Par défaut, tous les fichiers et les dossiers placés dans la section Commun sont disponibles pour tous les utilisateurs du portail. Pour limiter l'accès, vous pouvez définir les permissions d'accès aux dossiers créés.
Cliquez sur le bouton Accès à droite du dossier nécessaire ou utilisez l'option Paramètres de partage depuis le menu contextuel pour afficher la fenêtre Paramètres d'accès.
Tout d'abord, vous avez besoin de bloquer l'accès Lecture seule accordé à tous les utilisateurs du portail par défaut. Passez à la ligne Tous, cliquez sur le lien Lecture seule et sélectionnez l'option Accès interdit depuis la liste déroulante.
Pour donner l'accès à ce dossier à l'un des départements d'entreprise, cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs en haut de la fenêtre et sélectionnez le groupe nécessaire.
Pour accorder l'accès complet afin que les utilisateurs du groupe sélectionné puissent voir, créer et modifier les documents, aussi bien que charger et déplacer les fichiers dans ce dossier, cliquez sur le lien Lecture seule et sélectionnez l'option Accès complet.
Pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Vous pouvez définir des autorisations pour plusieurs fichiers/dossiers à la fois.
Marquez les éléments à partager avec les utilisateurs du portail et cliquez sur le bouton Paramètres de partage. Dans la fenêtre ouverte Paramètres d'accès vous verrez tous les utilisateurs et les groupes qui ont l'accès aux éléments du dossier sélectionné. Si vous voyez le lien Varie devant le nom d'utilisateur, cela signifie que l'utilisateur a de différents niveaux d'accès aux éléments sélectionnés.
Dans le cas où vous souhaitez définir les mêmes permissions d'accès aux éléments du dossier sélectionnés pour un utilisateur/groupe d'utilisateurs, cliquez sur le lien Varie et sélectionnez l'une des options d'accès disponibles.
Pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Le cas échéant, vous pouvez aussi modifier le propriétaire du dossier dans la fenêtre Paramètres d'accès. Cliquez sur le nom du propriétaire, sélectionnez un autre utilisateur de la liste et cliquez sur Enregistrer. Si les fichiers/dossiers sélectionnés ont des propriétaires différents, il est possible de modifier uniquement le propriétaire pour chaque élément à part. Pour ce faire, faites un clic droit sur l'élément nécessaire dans la liste et sélectionnez l'option Accès -> Changer le propriétaire dans le menu contextuel du fichier/dossier. Dans la fenêtre Changer le propriétaire qui s'affiche, sélectionnez un autre utilisateur de la liste et cliquez sur Enregistrer.