Ajouter des commentaires aux classeurs

L'éditeur de classeurs permet de gérer le flux de travail continu par l'ensemble de l'équipe : partager des fichiers et dossiers, collaborer sur des classeurs en temps réel, communiquer directement depuis l'éditeur, sauvegarder des versions du classeur pour une utilisation ultérieure.

Dans l'éditeur de classeurs vous pouvez laisser des commentaires sur le contenu des classeurs sans le modifier. Contrairement aux messages de chat, les commentaires sont stockés jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer.

Laisser et répondre aux commentaires

Pour laisser un commentaire,

1. sélectionnez la cellule où vous pensez qu'il y a une erreur ou un problème,

2. passez à l'onglet Insertion ou Collaboration dans la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Commentaire, ou

   utilisez l'icône dans la barre latérale de gauche pour ouvrir le panneau Commentaires, et cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire dans la barre d'outils du panneau ou cliquez sur le symbole Plus et sélectionnez Ajouter un commentaire au document pour laisser un commentaire au classeur en entier, ou

   cliquez avec le bouton droit sur la cellule sélectionnée et sélectionnez l'option Ajouter un commentaire dans le menu,

3. saisissez le texte nécessaire,

4. cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire/Ajouter.

Si vous utilisez le mode de co-édition Strict, les nouveaux commentaires ajoutés par d'autres utilisateurs ne seront visibles qu'après un clic sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils supérieure.

Pour afficher le commentaire, cliquez sur la cellule. Vous ou tout autre utilisateur pouvez répondre au commentaire ajouté en posant une question ou en faisant référence au travail effectué. Pour ce faire, utilisez le lien Ajouter une réponse, saisissez le texte de votre réponse dans le champ de saisie et appuyez sur le bouton Répondre.

Désactiver l'affichage des commentaires

Le commentaire sera affiché sur le panneau à gauche. Le triangle orange apparaîtra dans le coin supérieur droit de la cellule que vous avez commentée. Si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité,

• cliquez sur l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure,
• sélectionnez l'option Paramètres avancés...,
• décochez la case Activer l'affichage de commentaires.

Dans ce cas, les cellules commentées ne seront marquées que si vous cliquez sur l'icône Commentaires .

Gérer les commentaires

Vous pouvez gérer les commentaires ajoutés en utilisant les icônes de la bulle de commentaire ou sur le panneau gauche Commentaires :

• trier les commentaires ajoutés en cliquant sur l'icône :

  • par date : Plus récent ou Plus ancien

  • par auteur : Auteur de A à Z ou Auteur de Z à A

  • par groupe : Tous ou sélectionnez un groupe dans la liste. Cette option de tri n'est disponible que si votre version prend en charge cette fonctionnalité.

    

  • par état : sélectionnez l'option appropriée dans le menu Afficher les commentaires, c.-à-d. Ouvert, Résolu, Tous.

• modifier le commentaire actuel en cliquant sur l'icône ,
• supprimer le commentaire actuel en cliquant sur l'icône ,
• fermer la discussion actuelle en cliquant sur l'icône si la tâche ou le problème décrit dans votre commentaire est résolu, après quoi la discussion ouverte par votre commentaire reçoit le statut résolu. Pour l'ouvrir à nouveau, cliquez sur l'icône . Si vous souhaitez masquer les commentaires résolus, cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés..., décochez la case Activer l'affichage des commentaires résolus puis cliquez sur Appliquer. Dans ce cas, les commentaires résolus ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône ,
• si vous souhaitez gérer plusieurs commentaires à la fois, ouvrez le menu déroulant Résoudre sous l'onglet Collaboration. Sélectionnez l'une des options de traitement des commentaires : Résoudre les commentaires actuels, Résoudre mes commentaires ou Résoudre tous les commentaires dans le classeur.

Ajouter des mentions

remarque

Ce n'est qu'aux commentaires sur le contenu d'un classeur que vous pouvez ajouter des mentions et pas au classeur lui-même.

Lorsque vous saisissez des commentaires, vous pouvez utiliser la fonction de mentions qui permet d'attirer l'attention d'une personne sur le commentaire et d'envoyer une notification à l'utilisateur mentionné par courrier électronique et Talk.

Pour ajouter une mention,

1. Saisissez "+" ou "@" n'importe où dans votre commentaire, alors la liste de tous les utilisateurs du portail s'affichera. Pour faire la recherche plus rapide, tapez le nom approprié dans le champ de commentaire, la liste change au cours de la frappe.
2. Puis sélectionnez le nom souhaité dans la liste. Si le fichier n'a pas encore été partagé avec la personne mentionnée, la fenêtre Paramètres de partage va apparaître. Par défaut, le type d'accès Lecture seule est sélectionné. Modifiez-le, le cas échéant.
3. Cliquez sur OK.

La personne mentionnée recevra une notification par courrier électronique informant que son nom est mentionné dans un commentaire. Si le fichier a été partagé, la personne recevra aussi une notification correspondante.

Supprimer des commentaires

Pour supprimer les commentaires,

1. appuyez sur le bouton Supprimer sous l'onglet Collaboration dans la barre d'outils supérieure,
2. sélectionnez l'option convenable du menu :
   • Supprimer les commentaires actuels sert à supprimer le commentaire sélectionné. Toutes les réponses qui ont déjà été ajoutées seront supprimées aussi.
   • Supprimer mes commentaires sert à supprimer vos commentaires et laisser les commentaires d'autres utilisateurs. Toutes les réponses qui ont déjà été ajoutées à vos commentaires seront supprimées aussi.
   • Supprimer tous les commentaires sert à supprimer tous les commentaires du classeur que vous et d'autres utilisateurs avez ajoutés.

Pour fermer le panneau avec les commentaires, cliquez sur l'icône Commentaires de la barre latérale de gauche encore une fois.