez l'une des options suivantes : Dossiers, Fichiers, Documents, Feuilles de calcul, Présentations, Documents PDF, Formulaires PDF, Diagrammes, Archives, Images, Media.
3. Cliquez sur le bouton Appliquer pour appliquer les filtres ou sur Annuler pour fermer le panneau. Pour effacer le filtre, utilisez l'icône à côté du titre du panneau.

Saisissez le titre d'un document, en entier ou en partie, dans le champ de recherche et appuyez sur la touche Entrée pour afficher le ou les éléments trouvés. Si vous souhaitez accéder au dossier dans lequel se trouve le fichier trouvé, cliquez sur le fichier avec le bouton droit et utilisez l'option Ouvrir un emplacement. Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez l'icône en forme de flèche.

Triez les documents selon les paramètres (Nom, Date de dernière modification, Taille) à l'aide du bouton . Cliquez sur la flèche à côté du paramètre sélectionné pour modifier l'ordre de tri.

Utilisez les boutons ou à droite pour basculer entre les modes d'affichage disponibles : Miniatures et Vue compacte. Les miniatures ne sont pas générées pour les services tiers connectés.

Le mode d'affichage Miniatures correspondant :

remarque

Les miniatures ne sont pas disponibles pour les salles de données virtuelles (uniquement lorsque l'indexation est activée).

Utilisez l'icône pour afficher ou masquer les colonnes Auteur, Créé, Modifié, Taille, Type dans la liste des documents (Vue compacte).

Le menu contextuel permet d'effectuer les opérations suivantes sur vos documents :

• Sélectionner sert à sélectionner le fichier dans la liste.

• Modifier sert à ouvrir le document en mode édition dans un nouvel onglet.

• Modifier le diagramme (disponible pour les fichiers .drawio) sert à ouvrir le diagramme en mode édition à l'aide du module complémentaire Draw.io.

• Convertir en PDF (disponible pour les fichiers .docx, .xlsx, .pptx) sert à convertir les documents, les feuilles de calcul et les présentations en PDF à l'aide du module complémentaire PDF-Converter.

• Convertir en texte (disponible pour les fichiers audio et vidéo) sert à convertir en texte la parole contenue dans les fichiers audio et vidéo à l'aide du module complémentaire Speech-to-text.

• Plus d'options -> Modifier/Afficher le markdown (disponible pour les fichiers .md) sert à ouvrir le fichier en mode édition ou affichage à l'aide du module complémentaire Markdown.

• Aperçu sert à ouvrir le document en mode Aperçu dans un nouvel onglet.

• Demander à l'IA sert à joindre le document à une invite dans un chat IA. Après avoir cliqué sur cet élément de menu, le panneau de sélection des agents IA s'ouvre. Une fois l'agent sélectionné, il s'ouvre dans l'onglet du chat et le fichier y est joint. Cette option est disponible pour tous les formats de fichier qui peuvent être joints au chat IA (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Partager – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Copier le lien partagé sert à obtenir un lien vers le fichier destiné aux autres utilisateurs de l'espace de travail ou à toute personne connaissant le lien.
  • Paramètres de partage sert à ouvrir les paramètres de partage et à donner accès au fichier via un lien.

• Plus d'options – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Informations sur le fichier sert à ouvrir le panneau Info qui comporte les onglets suivants :

    • Partager – les liens via lesquels le fichier est partagé et la liste des utilisateurs qui y ont accès. Utilisez l'option Créer et copier pour générer un nouveau lien partagé.
    • Historique – les modifications récentes apportées au fichier, regroupées par jour.
    • Détails – l'aperçu du fichier et ses propriétés : Propriétaire, Type, Extension de fichier, Taille, Date de modification, Dernière modification par, Date de création, Versions, Commentaires. Utilisez le lien Modifier sous le commentaire pour le modifier.

    Pour ouvrir le même panneau, vous pouvez cliquer sur l'icône située dans le coin supérieur droit.

  • Intégrer sert à générer le code permettant d'intégrer le fichier dans votre site web.

  • Afficher l'historique des versions sert à ouvrir la liste de l'historique des versions, où chaque version est décrite en détail : Numéro de version, Date et heure, Auteur et Commentaires. Le menu de la liste de l'historique des versions permet également d'Ouvrir la version pour la consulter, de Modifier le commentaire d'une version particulière, de Restaurer ou de Télécharger la version voulue.

• Activer le filtre personnalisé (disponible pour les fichiers .xlsx) sert à activer l'option Filtre personnalisé afin qu'un utilisateur puisse afficher les fichiers .xlsx selon son propre filtre. Toutefois, les autres utilisateurs de l'espace de travail ne peuvent pas ajouter de nouveaux filtres ni supprimer les filtres existants appliqués au préalable par le créateur de la feuille de calcul. De plus, les filtres appliqués par un utilisateur disposant des autorisations Filtre personnalisé ne seront affichés que pour lui. Les résultats du filtre affichés resteront inchangés pour les autres. Lorsque le filtre personnalisé est activé, l'icône s'affiche en regard du fichier dans la salle.

• Désactiver le filtre personnalisé (disponible pour les fichiers .xlsx) sert à désactiver l'option Filtre personnalisé activée au préalable.

• Bloquer/Débloquer le fichier sert à le bloquer ou le débloquer en vue d'une modification ultérieure par d'autres utilisateurs disposant des droits de modification correspondants.

• Marquer en tant que favori sert à ajouter le fichier à la section Fichiers favoris.

• Retirer des favoris sert à retirer un fichier de la section Fichiers favoris.

• Ouvrir un emplacement (disponible dans les sections Fichiers favoris et Fichiers récents) sert à accéder à la section qui contient ce fichier.

• Marquer comme lu sert à marquer comme lu un fichier ajouté à la salle ou modifié par un autre utilisateur.

• Télécharger – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Format d'origine sert à télécharger le fichier dans son format d'origine sur le disque dur de votre ordinateur.

  • Télécharger au format sert à télécharger le fichier dans le format sélectionné sur le disque dur de votre ordinateur.

    remarque

    Si plusieurs fichiers sont choisis pour le téléchargement, ils seront regroupés dans une archive .zip et enregistrés sur votre disque dur.

• Déplacer ou copier – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Déplacer vers une autre salle ou un stockage tiers. Vous pouvez également créer un dossier dans la salle sélectionnée en cliquant sur le bouton Nouveau dossier.
  • Copier le fichier et déplacer la copie créée vers la salle sélectionnée. Vous pouvez également créer un dossier dans la salle sélectionnée en cliquant sur le bouton Nouveau dossier.
  • Dupliquer le fichier dans la salle actuelle. Les éléments dupliqués comportent un index à la fin de leur nom.

• Modifier l'index sert à réorganiser les fichiers et à supprimer les espaces dans l'index de la salle de données virtuelle. Vous pourrez utiliser les flèches pour modifier l'ordre des fichiers manuellement un par un ou utiliser l'option Réorganiser en haut.

• Renommer le fichier.

• Supprimer le fichier en le déplaçant vers la Corbeille.

• Retirer de la liste (disponible dans la section Fichiers récents) sert à retirer le fichier de cette liste.

Les opérations de groupe sur les fichiers peuvent être effectuées à l'aide des boutons en haut de la page ou du menu contextuel. Pour télécharger, déplacer, copier ou supprimer plusieurs fichiers à la fois,

1. ouvrez la salle voulue en cliquant sur l'option Salles dans le panneau de gauche,
2. survolez l'icône du fichier et cochez les cases des fichiers que vous souhaitez gérer,
3. cliquez sur le bouton voulu en haut de la page en fonction de l'opération à effectuer : Télécharger, Télécharger au format, Déplacer vers, Copier ou Supprimer. L'ensemble des boutons affichés dépend des opérations disponibles pour les éléments sélectionnés.

Utilisez la flèche à côté de la case à cocher du panneau supérieur pour sélectionner les éléments par type en une seule fois. La liste ne comprend que les types des éléments stockés dans la salle, par exemple Tout, Documents, Fichiers.

Ajouter des documents aux Fichiers favoris

Chaque application dispose de ses propres sections Fichiers récents, Fichiers favoris et Corbeille dans le panneau de gauche. Dans l'application Salles, la section Fichiers favoris contient les fichiers et les dossiers que vous avez marqués comme favoris dans vos salles. Pour ajouter un fichier ou un dossier aux Fichiers favoris :

1. ouvrez la salle voulue,
2. trouvez le fichier ou le dossier voulu et cliquez sur l'icône en regard de celui-ci,
3. sélectionnez l'option Marquer en tant que favori.

OU

1. ouvrez le document voulu,
2. cliquez sur le bouton Marquer en tant que favori dans le coin supérieur droit.

Le fichier sera disponible dans la section Fichiers favoris et marqué de l'icône dans la liste des fichiers.

Dans la section Fichiers favoris, vous pouvez utiliser l'option Ouvrir un emplacement du menu contextuel pour accéder à la section qui contient ce fichier.

Pour retirer un fichier ajouté des Fichiers favoris, utilisez l'option Retirer des favoris du menu contextuel ou cliquez sur l'icône en regard du nom du fichier.

Utiliser la section Fichiers récents

La section Fichiers récents répertorie les documents que vous avez ouverts récemment dans l'éditeur. Elle contient les 100 derniers fichiers, conservés pendant 90 jours.

Le menu contextuel de la section Fichiers récents comporte un nombre limité d'éléments. Vous pouvez effectuer les actions suivantes : sélectionner le fichier, l'afficher en aperçu, consulter ses propriétés telles que les informations et l'historique des versions, ouvrir son emplacement (sauf pour les fichiers accessibles par lien), télécharger le fichier, le déplacer ou le copier, le renommer et le retirer de la liste.

Afficher et modifier les documents

Vous pouvez afficher et modifier vos documents texte, vos feuilles de calcul, vos présentations et vos documents PDF directement dans les salles de l'espace de travail à l'aide des éditeurs en ligne multifonctionnels ONLYOFFICE.

Vous pouvez également afficher :

• les fichiers multimédias dans les formats les plus courants, notamment avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm, etc.
• les images bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• les livres électroniques fb2, epub
• les diagrammes vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Pour modifier un document, cliquez sur son titre ou cliquez sur l'icône en regard de celui-ci, sélectionnez l'option Modifier, et il s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur Internet. Si le fichier est en cours de modification, l'icône en forme de crayon coloré s'affiche. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités des éditeurs, consultez cette page.

remarque

Si le quota de stockage d'une salle ou d'un utilisateur est atteint, l'ouverture d'un document se fera en mode lecture seule et une bannière vous informera que le quota a été dépassé. De plus, si le quota est atteint pendant qu'un document est modifié et enregistré, une bannière apparaîtra dans l'éditeur pour vous informer de la limite du quota.

Une fois que vous avez modifié un document, une feuille de calcul ou une présentation et enregistré les modifications apportées, les deux versions de votre fichier seront disponibles, de sorte que vous pourrez restaurer la précédente si nécessaire. Pour en savoir plus sur les versions, consultez cet article.

Pour afficher un fichier, cliquez sur l'icône en regard de celui-ci et sélectionnez l'option Aperçu. Le fichier s'ouvrira dans la visionneuse ONLYOFFICE correspondante. Les images s'ouvriront dans la même fenêtre, tandis que les fichiers texte s'afficheront dans un nouvel onglet de votre navigateur Internet. Les visionneuses ONLYOFFICE offrent les outils standard pour effectuer un zoom avant ou arrière sur vos fichiers, ajuster leur taille, naviguer entre leurs pages, les télécharger ou les imprimer.

Lorsque vous affichez des fichiers multimédias avec la visionneuse en ligne, vous pouvez utiliser les boutons correspondants pour démarrer ou mettre en pause la lecture, régler le volume ou passer en mode plein écran, accéder au fichier multimédia précédent ou suivant, télécharger ou supprimer le fichier.

Lorsque vous affichez des images avec la visionneuse en ligne, vous pouvez utiliser les boutons correspondants pour effectuer un zoom avant ou arrière sur l'image, afficher l'image à sa taille réelle (si elle a été agrandie ou réduite), faire pivoter l'image dans le sens des aiguilles d'une montre ou dans le sens inverse, accéder à l'image précédente ou suivante, télécharger ou supprimer le fichier.

Lorsque vous affichez des diagrammes avec la visionneuse de diagrammes, vous pouvez naviguer entre les pages, utiliser les boutons de zoom, imprimer ou télécharger le diagramme. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de la visionneuse de diagrammes, consultez cette page.