Exportar la base de datos CRM y editarla usando el editor de hojas de cálculo

Introducción

Esta guía explica cómo exportar la información de los clientes de tu base de datos CRM como un archivo .csv para editarlo e imprimirlo directamente en el portal.

Paso 1. Accede al CRM

Inicia sesión en tu portal y haz clic en CRM.

Si ya has iniciado sesión, accede al módulo CRM desde la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página.

Paso 2. Filtra la información de tu base de datos

Por defecto, todas las empresas y personas disponibles se muestran en la lista de Contactos. Para exportar todos los contactos, procede al Paso 3. Para exportar contactos específicos, utiliza el filtro en la parte superior de la página.

Haz clic en el botón y selecciona una de las opciones:

• GERENTE se usa para mostrar los contactos asignados a ti o a cualquier otro usuario del CRM;
• FECHA DE CREACIÓN se usa para mostrar los contactos con la fecha de creación especificada dentro del período de tiempo especificado: El mes pasado, Ayer, Hoy, Este mes o cualquier otro período personalizado;
• ACCESIBILIDAD se usa para mostrar todos los contactos públicos o restringidos;
• MOSTRAR se usa para mostrar solo todas las empresas o todas las personas, o mostrar los contactos con oportunidades;
• NIVEL DE TEMPERATURA se usa para mostrar solo los contactos de un cierto nivel de temperatura. Los niveles predeterminados son: frío, templado o caliente;
• TIPOS DE CONTACTO se usa para mostrar solo los contactos de un cierto tipo. Los tipos predeterminados son: Cliente, Competidor, Socio, Proveedor;
• CON ETIQUETA se usa para mostrar solo los contactos con una etiqueta especificada.

También puedes usar los comodines para filtrar tus contactos:

• usa el signo de interrogación ? para realizar una búsqueda de comodín de un solo carácter. Por ejemplo, cuando usas la consulta Sm?th, devolverá resultados para Smith y Smyth.
• usa el asterisco * para realizar una búsqueda de comodín de múltiples caracteres. Por ejemplo, para buscar todas las palabras que comienzan con O, usa la consulta O*.
• usa las comillas dobles "" para enfocar los resultados en palabras que aparecen como una frase exacta.
• usa la tilde ~ al final de la palabra para buscar palabras similares en ortografía.

Paso 3. Abre y edita tu lista de contactos

Cuando la lista esté lista, haz clic en el botón junto a Crear en la esquina superior izquierda y selecciona Exportar lista actual a archivo CSV del menú desplegable.

El archivo contacts.csv se guardará automáticamente en la carpeta Mis Documentos del módulo Documentos. Haz clic en Abrir para editar la lista que contiene toda la información de contacto disponible usando el Editor de Hojas de Cálculo en línea. Formatea la lista como desees usando la pestaña Inicio de la Barra de Herramientas Superior. Esta pestaña proporciona los comandos de formato de texto más comunes, incluyendo estilo de fuente, color de fuente y alineación.

Para más información sobre el uso del Editor de Hojas de Cálculo, consulta esta sección.

Paso 4. Guarda tu lista de contactos

Por defecto, el Editor de Hojas de Cálculo guarda automáticamente el documento cada dos segundos para prevenir la pérdida de datos en caso de una interrupción inesperada. Si previamente desactivaste la opción de Guardado automático, puedes guardar el archivo manualmente. Para hacerlo,

• haz clic en el icono Guardar en la barra de herramientas superior, o
• usa la combinación de teclas Ctrl+S, o
• cambia a la pestaña Archivo en la barra de herramientas superior y selecciona la opción Guardar en la barra lateral izquierda.

El archivo contacts.csv se puede encontrar en la carpeta Mis Documentos del módulo Documentos.

Para descargar el archivo en tu computadora,

1. cambia a la pestaña Archivo en la barra de herramientas superior,
2. selecciona la opción Descargar como... en la barra lateral izquierda,
3. elige uno de los formatos disponibles: XLSX, PDF, ODS, CSV, XLTX, PDF/A u OTS.

Por defecto, el archivo se guardará en la carpeta Descargas de tu computadora.