Gérer et modifier des documents dans l'application Fichiers

L'application Fichiers est l'endroit où vos propres documents sont stockés. Vous pouvez télécharger des fichiers et des dossiers existants, en créer de nouveaux et les organiser en dossiers. Il est également possible de gérer les versions, de bloquer les fichiers pour les coauteurs, de renommer les documents, de les déplacer ou de les copier vers un autre emplacement et de supprimer les fichiers inutiles.

Les documents stockés dans l'application Fichiers peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs de l'espace de travail ou via un lien externe, ou servir de base à une nouvelle salle.

Les utilisateurs peuvent travailler avec les documents, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers PDF et les livres électroniques existants, ainsi qu'afficher les diagrammes, les fichiers multimédias et les images à l'aide des éditeurs en ligne ONLYOFFICE.

Il est également possible de configurer les paramètres de gestion des fichiers.

remarque

Cet article décrit le travail avec les documents stockés dans l'application Fichiers. Pour savoir comment gérer les documents stockés dans les salles, consultez l'article Gérer et modifier les documents dans Salles.

Télécharger des fichiers et des dossiers

Pour télécharger un fichier,

1. ouvrez l'application Fichiers et accédez au dossier dans lequel vous souhaitez télécharger vos fichiers,
2. cliquez sur le bouton Nouveau au-dessus de la liste des documents,
3. sélectionnez l'option Télécharger des fichiers dans le menu,
4. choisissez les fichiers à télécharger dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez aussi simplement glisser-déposer un fichier ou plusieurs fichiers sélectionnés depuis votre ordinateur vers la zone de travail pour les télécharger dans votre espace de travail encore plus facilement. Un bouton flottant apparaît au milieu de l'écran avec des informations sur l'emplacement où l'élément sélectionné sera placé. Lorsque le téléchargement commence, le bouton flottant se déplace vers le coin droit.

Si le format du fichier diffère du format Office Open XML, le fichier sera converti au format .docx/.xlsx/.pptx pour une édition plus rapide. La fenêtre Chargement du fichier apparaît ; vous pourrez y choisir si vous souhaitez enregistrer les deux fichiers (un fichier dans son format d'origine et un fichier au format Office Open XML). Si vous n'avez pas besoin des fichiers dans leur format d'origine, vous pouvez décocher la case Enregistrer la copie du fichier dans le format original. Ce choix sera pris en compte lors des téléchargements suivants, et le fichier converti sera ajouté en tant que nouvelle version du fichier d'origine plutôt que comme un nouveau fichier distinct. Cochez la case Ne plus afficher ce message si vous ne souhaitez pas que cette fenêtre apparaisse lors des téléchargements suivants. Cliquez sur Continuer pour lancer le téléchargement ou sur Fermer pour l'annuler.

Si un fichier d'origine est protégé par un mot de passe, celui-ci sera requis pour convertir le fichier. Si vous cliquez sur l'icône Convertir et ouvrir à droite du document téléchargé dans la liste des fichiers, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous devez saisir un mot de passe.

remarque

Si un fichier portant le même nom existe déjà dans le dossier, une copie du fichier sera créée par défaut.

Pour connaître l'état actuel des téléchargements et des conversions, cliquez sur l'icône . Le panneau Téléchargement et conversion s'ouvre. Il affiche les documents déjà téléchargés et convertis ainsi que ceux qui sont encore dans la file d'attente.

Si une erreur se produit pendant le téléchargement (par exemple, en raison d'une panne de réseau, d'un délai d'attente dépassé ou d'une erreur interne du serveur), vous pouvez cliquer sur Réessayer en regard du fichier concerné pour le télécharger de nouveau.

Pour annuler le téléchargement d'un fichier, cliquez sur l'icône en forme de croix en regard du fichier. Pour arrêter le téléchargement de tous les fichiers à la fois, cliquez sur l'icône en forme de croix grise dans le coin supérieur droit. Pour vider le panneau Téléchargement et conversion, cliquez sur l'icône . L'historique des documents téléchargés et convertis sera supprimé.

Pour télécharger un dossier contenant des sous-dossiers et des documents imbriqués :

1. cliquez sur le bouton Nouveau au-dessus de la liste des documents,
2. sélectionnez l'option Télécharger un dossier dans le menu,
3. choisissez le dossier à télécharger dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez également faire glisser le dossier voulu depuis la fenêtre du gestionnaire de fichiers vers la zone de travail.

Créer de nouveaux fichiers et dossiers

Pour créer de nouveaux fichiers ou dossiers,

1. ouvrez l'application Fichiers et accédez au dossier dans lequel vous souhaitez créer un fichier,

2. cliquez sur le bouton Nouveau au-dessus de la liste des documents, ou cliquez avec le bouton droit dans la zone de travail et sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Nouveau document pour créer un document texte,
   • Nouvelle feuille de calcul pour créer une feuille de calcul,
   • Nouvelle présentation pour créer une présentation,
   • Formulaire PDF -> Vierge pour créer un formulaire PDF vierge, ou Formulaire PDF -> À partir d'un fichier texte pour le créer à partir d'un fichier texte téléchargé au préalable,
   • Nouveau dossier pour créer un dossier,
   • Plus -> Draw.io pour créer un diagramme à l'aide du module complémentaire Draw.io,
   • Plus -> Markdown pour créer un fichier .md à l'aide du module complémentaire Markdown,
   • Plus -> URL pour créer un fichier URL à l'aide du module complémentaire URL. Les fichiers URL contiennent un lien externe et peuvent être ouverts directement depuis la liste des fichiers.
   • Galerie de modèles pour créer un fichier à partir de l'un des modèles prêts à l'emploi.

3. saisissez un nom pour votre fichier ou votre dossier dans le champ approprié et cliquez sur le bouton Créer.

   remarque

   si vous ne souhaitez pas saisir le nom du fichier, vous pouvez cocher la case Ne plus demander le nom du fichier lors de la création d'un fichier ou utiliser l'option correspondante dans les paramètres de gestion des fichiers.

Gérer les documents

Pour trouver rapidement le document voulu, utilisez le panneau Options de recherche en haut de la liste des documents.

Cliquez sur le bouton pour ouvrir le panneau Options de recherche et spécifiez les paramètres de recherche et de filtrage nécessaires :

1. Pour filtrer les éléments par Auteur, cliquez sur Moi ou utilisez l'option Autre et sélectionnez l'utilisateur voulu dans la liste.
2. Pour filtrer les éléments par Type, choisissez l'une des options suivantes : Dossiers, Fichiers, Documents, Feuilles de calcul, Présentations, Documents PDF, Formulaires PDF, Diagrammes, Archives, Images, Media.
3. Cliquez sur le bouton Appliquer pour appliquer les filtres ou sur Annuler pour fermer le panneau. Pour effacer le filtre, utilisez l'icône à côté du titre du panneau.

Saisissez le titre d'un document, en entier ou en partie, dans le champ de recherche et appuyez sur la touche Entrée pour afficher le ou les éléments trouvés. Si vous souhaitez accéder au dossier dans lequel se trouve le fichier trouvé, cliquez sur le fichier avec le bouton droit et utilisez l'option Ouvrir un emplacement. Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez l'icône en forme de flèche.

Triez les documents selon les paramètres (Nom, Date de dernière modification, Taille) à l'aide du bouton . Cliquez sur la flèche à côté du paramètre sélectionné pour modifier l'ordre de tri.

Utilisez les boutons ou à droite pour basculer entre les modes d'affichage disponibles : Miniatures et Vue compacte. Les miniatures ne sont pas générées pour les services tiers connectés.

Le mode d'affichage Miniatures correspondant :

Utilisez l'icône pour afficher ou masquer les colonnes Auteur, Créé, Modifié, Taille, Type dans la liste des documents (Vue compacte).

Le menu contextuel permet d'effectuer les opérations suivantes sur vos documents :

• Sélectionner pour sélectionner le fichier dans la liste.

• Modifier pour ouvrir le document en mode édition dans un nouvel onglet.

• Modifier le diagramme (disponible pour les fichiers .drawio) pour ouvrir le diagramme en mode édition à l'aide du module complémentaire Draw.io.

• Convertir en PDF (disponible pour les fichiers .docx, .xlsx, .pptx) pour convertir les documents, les feuilles de calcul et les présentations en PDF à l'aide du module complémentaire PDF-Converter.

• Convertir en texte (disponible pour les fichiers audio et vidéo) pour convertir en texte la parole contenue dans les fichiers audio et vidéo à l'aide du module complémentaire Speech-to-text.

• Plus d'options -> Modifier/Afficher le markdown (disponible pour les fichiers .md) pour ouvrir le fichier en mode édition ou affichage à l'aide du module complémentaire Markdown.

• Aperçu pour ouvrir le document en mode Aperçu dans un nouvel onglet.

• Demander à l'IA pour joindre le document à une invite dans un chat IA. Après avoir cliqué sur cet élément de menu, le panneau de sélection des agents IA s'ouvre. Une fois l'agent sélectionné, il s'ouvre dans l'onglet du chat et le fichier y est joint. Cette option est disponible pour tous les formats de fichier qui peuvent être joints au chat IA (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Partager – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Copier le lien partagé pour obtenir un lien vers le fichier destiné aux autres utilisateurs de l'espace de travail ou à toute personne connaissant le lien.
  • Paramètres de partage pour ouvrir les paramètres de partage et donner accès au fichier via un lien.
  • Créer une salle pour créer une salle à partir des documents ou des dossiers sélectionnés. Une fois la salle créée, les fichiers ou dossiers sélectionnés y seront copiés.

• Plus d'options – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Informations sur le fichier pour ouvrir le panneau Info qui comporte les onglets suivants :

    • Partager – les liens via lesquels le fichier est partagé et la liste des utilisateurs qui y ont accès. Utilisez l'option Créer et copier pour générer un nouveau lien partagé.
    • Historique – les modifications récentes apportées au fichier, regroupées par jour.
    • Détails – l'aperçu du fichier et ses propriétés : Propriétaire, Type, Extension de fichier, Taille, Date de modification, Dernière modification par, Date de création, Versions, Commentaires. Utilisez le lien Modifier sous le commentaire pour le modifier.

    Pour ouvrir le même panneau, vous pouvez cliquer sur l'icône située dans le coin supérieur droit.

  • Afficher l'historique des versions pour ouvrir la liste de l'historique des versions, où chaque version est décrite en détail : Numéro de version, Date et heure, Auteur et Commentaires. Le menu de la liste de l'historique des versions permet également d'Ouvrir la version pour la consulter, de Modifier le commentaire d'une version particulière, de Restaurer ou de Télécharger la version voulue.

• Activer le filtre personnalisé (disponible pour les fichiers .xlsx) pour activer l'option Filtre personnalisé afin qu'un utilisateur puisse afficher les fichiers .xlsx selon son propre filtre. Toutefois, les autres utilisateurs de l'espace de travail ne peuvent pas ajouter de nouveaux filtres ni supprimer les filtres existants appliqués au préalable par le créateur de la feuille de calcul. De plus, les filtres appliqués par un utilisateur disposant des autorisations Filtre personnalisé ne seront affichés que pour lui. Les résultats du filtre affichés resteront inchangés pour les autres. Lorsque le filtre personnalisé est activé, l'icône s'affiche en regard du fichier dans la liste.

• Désactiver le filtre personnalisé (disponible pour les fichiers .xlsx) pour désactiver l'option Filtre personnalisé activée au préalable.

• Bloquer/Débloquer le fichier pour le bloquer ou le débloquer en vue d'une modification ultérieure par d'autres utilisateurs disposant des droits de modification correspondants.

• Marquer en tant que favori pour ajouter le fichier à la section Fichiers favoris.

• Retirer des favoris pour retirer un fichier de la section Fichiers favoris.

• Ouvrir un emplacement (disponible dans les sections Fichiers favoris et Fichiers récents) pour accéder à la section qui contient ce fichier.

• Télécharger – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Format d'origine pour télécharger le fichier dans son format d'origine sur le disque dur de votre ordinateur.

  • Télécharger au format pour télécharger le fichier dans le format sélectionné sur le disque dur de votre ordinateur.

    remarque

    Si plusieurs fichiers sont choisis pour le téléchargement, ils seront regroupés dans une archive .zip et enregistrés sur votre disque dur.

• Déplacer ou copier – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :

  • Déplacer vers un autre dossier, une salle ou un stockage tiers. Vous pouvez également créer un dossier dans la salle sélectionnée en cliquant sur le bouton Nouveau dossier.
  • Copier le fichier et déplacer la copie créée vers le dossier ou la salle sélectionné. Vous pouvez également créer un dossier dans l'emplacement sélectionné en cliquant sur le bouton Nouveau dossier.
  • Dupliquer le fichier dans le dossier actuel. Les éléments dupliqués comportent un index à la fin de leur nom.

• Renommer le fichier.

• Supprimer le fichier en le déplaçant vers la Corbeille.

• Retirer de la liste (disponible dans la section Fichiers récents) pour retirer le fichier de cette liste.

Les opérations de groupe sur les fichiers peuvent être effectuées à l'aide des boutons en haut de la page ou du menu contextuel. Pour créer une salle à partir des fichiers sélectionnés, télécharger, déplacer, copier ou supprimer plusieurs fichiers à la fois,

1. ouvrez l'application Fichiers en cliquant sur l'option correspondante dans le panneau de gauche,
2. survolez l'icône du fichier et cochez les cases des fichiers que vous souhaitez gérer,
3. cliquez sur le bouton voulu en haut de la page en fonction de l'opération à effectuer : Créer une salle, Télécharger, Télécharger au format, Déplacer vers, Copier ou Supprimer. L'ensemble des boutons affichés dépend des opérations disponibles pour les éléments sélectionnés.

Utilisez la flèche à côté de la case à cocher du panneau supérieur pour sélectionner les éléments par type en une seule fois : Tout, Images, Documents, Feuilles de calcul, Présentations, Fichiers.

Utiliser la section Partagés avec moi

Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers distincts stockés dans l'application Fichiers via un lien, ou individuellement avec un utilisateur de l'espace de travail donné. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Les fichiers et les dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateurs de l'espace de travail depuis leur application Fichiers seront disponibles dans la section Partagés avec moi. Les fichiers et les dossiers partagés via un lien depuis les salles ne sont pas inclus dans la section Partagés avec moi.

La colonne Niveau d'accès de la liste des fichiers affiche votre niveau d'accès.

Vous pouvez masquer les fichiers et les dossiers partagés de la liste Partagés avec moi en cliquant sur l'option Retirer de la liste du menu contextuel. Dans ce cas, vos autorisations dans le panneau Partager passeront à Refuser l'accès.

remarque

Si vous obtenez l'accès au même fichier ou dossier de plusieurs manières, une priorité est appliquée en fonction de la source :

• Les droits personnels sont les plus forts.
• Les droits de groupe sont plus forts que les droits liés au lien.
• Les droits liés au lien sont les plus faibles.

Par exemple, vous êtes invité en tant qu'Observateur, mais vous disposez également d'un lien avec un accès complet. En suivant le lien, vous aurez un accès en lecture seule.

S'il n'y a pas de droits personnels, lorsque vous cliquez sur un lien vers un fichier, celui-ci s'affiche dans la section Partagés avec moi avec les mêmes droits que ceux du lien. Les autorisations du dernier lien ouvert sont mémorisées.

Ajouter des documents aux Fichiers favoris

Chaque application dispose de ses propres sections Fichiers récents, Fichiers favoris et Corbeille dans le panneau de gauche. Dans l'application Fichiers, la section Fichiers favoris contient les fichiers et les dossiers que vous y avez marqués comme favoris. Pour ajouter un fichier ou un dossier aux Fichiers favoris :

1. ouvrez l'application Fichiers,
2. trouvez le fichier ou le dossier voulu et cliquez sur l'icône en regard de celui-ci,
3. sélectionnez l'option Marquer en tant que favori.

OU

1. ouvrez le document voulu,
2. cliquez sur le bouton Marquer en tant que favori dans le coin supérieur droit.

Le fichier sera disponible dans la section Fichiers favoris et marqué de l'icône dans la liste des fichiers.

Dans la section Fichiers favoris, vous pouvez utiliser l'option Ouvrir un emplacement du menu contextuel pour accéder à la section qui contient ce fichier.

Pour retirer un fichier ajouté des Fichiers favoris, utilisez l'option Retirer des favoris du menu contextuel ou cliquez sur l'icône en regard du nom du fichier.

Utiliser la section Fichiers récents

La section Fichiers récents répertorie les documents que vous avez ouverts récemment dans l'éditeur. Elle contient les 100 derniers fichiers, conservés pendant 90 jours.

Le menu contextuel de la section Fichiers récents comporte un nombre limité d'éléments. Vous pouvez effectuer les actions suivantes : sélectionner le fichier, l'afficher en aperçu, consulter ses propriétés telles que les informations et l'historique des versions, ouvrir son emplacement (sauf pour les fichiers accessibles par lien), télécharger le fichier, le déplacer ou le copier, le renommer et le retirer de la liste.

Afficher et modifier les documents

Vous pouvez afficher et modifier vos documents texte, vos feuilles de calcul, vos présentations et vos documents PDF directement dans votre espace de travail à l'aide des éditeurs en ligne multifonctionnels ONLYOFFICE.

Vous pouvez également afficher :

• les fichiers multimédias dans les formats les plus courants, notamment avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm, etc.
• les images bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• les livres électroniques fb2, epub
• les diagrammes vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Pour modifier un document, cliquez sur son titre ou cliquez sur l'icône en regard de celui-ci, sélectionnez l'option Modifier, et il s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur Internet. Si le fichier est en cours de modification, l'icône en forme de crayon coloré s'affiche. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités des éditeurs, consultez cette page.

remarque

Si le quota de stockage d'un utilisateur est atteint, l'ouverture d'un document se fera en mode lecture seule et une bannière vous informera que le quota a été dépassé. De plus, si le quota est atteint pendant qu'un document est modifié et enregistré, une bannière apparaîtra dans l'éditeur pour vous informer de la limite du quota.

Une fois que vous avez modifié un document, une feuille de calcul ou une présentation et enregistré les modifications apportées, les deux versions de votre fichier seront disponibles, de sorte que vous pourrez restaurer la précédente si nécessaire. Pour en savoir plus sur les versions, consultez cet article.

Pour afficher un fichier, cliquez sur l'icône en regard de celui-ci et sélectionnez l'option Aperçu. Le fichier s'ouvrira dans la visionneuse ONLYOFFICE correspondante. Les images s'ouvriront dans la même fenêtre, tandis que les fichiers texte s'afficheront dans un nouvel onglet de votre navigateur Internet. Les visionneuses ONLYOFFICE offrent les outils standard pour effectuer un zoom avant ou arrière sur vos fichiers, ajuster leur taille, naviguer entre leurs pages, les télécharger ou les imprimer.

Lorsque vous affichez des fichiers multimédias avec la visionneuse en ligne, vous pouvez utiliser les boutons correspondants pour démarrer ou mettre en pause la lecture, régler le volume ou passer en mode plein écran, accéder au fichier multimédia précédent ou suivant, télécharger ou supprimer le fichier.

Lorsque vous affichez des images avec la visionneuse en ligne, vous pouvez utiliser les boutons correspondants pour effectuer un zoom avant ou arrière sur l'image, afficher l'image à sa taille réelle (si elle a été agrandie ou réduite), faire pivoter l'image dans le sens des aiguilles d'une montre ou dans le sens inverse, accéder à l'image précédente ou suivante, télécharger ou supprimer le fichier.

Lorsque vous affichez des diagrammes avec la visionneuse de diagrammes, vous pouvez naviguer entre les pages, utiliser les boutons de zoom, imprimer ou télécharger le diagramme. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de la visionneuse de diagrammes, consultez cette page.