Mantener los contactos actualizados

Introducción

Una base de datos de clientes bien organizada y efectiva te permite comunicarte mejor con tus clientes y aumentar tus ventas. Esta guía describe cómo mantener tu base de datos de clientes: organizar y actualizar la información de contacto disponible.

Paso 1. Accede al CRM

Entra en tu portal de ONLYOFFICE y haz clic en el enlace CRM.

En caso de que ya hayas iniciado sesión en el portal y lo hayas estado usando por un tiempo, puedes acceder al módulo CRM desde cualquier página del portal: utiliza la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página y selecciona la opción correspondiente.

Paso 2. Filtra la información de tu base de datos

Tu base de datos de clientes puede incluir tantos contactos como desees, ya sean grandes empresas o individuos.

Por defecto, todas las empresas y personas disponibles se muestran en la lista de Contactos. Para encontrar el contacto que necesitas, utiliza el filtro en la parte superior de la lista.

Haz clic en el botón y selecciona una de las opciones:

• GERENTE se utiliza para mostrar los contactos asignados a ti o a cualquier otro usuario del CRM;
• FECHA DE CREACIÓN se utiliza para mostrar los contactos creados dentro de un período de tiempo especificado: Último mes, Ayer, Hoy, Este mes o cualquier otro período personalizado;
• ACCESIBILIDAD se utiliza para mostrar todos los contactos públicos o restringidos;
• MOSTRAR se utiliza para mostrar todas las empresas o todas las personas únicamente, o mostrar los contactos con oportunidades;
• NIVEL DE TEMPERATURA se utiliza para mostrar los contactos de un nivel de temperatura específico únicamente. Los niveles predeterminados son frío, cálido y caliente;
• TIPOS DE CONTACTO se utiliza para mostrar los contactos de un tipo específico únicamente. Los tipos predeterminados son Cliente, Competidor, Socio y Proveedor;
• CON ETIQUETA se utiliza para mostrar los contactos con una etiqueta especificada únicamente.

También puedes ingresar un nombre de contacto, total o parcialmente, en el campo de Filtro y presionar la tecla Enter para encontrar el contacto. Para refinar la búsqueda, utiliza los comodines:

• usa el signo de interrogación ? para realizar una búsqueda de comodín de un solo carácter. Por ejemplo, la consulta Sm?th devolverá resultados para Smith y Smyth.
• usa el asterisco * para realizar una búsqueda de comodín de múltiples caracteres. Por ejemplo, para buscar todas las palabras que comienzan con O, usa la consulta O*.
• usa las comillas dobles "" para enfocar los resultados en palabras que aparecen como una frase exacta.
• usa la tilde ~ al final de la palabra para buscar palabras con ortografía similar.

Cuando hayas encontrado el contacto, haz clic en su nombre para abrir la página de información del contacto.

Paso 3. Elige una imagen para tu contacto

Agregar una imagen, como una foto o el logotipo de la empresa, facilita el reconocimiento de tus contactos. Para agregar o cambiar una imagen, haz clic en el enlace Cambiar foto debajo del área de imagen. Se abrirá la ventana Elegir una foto de perfil.

Si deseas cargar una imagen desde tu computadora, haz clic en Examinar, localiza la imagen deseada y haz doble clic para cargarla.

nota

Las imágenes de más de 200x300 píxeles se redimensionarán. El tamaño máximo de la imagen es de 1 MB.

Si previamente llenaste el campo de la red social en el perfil del contacto, las imágenes de las redes sociales también se mostrarán en la ventana Elegir una foto de perfil. Haz clic en la que deseas usar para el contacto.

Para eliminar una imagen, haz clic en el enlace Cambiar foto y en la ventana Elegir una foto de perfil que se abre, selecciona la imagen predeterminada.

Paso 4. Actualiza la información de contacto existente

Un problema común que enfrentan muchas empresas con la base de datos de clientes es la información desactualizada y duplicada. Los datos incorrectos pueden hacerte perder tiempo y dinero.

Para actualizar la información del contacto seleccionado, haz clic en el icono a la derecha del nombre del contacto y selecciona la opción Editar contacto de la lista desplegable.

Se abrirá la página Editar persona/empresa. Aquí puedes:

• modificar la información disponible

  Los datos disponibles son: nombre, apellido, nombre de la empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, sitio web/red social, dirección y descripción.

• eliminar los datos innecesarios

  Usa el icono junto al campo innecesario para eliminarlo.

• establecer la prioridad de la información

  Usa el icono junto al campo para marcarlo como principal. Esta información se mostrará en la lista general de contactos.

• ingresar información adicional

  Haz clic en el icono correspondiente o agrega campos de usuario para agregar más información sobre tu contacto.

Para guardar los cambios realizados, haz clic en Guardar cambios.

Paso 5. Organiza tus contactos

Organizar tus contactos en grupos te ayuda a crear campañas de marketing, rastrear tus contactos y encontrarlos más fácilmente. Para organizar tus contactos, puedes dividirlos en tipos, establecer un nivel de temperatura apropiado y agregar etiquetas.

Para etiquetar tu contacto, haz clic en el enlace Agregar etiqueta en la sección de Información general de la página de perfil del contacto. Selecciona una de las etiquetas disponibles, si las hay, o ingresa la etiqueta que necesites y haz clic en OK para confirmarla.

nota

Si este contacto está vinculado con otros contactos de la lista de Contactos, se te ofrecerá agregar esta etiqueta a ellos también. En la ventana de diálogo que se abre, haz clic en el botón apropiado para agregar la etiqueta a todos los contactos vinculados o solo al contacto actual.

De la misma manera, puedes agregar tantas etiquetas como desees.

Para eliminar una etiqueta innecesaria, apunta a ella y haz clic en el icono que aparece a la derecha.

Paso 6. Elimina tus contactos

Si necesitas eliminar un cliente antiguo de tu sistema, haz clic en el icono a la derecha del nombre del contacto y selecciona la opción Eliminar contacto de la lista desplegable.

nota

La acción Eliminar empresa/persona no se puede deshacer.

El contacto seleccionado junto con toda la información asociada será eliminado de tu sistema.