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Comment organiser un envoi en masse ?

Pour l'administrateur

Introduction

Voulez-vous envoyer une newsletter à tous les contacts de votre base de données clients ou avez-vous besoin d'informer quelques clients sur un événement à venir ?

Maintenant vous pouvez le faire directement depuis le module CRM de office en ligne. Cet article vous explique comment procéder.

Etape 1. Accéder au CRM

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Comment organiser un envoi en masse ? Etape 1 Comment organiser un envoi en masse ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Créer une liste de diffusion

Votre liste de diffusion peut contenir jusqu'à 50 destinataires. Pour la créer, cochez les cases à côté des contacts auxquels vous voulez envoyer votre email dans la liste Tous les contacts. Pour faciliter la recherche des contacts nécessaires, utilisez le filtre situé au dessus de la liste de contacts.

Assurez-vous que tous les contacts sélectionnés ont une adresse email. Sinon, pour ajouter l'adresse cliquez sur le bouton Actions Actions button à droite du contact nécessaire, sélectionnez l'option Modifier l'email de la liste déroulante et entrez l'adresse nécessaire dans le champ qui apparaît. Pour confirmer l'adresse appuyez sur la touche Entrée .

Comment organiser un envoi en masse ? Etape 2 Comment organiser un envoi en masse ? Etape 2

Lorsque tous les contacts sont sélectionnés, cliquez sur le bouton Envoyer message en haut de la liste de contacts et sélectionnez l'option Serveur SMTP interne (50 destinataires maximum).

Si vous voulez envoyer votre message en utilisant un client de messagerie externe, sélectionnez l'option Générer la liste pour le programme externe depuis la liste déroulante.

Etape 3. Configurer le serveur SMTP

ONLYOFFICE vous permet d'envoyer les messages sans ouvrir un client de messagerie externe, il suffit de spécifier les paramètres du serveur SMTP pour le service de messagerie que vous utilisez couramment. Vous serez en mesure d'envoyer les messages à vos clients depuis votre adresse email via l'interface de ONLYOFFICE.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Envoyer le message, vous verrez la fenêtre Configurer le SMTP.

Remarque ! Remarque: office en ligne ne fournit aucun serveur SMTP intégré, il offre une interface de connexion aux services de messagerie où vous avez un compte.

Configurez les paramètres disponibles :

  • Hôte de la messagerie
    détermine le nom de domaine du serveur SMTP que vous utilisez;
  • Port
    détermine le port du serveur. Le port du serveur SMTP est 25.
  • Authentification
    cochez la case si seuls les utilisateurs autorisés peuvent utiliser le serveur;
  • Identifiant et Mot de passe
    détermine vos données de connexion pour accéder au serveur SMTP, si nécessaire;
  • Nom de l'expéditeur
    détermine le nom de l'expéditeur qui sera affiché dans le champ De:;
  • Adresse email de l'expéditeur
    détermine l'adresse email de l'expéditeur;
  • Activer le SSL
    permet le chiffrement de la communication client-serveur.
Comment organiser un envoi en masse ? Etape 3 Comment organiser un envoi en masse ? Etape 3

Pour valider les paramètres, cliquez sur le bouton OK. La fenêtre Configurer le SMTP se ferme immédiatement.

Si vous avez besoin de modifier les paramètres du serveur SMTP, vous pouvez le faire sur la page Paramètres communs du module CRM de ONLYOFFICE.

Etape 4. Composer votre message

Lorsque tous les paramètres sont réglés, la page Composer le message s'ouvre.

Dans le champ De: vous verrez le nom et l'adresse email de l'expéditeur indiqués lors du réglage des paramètres du serveur SMTP. Le champ A: affiche le nombre des contacts sélectionnés.

Il ne vous reste qu'entrer le Sujet de votre message et taper le texte. La Barre d'outils de mise en format vous aide à formater votre texte en modifiant le style et la couleur de la police, l'alignement, la taille, etc.

Comment organiser un envoi en masse ? Etape 4 Comment organiser un envoi en masse ? Etape 4

Si vous avez besoin d'ajouter des variables à votre message, utilisez les Tags personnels.

Si vous souhaitez ajouter le nom du destinataire à la salutation, placez le curseur de la souris là où vous voulez insérer la variable, puis sélectionnez un tag approprié depuis la liste déroulante et cliquez sur le bouton Ajouter au corps de la lettre. Dans notre cas, ce sera: Prénom et Nom car nous envoyons notre lettre aux Personnes. Comme résultat, vous verrez la ligne suivante : Cher(ère) $(Person.First Name) $(Person.Last Name),

L'information nécessaire sera prise automatiquement depuis votre base de données client du module CRM.

Comment organiser un envoi en masse ? Etape 4 Comment organiser un envoi en masse ? Etape 4

Vous pouvez également joindre un fichier à votre message. Cliquez sur le lien Afficher le panneau de fichier joint au-dessous du champ Corps de la lettre et utilisez le bouton Joindre fichier pour trouver le fichier nécessaire sur votre disque dur.

Etape 5. Prévisualiser et lancer l'envoi

Pour prévisualiser le résultat, cliquez sur le bouton Suivant (afficher un aperçu) au-dessous du champ Corps de la lettre.

Le filigrane de texte "Propulsé par office en ligne" sera ajouté à votre message.
Comment organiser un envoi en masse ? Etape 5 Comment organiser un envoi en masse ? Etape 5

Si vous êtes satisfait avec le résultat, cliquez sur le bouton Envoyer pour lancer l'envoi.

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