Travail collaboratif en ligne sur des documents

L'éditeur de documents permet de gérer le flux de travail continu par l'ensemble de l'équipe : partager des fichiers et des dossiers, communiquer directement depuis l'éditeur, laisser des commentaires pour des fragments du document nécessitant la participation d'une tierce personne, sauvegarder des versions du document pour une utilisation ultérieure, réviser les documents et ajouter les modifications sans modifier le fichier, comparer et fusionner les documents pour faciliter le traitement et l'édition.

Dans l'éditeur de documents, il y a deux modes de collaborer sur des documents en temps réel : Rapide et Strict.

Vous pouvez basculer entre les modes depuis Paramètres avancés. Il est également possible de choisir le mode voulu à l'aide de l'icône Mode de coédition dans l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure :

Le nombre d'utilisateurs qui travaillent sur le document actuel est spécifié sur le côté droit de l'en-tête de l'éditeur - . Pour afficher les personnes qui travaillent sur le fichier, cliquez sur cette icône ou ouvrez le panneau Chat avec la liste complète des utilisateurs.

Mode Rapide

Le mode Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications effectuées par d'autres utilisateurs en temps réel. Lorsque vous co-éditez un document en mode Rapide, la possibilité de Rétablir la dernière opération annulée n'est pas disponible. Le mode Rapide affichera les actions et les noms des co-éditeurs tandis qu'ils modifient le texte.

Lorsque vous placez le curseur de la souris sur l'un des passages modifiés, le nom de l'utilisateur qui le modifie en ce moment s'affiche.

Mode Strict

Le mode Strict est sélectionné pour masquer les modifications d'autres utilisateurs jusqu'à ce que vous cliquiez sur l'icône Enregistrer pour enregistrer vos propres modifications et accepter les modifications apportées par d'autres utilisateurs. Lorsqu'un document est en cours de modification par plusieurs utilisateurs simultanément dans le mode Strict, les passages de texte modifiés sont marqués avec des lignes pointillées de couleurs différentes.

Lorsque l'un des utilisateurs sauvegarde ses modifications en cliquant sur l'icône , tous les autres verront une note dans la barre d'état indiquant qu'il y a des mises à jour. Pour enregistrer les modifications apportées et pour obtenir des mises à jour de vos co-auteurs, cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils supérieure. Les mises à jour seront marquées pour vous aider à contrôler ce qui a été exactement modifié.

Vous pouvez spécifier les modifications que vous souhaitez mettre en surbrillance pendant la co-édition si vous cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés et choisissez l'une des trois options :

• Surligner toutes les modifications - toutes les modifications apportées au cours de la session seront mises en surbrillance.
• Récentes - ce sont uniquement les modifications effectuées depuis la dernière fois que vous avez cliqué sur l'icône qui seront mises en surbrillance.
• Surligner aucune modification - aucune modification apportée au cours de la session ne sera mise en surbrillance.

Mode Lecture seule en direct

Le mode Lecture seule en direct sert à afficher des modifications apportées par d'autres utilisateurs en temps réel lorsqu'un utilisateur ouvre le document En lecture seule.

remarque

Pour assurer le bon fonctionnement de ce mode, vérifiez si l'option Afficher les modifications apportées par d'autres utilisateurs est activée sous l'onglet Paramètres avancés.

Utilisateurs anonymes

Les utilisateurs du portail qui ne sont pas enregistrés et n'ont pas de profil sont les utilisateurs anonymes qui peuvent quand même collaborer sur des documents. Pour affecter un nom à un utilisateur anonyme, ce dernier doit saisir le nom préféré dans le coin supérieur droit de l'écran lorsqu'il accède au document pour la première fois. Activez l'option Ne plus poser cette question pour enregistrer ce nom.