Creación de facturas para tus clientes

Introducción

Cuando el ciclo de ventas se completa, puedes crear una factura por los productos y servicios que has proporcionado y enviarla al cliente. CRM te permite hacerlo de manera rápida y sencilla. Completa los campos del formulario de factura y envíala como un adjunto usando Mail.

Paso 1. Accede al CRM

Ingresa a tu portal y haz clic en CRM.

Si ya has iniciado sesión, accede al módulo CRM desde la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página y selecciona la opción correspondiente.

Paso 2. Especifica la información de tu empresa

Antes de comenzar a crear una factura, necesitas completar el perfil de tu organización.

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Esta opción está disponible solo para administradores del CRM y del portal.

Para hacerlo, expande la sección Configuración en el panel lateral izquierdo, selecciona la opción Configuración de facturas, luego haz clic en Perfil de la organización para abrir la página correspondiente. En esta página puedes:

• Especificar el nombre de tu empresa.

  Ve a la sección Información básica, ingresa el nombre y haz clic en Guardar debajo del campo.

• Agregar el logotipo de tu empresa.

  Ve a la sección Logotipo de la factura, haz clic en Cambiar logotipo debajo de la imagen del logotipo predeterminado, selecciona el archivo de imagen almacenado en tu computadora y haz clic en Guardar debajo de la imagen de la factura mostrada. Para restaurar la imagen predeterminada, haz clic en Restaurar a predeterminado.

• Ingresar la dirección de facturación de tu empresa.

  Ve a la sección Dirección. Completa todos los campos: Dirección, Ciudad, Estado y Código postal, selecciona el País de la lista desplegable y haz clic en Guardar debajo de los campos de dirección.

Esta información se utilizará para todas tus futuras facturas y se puede actualizar en cualquier momento en la página Perfil de la organización.

Para especificar los términos y condiciones de pago, utiliza el campo Términos al crear una factura (consulta el paso 5).

Paso 3. Comienza a crear una factura

Para comenzar a crear una factura, puedes proceder de una de las siguientes maneras:

• Haz clic en el botón Crear nuevo... en la esquina superior izquierda y selecciona la opción Factura.

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• Abre la lista de Contactos, selecciona el contacto para el cual necesitas hacer una factura, cambia a su página de Perfil haciendo clic en el título y utiliza el botón Emitir una factura debajo de la información del contacto.

Se abrirá el formulario Crear nueva factura.

Paso 4. Ingresa la información de tu cliente

Haz clic dentro del campo de filtro Cliente o comienza a escribir el nombre de tu cliente para buscarlo en tu base de datos de clientes. Una vez localizado, haz clic en el nombre del contacto.

Especifica la dirección de facturación haciendo clic en el enlace Agregar dirección de facturación que aparece debajo del nombre del contacto. Si la dirección de facturación se agregó al crear el contacto, se tomará automáticamente de la base de datos de clientes. Si no, ingresa la información requerida: Ciudad, Dirección, Estado, Código postal, selecciona un País de la lista desplegable y haz clic en el botón Guardar.

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Si creas la factura siguiendo la segunda manera (en el paso 3), el nombre del cliente y toda la información de contacto se mostrarán automáticamente.

Para especificar un Consignatario, utiliza el campo de filtro correspondiente. Luego agrega la dirección de entrega usando el enlace Agregar dirección de entrega que aparece debajo del nombre del consignatario.

Si el Consignatario coincide con el Cliente, marca la casilla coincide con el cliente y verifica la dirección de entrega haciendo clic en el enlace Agregar dirección de entrega que aparece junto al enlace Agregar dirección de facturación en la sección Cliente.

Para expresar gratitud o proporcionar una oferta especial (por ejemplo, un 20% de descuento por el pago en un plazo de cinco días), utiliza el campo Notas del cliente.

Paso 5. Establece los parámetros generales de la factura

Verifica el Número de factura generado automáticamente. Si tienes derechos de administrador (CRM/acceso completo), puedes cambiar el formato del número haciendo clic en Cambiar formato junto al campo Número de factura e ingresando el prefijo y el formato del número en la ventana Cambiar formato.

La Fecha de la factura, es decir, la fecha en que se emitió la factura, se establece por defecto en la actual. Si es necesario, puedes cambiarla seleccionándola del calendario o ingresándola manualmente en el siguiente formato: dd/mm/aaaa.

Para establecer la Fecha de vencimiento, es decir, la fecha en que la factura debe ser pagada, utiliza una de las opciones disponibles a la derecha: Vencimiento al recibir, 15 días, 30 días o 45 días, o selecciónala del calendario, o ingrésala manualmente en el siguiente formato: dd/mm/aaaa.

Selecciona un Idioma para tu factura desde la lista desplegable Idioma de la factura. Si tu idioma aún no está disponible o la traducción está incompleta, puedes contribuir a la traducción enviando tu solicitud a documentation@onlyoffice.com.

Elige una Moneda para la factura. Por defecto, se utiliza la moneda especificada en el perfil del cliente. Si la moneda no está establecida en el perfil del cliente, se utiliza la moneda predeterminada especificada en la configuración del CRM. Si es necesario, puedes seleccionar cualquier otra moneda de la lista de las disponibles.

Si seleccionas una moneda que difiere de la moneda predeterminada especificada en la configuración del CRM, también se mostrará el campo Tasa de cambio. Establece la tasa de conversión adecuada y haz clic en el botón Guardar.

nota

Los administradores del portal y del CRM pueden cambiar la moneda predeterminada y establecer tasas de conversión para las monedas de la lista en la sección Configuración >> Configuración de moneda. Para más detalles, por favor consulta este artículo.

Ingresa un número de orden de compra (Número de PO), si está disponible, y especifica tus Términos de pago. Si deseas especificar los términos generales para todas tus futuras facturas, haz clic en el enlace Establecer como predeterminado debajo del campo Términos, ingresa tus términos y haz clic en el botón Guardar.

Paso 6. Completa la lista de Productos&Servicios

Para especificar los productos y servicios que proporcionaste al cliente, consulta la sección Productos&Servicios de tu factura. Para agregar un artículo a tu factura, abre la lista desplegable Artículo y selecciona uno de los artículos disponibles (si ya has creado la Lista de artículos de factura) o crea un nuevo artículo allí mismo:

1. selecciona la opción Crear nuevo artículo de la lista desplegable Artículo,
2. completa los campos Nombre del artículo y Precio,
3. haz clic en el botón Crear para agregar este artículo a la Lista de artículos de factura.

nota

La opción Crear nuevo artículo está disponible solo para administradores del CRM y del portal.

Luego especifica los detalles del artículo actual:

• Ingresa la Cantidad de los productos/servicios proporcionados.

• Verifica y corrige el Precio.

• Especifica la tasa de Descuento, si se aplica.

• Selecciona el Impuesto, si se impone, de la lista desplegable Impuesto.

  Puedes seleccionar uno de los impuestos disponibles de la lista si la Lista de Impuestos ya está creada, o crear uno nuevo allí mismo usando Crear nuevo impuesto si tienes derechos de administrador de CRM o del portal.

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  Si se aplica la doble imposición, utiliza el segundo campo Impuesto para seleccionar el segundo impuesto a aplicar.

• Ingresa la Descripción del artículo.

Utiliza el enlace Añadir línea para agregar tantos productos/servicios a tu factura como necesites.

Paso 7. Guarda y gestiona tu factura

Una vez completados todos los campos, verifica el Total de la Factura, que se calcula automáticamente en base a los detalles introducidos en el paso 6, y haz clic en Añadir esta factura.

La factura guardada se añadirá a los Borradores de facturas y se mostrará en la pestaña Facturas del perfil del contacto/oportunidad seleccionado. En la pestaña Documentos del perfil del contacto/oportunidad seleccionado, encontrarás la copia PDF de esta factura. Tan pronto como la factura sea enviada a tu cliente, pagada o rechazada por él/ella, puedes cambiar su estado en la lista de Facturas.

1. selecciona la factura en la lista de Facturas,
2. haz clic en el botón Cambiar estado arriba,
3. selecciona el estado apropiado: Borrador, Facturado, Pagado o Rechazado.

También puedes cambiar el estado de la factura seleccionando la opción correspondiente de la lista desplegable Acciones .

Usando el mismo menú de Acciones, puedes realizar las siguientes operaciones:

• Mostrar perfil de la factura para ver cómo se ve tu factura para tu cliente.
• Descargar la factura como un archivo PDF y guardarla en tu computadora.
• Enviar por correo electrónico como un archivo adjunto usando Correo.
• Duplicar factura para crear una nueva factura basada en la existente.
• Editar factura con el estado de Borrador.
• Eliminar esta factura.