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Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ?

Pour l'administrateur

Introduction

Un espace de stockage pour votre documentation d'entreprise bien organisé peut vous aider à
gagner du temps et augmenter considérablement la productivité et l'efficacité du travail.

Le portail vous offre un espace commun pour stocker la documentation d'entreprise - Documents communs qui vous permet de structurer les données comme vous le voulez en créant des dossiers et en définissant des autorisations de partage. Ce guide va vous montrer comment le faire.

Etape 1. Accéder aux Documents

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien Documents.

Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 1 Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module Documents, ouvrez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Créer une structure

Le dossier Mes Documents s'ouvre.

La façon la plus simple pour structurer la documentation d'entreprise est de l'organiser en groupes en créant un répertoire pour chaque département d'entreprise.

Passez à la section Documents communs en cliquant sur le lien correspondant sur le panneau latéral gauche. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Dossier dans la liste déroulante. Entrez le nom de votre dossier, le titre du département, par exemple, et cliquez sur l'icône Créer icône Créer.

Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 2 Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 2

Un dossier avec le nom spécifié sera créé dans le dossier Documents communs. De la même manière vous pouvez créer autant de dossiers que vous désirez.

Etape 3. Définir les autorisations

Par défaut, tous les fichiers et dossiers placés dans le répertoire Documents communs sont disponibles pour tous les utilisateurs du portail. Pour y limiter l'accès vous pouvez définir les autorisations d'accès aux dossiers créés.

Cliquez sur le bouton Accès à droite du dossier nécessaire ou utilisez l'option Paramètres de partage depuis le menu contextuel.

D'abord, vous avez besoin de bloquer l'accès Lecture seule accordé à tous les utilisateurs du portail par défaut. Passez à la ligne Tous, cliquez sur le lien Lecture seule et sélectionnez l'option Accès interdit depuis la liste déroulante.

Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 3 Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 3

Pour donner accès à ce dossier pour un département d'entreprise, cliquez sur le lien Ajouter groupes en haut de la fenêtre et sélectionnez le groupe nécessaire.

Pour accorder un accès complet afin que les utilisateurs du groupe sélectionné puissent voir, créer et modifier les documents, aussi bien que charger et déplacer les fichiers dans ce dossier, cliquez sur le lien Lecture seule et sélectionnez l'option Accès complet.

Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 3 Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 3

Pour valider les modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous pouvez définir des autorisations pour plusieurs fichiers / dossiers à la fois.

Marquez les éléments à partager avec les utilisateurs du portail et cliquez sur le bouton Paramètres de partage. Dans la fenêtre ouverte vous verrez tous les utilisateurs et les groupes qui ont un accès aux éléments du dossier sélectionné. Si vous voyez le lien Variedevant le nom d'utilisateur, cela signifie que l'utilisateur a de différents niveaux d'accès aux éléments sélectionnés.

Dans le cas où vous souhaitez définir les mêmes autorisations d'accès aux éléments du dossier sélectionné pour un utilisateur / groupe d'utilisateurs, cliquez sur le lien Varie et sélectionnez une des options d'accès disponibles.

How to organize and manage your company documentation? Step 3 How to organize and manage your company documentation? Step 3

Pour valider les modifications cliquez sur le bouton Enregistrer.

Etape 4. Organiser les documents

Pour placer un document dans le dossier approprié, cochez la case à côté du document nécessaire, cliquez sur le bouton Déplacer vers et sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez stocker le document.

Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 4 Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 4

Le document sera placé dans le dossier sélectionné.

Il est également possible de charger de nouveaux fichiers directement dans le dossier créé. Pour le faire, ouvrez le dossier et cliquez sur le bouton Charger dans le coin supérieur gauche. Les droits d'accès définis pour le dossier s'appliquent à tous les documents placés ou chargés dans ce dossier.

Documents: Manage docs right on your portal
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