Ajouter des commentaires aux documents

Introduction

L'éditeur de documents permet de gérer le flux de travail continu par l'ensemble de l'équipe : partager des fichiers et des dossiers, collaborer sur des documents en temps réel, communiquer directement depuis l'éditeur, sauvegarder des versions du document pour une utilisation ultérieure, réviser les documents et ajouter les modifications sans modifier le fichier, comparer et fusionner les documents pour faciliter le traitement et l'édition.

Dans l'éditeur de documents, vous pouvez laisser des commentaires sur le contenu des documents sans le modifier. Contrairement aux messages de chat, les commentaires sont stockés jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer.

Laisser et répondre aux commentaires

Pour laisser un commentaire :

1. Sélectionnez le fragment du texte que vous voulez commenter.

2. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour ouvrir le champ de saisie du commentaire :

   • passez à l'onglet Insertion ou Collaboration dans la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Commentaire,
   • utilisez l'icône dans la barre latérale de gauche pour ouvrir le panneau Commentaires, et cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire dans la barre d'outils du panneau ou cliquez sur le symbole Autres et sélectionnez Ajouter un commentaire au document pour laisser un commentaire au document en entier,
   • cliquez avec le bouton droit sur le fragment du texte nécessaire et sélectionnez l'option Ajouter un commentaire dans le menu contextuel.

3. Saisissez le texte nécessaire.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter commentaire/Ajouter.

Le commentaire sera affiché sur le panneau Commentaires à gauche. Tout autre utilisateur peut répondre au commentaire ajouté en posant une question ou en faisant référence au travail fait. Pour le faire, il suffit de cliquer sur le lien Ajouter une réponse situé au-dessous du commentaire, saisir votre réponse dans le champ de saisie et appuyer sur le bouton Répondre.

Si vous utilisez le mode de co-édition Strict, les nouveaux commentaires ajoutés par d'autres utilisateurs ne seront visibles qu'après un clic sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils supérieure.

Désactiver l'affichage des commentaires

Le fragment du texte commenté sera mis en surbrillance dans le document. Pour voir le commentaire, cliquez à l'intérieur du fragment. Pour désactiver cette fonctionnalité,

1. Cliquez sur l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure.
2. Sélectionnez l'option Paramètres avancés.
3. Décochez la case Activer l'affichage de commentaires.

Dans ce cas, les fragments commentés ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône .

Gérer des commentaires

Vous pouvez gérer les commentaires ajoutés en utilisant les icônes de la bulle de commentaire ou sur le panneau gauche Commentaires :

• trier les commentaires ajoutés en cliquant sur l'icône :

  • par date : Plus récent ou Plus ancien. C'est l'ordre de tri par défaut.
  • par auteur : Auteur de A à Z ou Auteur de Z à A.
  • par emplacement : Du haut ou Du bas. L'ordre habituel de tri des commentaires par l'emplacement dans un document est comme suit (du haut) : commentaires au texte, commentaires aux notes de bas de page, commentaires aux notes de fin, commentaires aux en-têtes/pieds de page, commentaires au document entier.
  • par groupe : Tous ou sélectionnez un groupe dans la liste. Cette option de tri n'est disponible que si votre version prend en charge cette fonctionnalité.
  • par état : sélectionnez l'option appropriée dans le menu Afficher les commentaires, c.-à-d. Ouvert, Résolu, Tous.

  

• modifier le commentaire sélectionné en appuyant sur l'icône ,

• supprimer le commentaire sélectionné en appuyant sur l'icône ,

• fermer la discussion actuelle en cliquant sur l'icône si la tâche ou le problème décrit dans votre commentaire est résolu : la discussion reçoit le statut résolu. Ensuite :

  • Pour rouvrir une discussion résolue, cliquez sur l'icône .
  • Si vous souhaitez masquer les commentaires résolus, cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés, décochez la case Activer l'affichage des commentaires résolus, ensuite cliquez sur Appliquer. Dans ce cas, les commentaires résolus ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône .

• si vous souhaitez gérer plusieurs commentaires à la fois, ouvrez le menu déroulant Résoudre sous l'onglet Collaboration. Sélectionnez l'une des options de traitement de commentaires : résoudre les commentaires actuels, résoudre mes commentaires ou résoudre tous les commentaires du document.

Ajouter des mentions

remarque

Ce n'est qu'aux commentaires sur des fragments du texte que vous pouvez ajouter des mentions et pas au document lui-même.

Lorsque vous ajoutez un commentaire sur lequel vous voulez attirer l'attention d'une personne, vous pouvez utiliser la fonction de mentions et envoyer une notification par courrier électronique et Talk.

Pour ajouter une mention,

1. Saisissez "+" ou "@" n'importe où dans votre commentaire, alors la liste de tous les utilisateurs du portail s'affichera. Pour faire la recherche plus rapide, tapez les premières lettres du prénom de la personne, la liste propose les suggestions au cours de la frappe.
2. Puis sélectionnez le nom souhaité dans la liste. Si la personne mentionnée n'a pas l'autorisation d'ouvrir ce fichier, la fenêtre Paramètres de partage va apparaître. Par défaut, un document est partagé en Lecture seule. Modifiez la permission, le cas échéant.
3. Cliquez sur OK.

La personne mentionnée recevra une notification par courrier électronique informant que son nom est mentionné dans un commentaire. La personne recevra encore une notification lorsqu'un fichier commenté est partagé.

Supprimer des commentaires

Pour supprimer les commentaires,

1. Appuyez sur le bouton Supprimer sous l'onglet Collaboration dans la barre d'outils supérieure.

2. Sélectionnez l'option convenable du menu :

   • Supprimer les commentaires actuels sert à supprimer le commentaire sélectionné. Toutes les réponses qui ont déjà été ajoutées seront supprimées aussi.
   • Supprimer mes commentaires sert à supprimer vos commentaires et laisser les commentaires d'autres utilisateurs. Toutes les réponses qui ont déjà été ajoutées à vos commentaires seront supprimées aussi.
   • Supprimer tous les commentaires sert à supprimer tous les commentaires du document que vous et d'autres utilisateurs avez ajoutés.

Pour fermer le panneau avec les commentaires, cliquez sur l'icône de la barre latérale gauche encore une fois.