Inviter les utilisateurs dans l'espace de formulaires

Une fois un espace de formulaires créé dans l'application Formulaires, invitez-y des utilisateurs afin qu'ils puissent remplir les formulaires qu'il contient.

Tous les nouveaux utilisateurs invités via un lien ou manuellement depuis l'espace sont ajoutés en tant qu'invités. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs internes (membres), les administrateurs doivent les inviter depuis la section Contacts.

remarque

Les niveaux d'accès décrits ci-dessous définissent les membres de l'espace. Toute personne qui ouvre l'espace via son lien public remplit les formulaires sans inscription. Pour en savoir plus sur le lien public, consultez l'article Partager des formulaires.

Niveaux d'accès

Lorsqu'ils invitent des utilisateurs dans un espace de formulaires, les invitants leur attribuent un niveau d'accès. Le niveau d'accès définit les actions que l'utilisateur peut effectuer dans cet espace :

	Afficher	Commenter	Réviser	Remplir des formulaires	Modifier	Afficher l'historique des versions	Gérer les fichiers	Gérer les utilisateurs et les paramètres
Remplisseur de formulaires	✔	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Créateur de contenu	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Responsable de salle	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

Le niveau d'accès Responsable de salle est disponible dans les versions payantes. Selon le niveau d'accès, les actions suivantes sur les formulaires sont disponibles pour l'utilisateur dans un espace :

• Remplisseur de formulaires - opérations sur les formulaires existants : affichage, commentaire, révision, remplissage de formulaires. Les remplisseurs de formulaires ne voient que leurs propres formulaires terminés ou entamés dans les dossiers Complet et En cours, et ne peuvent pas voir les formulaires qui n'ont pas encore été soumis au remplissage.
• Créateur de contenu - opérations sur les formulaires existants : affichage, commentaire, révision, remplissage de formulaires, modification. Affichage de l'historique des versions. Création et téléchargement de nouveaux formulaires et dossiers. Accès complet aux dossiers Complet et En cours. Copie, déplacement et suppression de ses propres formulaires et dossiers.
• Responsable de salle - toutes les opérations accessibles aux créateurs de contenu, plus l'invitation de nouveaux utilisateurs et l'attribution de rôles inférieurs au sien, ainsi que la gestion des paramètres de l'espace. Copie, renommage, déplacement et suppression de ses propres formulaires et dossiers et de ceux des autres utilisateurs.

remarque

Les invités et les utilisateurs ne peuvent pas être désignés comme responsables de salle. Seuls les Super-administrateurs et les administrateurs de salle conviennent à ce niveau d'accès : lorsque vous le sélectionnez, seuls ces contacts sont affichés dans la liste.

Inviter des utilisateurs

Pour inviter un utilisateur dans un espace de formulaires,

1. Ouvrez l'espace dans lequel vous souhaitez inviter des utilisateurs.

2. Cliquez sur l'icône à côté du nom de l'espace et sélectionnez l'option Inviter des personnes, ou utilisez l'icône sur l'écran Info -> Contacts.

   

3. Invitez des utilisateurs externes (invités) via le lien :

   1. Activez le commutateur Inviter via le lien pour créer un lien universel d'auto-autorisation dans l'espace en tant qu'invité. Utilisez l'icône pour copier le lien dans le presse-papiers. Vous pouvez envoyer le lien copié par le moyen qui vous convient.
   2. Le cas échéant, modifiez le niveau d'accès attribué à toute personne qui rejoint l'espace via ce lien.
   3. La date d'expiration du lien est affichée en dessous sous la forme de la valeur Valide jusqu'au. Pour configurer le lien, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée à côté de Inviter via le lien et ajustez les Paramètres du lien.

4. Vous pouvez également utiliser la section Ajouter manuellement pour ajouter des contacts existants de l'espace de travail ou pour inviter personnellement de nouveaux utilisateurs par e-mail. Les nouveaux utilisateurs invités de cette manière sont ajoutés à votre liste d'Invités.

   1. Cliquez sur l'option Choisir dans la liste pour sélectionner les contacts existants de l'espace de travail. Sélectionnez-les dans la liste et cliquez sur le bouton Sélectionner.

      • Utilisez l'onglet Membres pour sélectionner des utilisateurs internes.
      • Utilisez l'onglet Groupes pour sélectionner tous les utilisateurs appartenant à un groupe donné.

      Vous pouvez également commencer à saisir le nom ou l'adresse e-mail d'un utilisateur ou d'un groupe existant dans le champ Rechercher et inviter par nom ou e-mail, puis sélectionner les utilisateurs ou les groupes trouvés.

   2. Modifiez la Langue de l'invitation si nécessaire.

   3. Pour inviter de nouveaux utilisateurs externes (invités) par e-mail, saisissez une adresse e-mail valide et appuyez sur Entrée. De la même manière, ajoutez plusieurs adresses e-mail si nécessaire.

   4. Modifiez le niveau d'accès si nécessaire : Responsable de salle, Créateur de contenu ou Remplisseur de formulaires.

   5. Une fois prêt, cliquez sur le bouton Envoyer une invitation. Les invitations seront envoyées aux adresses e-mail indiquées. Cliquez sur Annuler pour fermer le panneau sans envoyer d'invitation.

Par défaut, les invités et les utilisateurs sont ajoutés à l'espace en tant que Remplisseurs de formulaires, qui peuvent uniquement remplir les formulaires sans pouvoir les modifier.

Lorsqu'un utilisateur accepte l'invitation, il peut voir l'espace dans l'application Formulaires et remplir les formulaires avec les droits d'accès correspondant à son niveau d'accès.

Gérer les membres de l'espace

Renvoyer les invitations

1. Dans l'espace, ouvrez l'écran Info -> Contacts.
2. Cliquez sur l'icône à côté de la rubrique Attendez les utilisateurs.

Modifier les niveaux d'accès

1. Dans l'espace, ouvrez l'écran Info -> Contacts.
2. Cliquez sur le niveau d'accès actuel à côté de l'utilisateur souhaité.
3. Sélectionnez un autre niveau d'accès dans la liste.

Supprimer des utilisateurs

1. Dans l'espace, ouvrez l'écran Info -> Contacts.
2. Cliquez sur le niveau d'accès actuel.
3. Sélectionnez l'option Supprimer.