Travailler dans un espace de formulaires

Les espaces de formulaires sont conçus pour simplifier le remplissage de formulaires (questionnaires, applications, etc.) et le suivi des progrès du remplissage des documents.

Vous pouvez créer et modifier des formulaires PDF directement dans l'espace, télécharger des formulaires créés précédemment, inviter des utilisateurs à les remplir, réviser les formulaires remplis et analyser les données collectées automatiquement dans une feuille de calcul.

Fonctionnalités principales

• Créer et modifier des formulaires PDF directement dans l'espace
• Envoyer des formulaires à remplir tout en accordant les autorisations de remplissage de formulaires
• Travailler à la fois avec les membres de l'espace de travail et les utilisateurs externes via des liens externes
• Suivre l'avancement du remplissage
• Collecter les données dans une feuille de calcul et analyser les données collectées
• Exporter automatiquement les résultats des formulaires vers une base de données externe
• Intégrer des espaces dans des pages web pour collecter les données de tous les visiteurs qui remplissent le formulaire

remarque

Outre la collecte d'une copie individuelle du formulaire auprès de chaque répondant, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de remplissage de formulaires basé sur les rôles, dans laquelle plusieurs participants remplissent tour à tour un seul et même formulaire. Elle est configurée dans une Salle de données virtuelle et décrite dans l'article Travailler avec les salles de données virtuelles.

Étape 1. Créer un espace de formulaires

Créez un nouvel espace de formulaires en quelques étapes simples :

1. Accédez à l'application Formulaires et cliquez sur le bouton Nouvel espace de formulaires, sur l'icône Plus ou sur la vignette d'action rapide Espace de formulaires.

2. Dans le panneau Choisir le type d'espace, sélectionnez le type Espace de formulaires ou l'option À partir d'un modèle pour créer l'espace à partir d'un des modèles d'espace.

3. Saisissez le Nom de l'espace.

4. Vous pouvez éventuellement ajouter des tags ou une icône.

5. Configurez les options de collecte de données :

   • Collecter les résultats dans XLSX – lorsque cette option est activée, les résultats de la soumission des formulaires sont automatiquement collectés dans une feuille de calcul. Un fichier XLSX distinct est généré pour chaque formulaire ; chaque ligne représente un formulaire rempli et les colonnes correspondent aux champs du formulaire. La feuille de calcul est enregistrée dans le même dossier que les copies des formulaires remplis.

   • Exporter les résultats vers la base de données – lorsque cette option est activée, les formulaires remplis dans cet espace sont automatiquement envoyés vers une base de données externe connectée. Une table est créée dans la base de données pour chaque formulaire standard immédiatement après le remplissage d'une copie ou selon un calendrier.

     remarque

     Cette option n'est disponible que si une connexion à une base de données a été configurée dans Paramètres -> Intégration -> Services tiers. Pour les instructions de configuration, lisez cet article.

6. Cliquez sur Créer.

Pour modifier les paramètres d'un espace existant, organiser la liste des espaces ou gérer le quota de stockage, consultez l'article Modifier les espaces de formulaires.

Étape 2. Ajouter des formulaires à l'espace

Vous pouvez créer un nouveau formulaire PDF directement dans l'espace ou en télécharger un créé précédemment. Utilisez la vignette d'action rapide Formulaire PDF vide ou Galerie de modèles en haut de l'espace, ou cliquez sur le bouton Nouveau au-dessus de la liste et sélectionnez l'option nécessaire :

• Formulaire PDF – créer et modifier un formulaire PDF directement dans l'espace à l'aide de l'éditeur de formulaires intégré. Utilisez le sous-menu pour créer un formulaire Vide ou un formulaire À partir d'un fichier texte.
• Dossier – créer un nouveau dossier pour enregistrer les formulaires.
• Galerie de modèles – choisir un modèle dans la bibliothèque de modèles et cliquer sur le bouton Créer.
• Télécharger le formulaire PDF – télécharger un formulaire depuis l'espace de travail ou depuis votre appareil.

Un espace nouvellement créé affiche l'écran Bienvenue dans l'espace de remplissage de formulaires avec des actions rapides : Télécharger depuis l'espace de travail pour sélectionner un formulaire PDF prêt à l'emploi disponible dans l'espace de travail, Télécharger depuis l'appareil et Partager un espace pour copier un lien d'accès public ou inviter d'autres utilisateurs.

remarque

Les formulaires créés ou téléchargés dans l'espace sont par défaut en mode édition et sont visibles pour tous les membres de l'espace, à l'exception des Remplisseurs de formulaires, qui ne peuvent pas les voir tant que le mode de remplissage n'est pas démarré. En savoir plus sur la création de formulaires PDF remplissables à partir de zéro.

Toutes les options disponibles pour travailler avec les documents dans les espaces de formulaires sont répertoriées ici.

Étape 3. Ajouter des utilisateurs autorisés à l'espace

Vous devez maintenant ajouter à l'espace des invités ou des utilisateurs enregistrés dans votre espace de travail pour qu'ils puissent remplir les formulaires.

Dans l'espace de formulaires, les niveaux d'autorisation disponibles sont Gestionnaire de salle (payant), Créateur de contenu, Remplisseur de formulaires. Les gestionnaires de salle et les créateurs de contenu peuvent créer et télécharger de nouveaux fichiers et dossiers et les gérer, mais les gestionnaires de salle peuvent également gérer les utilisateurs et les paramètres d'accès. Pour ajouter un gestionnaire de salle, vous devez sélectionner un administrateur de salle ou un administrateur complet parmi les contacts existants de l'espace de travail.

Les remplisseurs de formulaires peuvent remplir des formulaires et ne voir que leurs formulaires terminés/commencés dans les dossiers Terminé et En cours.

Pour inviter des invités et des utilisateurs :

1. Accédez à l'écran Info -> Contacts de l'espace et utilisez l'icône Inviter les contacts.
2. Activez le commutateur Inviter via un lien pour créer un lien universel d'auto-autorisation dans l'espace. Si nécessaire, modifiez le niveau d'autorisation. Le lien sera copié dans le presse-papiers. De cette façon, vous ne pouvez inviter que des invités.
3. Vous pouvez également utiliser la section Ajouter manuellement ci-dessous pour ajouter des contacts existants de l'espace de travail ou inviter personnellement de nouveaux invités par e-mail. Saisissez un e-mail et appuyez sur Entrée ou choisissez un contact existant dans la liste. Si nécessaire, modifiez le niveau d'autorisation. Vous pouvez ajouter plusieurs e-mails, puis cliquer sur Envoyer une invitation.

Par défaut, les invités et les utilisateurs seront ajoutés à l'espace en tant que Remplisseurs de formulaires, qui peuvent uniquement remplir les formulaires mais ne peuvent pas les modifier. Vous pouvez sélectionner le niveau d'autorisation nécessaire à la place de l'option par défaut Remplisseur de formulaires. Les nouveaux invités seront ajoutés à votre liste d'invités.

Les niveaux d'autorisation et toute la procédure d'invitation sont décrits dans l'article Inviter des utilisateurs dans un espace de formulaires.

Étape 4. Configurer et partager le lien externe

Votre espace de formulaires nouvellement créé dispose déjà d'un lien externe activé, vous pouvez donc simplement le copier. L'écran Info -> Contacts affiche l'avis Espace disponible via un lien partagé, qui explique que l'espace est accessible à toute personne disposant du lien et que les utilisateurs externes ont l'autorisation de Remplisseur de formulaires pour tous les formulaires.

Cliquez sur le bouton Partager la salle à côté du nom de l'espace ou utilisez l'icône à côté de l'option Lien à remplir dans la section Lien public de l'écran Info -> Contacts. Envoyez le lien copié à des utilisateurs tiers. Ils auront l'autorisation de remplir les formulaires pour tous les fichiers de l'espace sans inscription.

Vous pouvez également modifier le lien externe :

1. Sur l'écran Info -> Contacts, cliquez sur l'icône à côté de la légende Lien à remplir.
2. Choisissez l'option Paramètres du lien.
3. Modifiez le Nom du lien pour distinguer les différents liens.
4. Sélectionnez Qui a accès : Toute personne disposant du lien ou Utilisateurs de l'espace de travail uniquement.
5. Définissez un mot de passe pour protéger le lien à l'aide du commutateur Accès par mot de passe. Utilisez les options Nettoyer et Copier le mot de passe sous le champ pour effacer ou copier le mot de passe.
6. Activez le commutateur Restreindre la copie du contenu, le téléchargement et l'impression du fichier pour désactiver le téléchargement des fichiers partagés via ce lien.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

remarque

Dans un espace de formulaires, le lien principal est valable pour une durée illimitée, le paramètre Limite par période ne peut donc pas être modifié. Vous ne pouvez pas créer de liens supplémentaires pour l'espace de formulaires.

Si nécessaire, vous pouvez révoquer le lien partagé à l'aide de l'option du menu sur l'écran Info -> Contacts. Le lien actuel sera désactivé et un nouveau lien partagé sera créé.

Toutes les options disponibles pour les liens externes sont répertoriées ici.

Si vous souhaitez intégrer un espace de formulaires dans votre site web, lisez cette instruction.

Étape 5. Démarrer le mode de remplissage

Avant qu'un formulaire ne soit disponible pour le remplissage, il doit être explicitement basculé en mode de remplissage. Jusque-là, le formulaire est en mode édition et est masqué aux utilisateurs ayant le rôle Remplisseur de formulaires.

Pour démarrer le mode de remplissage, ouvrez le menu contextuel du formulaire et sélectionnez Commencer le remplissage. Une fois activé, le formulaire devient visible et disponible pour tous les membres de l'espace.

remarque

L'option Modifier reste disponible lorsqu'un formulaire est en mode de remplissage. Si vous choisissez de modifier le formulaire, un avertissement apparaîtra pour expliquer que le formulaire quittera le mode de remplissage et sera masqué aux Remplisseurs de formulaires jusqu'à ce que le remplissage soit relancé.

Si un membre de l'espace ouvre le formulaire depuis l'application Fichiers et sélectionne l'espace, le formulaire passe automatiquement en mode de remplissage et devient immédiatement disponible pour tous les membres de l'espace.

Étape 6. Remplir les formulaires dans l'espace

Les utilisateurs invités peuvent maintenant remplir les formulaires dans l'espace. En savoir plus sur le remplissage de formulaires.

Lorsqu'un formulaire est ouvert pour être rempli, il acquiert le statut Mon brouillon . Une copie individuelle est également créée automatiquement pour chaque répondant et enregistrée dans le dossier En cours. Cela signifie que le formulaire a été commencé mais n'a pas encore été terminé.

Lorsque le formulaire est rempli, cliquez sur le bouton Terminer et soumettre dans la barre d'outils supérieure du formulaire ouvert. Une fois le bouton Terminer et soumettre cliqué, la copie du formulaire est déplacée dans le dossier Terminé. Le propriétaire du formulaire recevra une notification indiquant que le formulaire a été rempli.

Les utilisateurs peuvent télécharger le formulaire terminé à l'aide de l'icône flèche ou du bouton Télécharger, remplir à nouveau le même formulaire à l'aide du lien Remplir à nouveau, retourner dans l'espace pour continuer à remplir d'autres formulaires en cliquant sur le bouton Retour à la salle, ou contacter le propriétaire du formulaire par e-mail en cliquant sur l'adresse e-mail.

Étape 7. Réviser les formulaires remplis

Pour réviser les formulaires remplis, les administrateurs peuvent utiliser les dossiers Terminé et En cours qui apparaissent dans l'espace lorsque les utilisateurs commencent le processus de remplissage.

remarque

Les utilisateurs ne peuvent voir que leurs propres formulaires remplis, tandis que les administrateurs peuvent voir les formulaires remplis par tous les utilisateurs.

• Le dossier En cours contient les formulaires que les utilisateurs ont commencé à remplir mais n'ont pas encore terminés.

• Le dossier Terminé contient les formulaires que les utilisateurs ont terminés en cliquant sur le bouton Terminer et soumettre.

  remarque

  Si l'espace contient plusieurs formulaires PDF, les dossiers Terminé et En cours comprendront des sous-dossiers distincts pour chaque formulaire.

  Si les dossiers Terminé et En cours contiennent de nouveaux formulaires, ils sont marqués d'un badge indiquant le nombre de nouveaux formulaires. Un badge apparaît également à côté de l'application Formulaires dans le menu de gauche.

La feuille de calcul générée automatiquement avec les données des formulaires est également disponible dans le dossier Terminé. Chaque ligne contient les données d'un formulaire. Les colonnes correspondent aux champs du formulaire. Vous pouvez utiliser les outils de l'éditeur de feuilles de calcul pour créer des graphiques, des tableaux croisés dynamiques, trier et filtrer les données, etc.

Pour actualiser la feuille de calcul avec les dernières données soumises, ouvrez le menu contextuel du fichier XLSX et sélectionnez Mettre à jour les données XLSX. Cela récupérera toutes les nouvelles réponses soumises depuis la dernière génération du fichier.

Si l'option Exporter les résultats vers la base de données est activée pour l'espace, les formulaires remplis sont également envoyés vers une base de données externe, où une table est créée pour chaque formulaire standard. Consultez l'article Connecter une base de données pour plus de détails.

remarque

Si un quota de stockage a été défini pour l'espace et que la limite a été dépassée, une bannière de notification apparaîtra dans l'en-tête de l'espace.